Een vergadering is een goede manier om elkaar beter te leren kennen en ideeën uit te wisselen. Maar vergaderen heeft helaas ook een (onterecht) saai imago. Hoe maak je hier een evenement van om naar uit te kijken, in plaats van een grote last?
De vergaderexperts van Jaarbeurs geven je 8 tips waarmee je een volgende vergadering onvergetelijk maakt.
1. Kies een sfeervolle locatie
Een goede locatie maakt het verschil. Kies daarom een locatie die iedereen makkelijk kan bereiken en waar je gebruik maakt van goede faciliteiten. Dat is de basis voor een geslaagde vergadering en zorgt ook meteen voor de juiste sfeer. De eerste goede stap is dan al meteen gezet!
Een paar voorwaarden waar je rekening mee moet houden bij de keuze van je locatie:
- Centraal gelegen en goed bereikbaar voor je deelnemers
- Mooie en verzorgde inrichting
- De juiste zaalgrootte voor de groep
- De juiste techniek aanwezig en makkelijk in gebruik
- Lekkere en verrassende catering
- Goede koffie
2. Kies een moment waarop iedereen energiek is
Maandagen en vrijdagen wil je zo veel mogelijk vermijden. Waarom? Omdat op maandagmorgen iedereen nog mentaal in de kroeg zit of op een zonnig strandbedje ligt. Plan je op vrijdag, dan is het weekend in aantocht. Je loopt het risico dat de vergadering dan wordt afgeraffeld. Een oplossing hiervoor is de vergadering te combineren met een vrijdagmiddagborrel. Dat maakt het beter te behappen en deelnemers kunnen ernaar uitkijken. Helemaal ideaal als je op locatie een borreltje kunt drinken tijdens vergadering, of na afloop.
Op vrijdag is iedereen klaar voor het weekend. Maak het gezellig door te vergaderen tijdens een vrijdagmiddagborrel.
3. Combineer de vergadering met een ontbijt of lunch
Waarom vergaderen na de lunch als het ook tijdens de lunch kan? Vergader je in de ochtend, kies dan voor een ontbijt- of brunchvergadering. Dat is pas een goede start van de dag. Of maak er een traditie van; elke eerste dinsdag van de maand is bijvoorbeeld een ontbijtvergadering. Huur je een ruimte bij een professionele locatie, dan kun je daar meestal ook ontbijt of lunch laten verzorgen.
4. Begin de vergadering met een work-out
Toegegeven, dit is niet voor elke soort vergadering geschikt. Maar áls het kan, doe het dan: spieren opbouwen tijdens een vergadering. Zoek eens een paar office workouts op waar je de vergadering mee kunt beginnen. Zo is iedereen meteen wakker, en krijgt de vergadering een energieke start!
Iedereen helemaal verstijfd van het urenlang staren naar een scherm? Maak die spieren los met een wat strekoefeningen. Waarom alleen verbaal sparren als je ook echt kunt sparren? Steek de handen uit de mouwen en begin te schaduwboksen. Het is misschien niet de traditionele manier van vergaderen, maar dit is er wel eentje om nooit te vergeten.
5. Hou het interactief
Niemand luistert graag naar een monoloog tijdens een vergadering. Een veelgemaakte fout is dat de beslissingnemer al snel een eigen mening geeft, en daarna de rest pas aan het woord laat. De beslissing is in essentie al genomen en dat heeft z’n uitwerking op het humeur van de deelnemers.
Door vragen te stellen en gedachten uit te wisselen, betrek je iedereen bij het gesprek. Wil je het écht interactief maken? Wissel de gesprekken af met bijvoorbeeld een quiz, of een digitale poll.
Hou de vergadering interactief door vragen te stellen, of beter: organiseer een quiz.
6. Straal positieve energie uit
Als de voorzitter leg jij de lat voor de houding van anderen. Het is dus belangrijk dat jij een positieve houding hebt. Dit heeft effect op de energie in de zaal. Je krijgt de energie terug die je uitstraalt. Vertel bijvoorbeeld iets grappigs aan het begin of praat over iets dat niet over werk gaat.
Onthoud:
- Gebruik humor
- Glimlach
- Spreek duidelijk
- Gebruik positieve taal
- Stel vragen
7. Dress up (or down)
Ook hier geldt dat deze tip niet voor elk type vergadering is weggelegd. Maar soms mag je best buiten de gebaande paden treden. Halloween of carnaval hoeven immers niet de enige feestdagen te zijn waarop je je verkleedt. Maak van jouw vergadering een feestdag waarop iedereen zich kleedt op basis van een thema.
Hier wat inspiratie:
- James Bond
- Pirates of the Caribbean
- The Matrix
- Pyjamadag
- Foute Fitnesskleding
8. Huur een comedian in
Nog zo eentje om mensen op scherp te zetten: een ouderwetse grappenmaker. Kevin Hart is wellicht nét iets te duur, maar er zijn talloze Nederlandse stand-up comedians die corporate-evenementen doen. Nodig een comedian uit die voor de vergadering iedereen in de maling neemt.
Tip: geef de comedian allerlei (niet-persoonlijke) informatie over verschillende werknemers. Dit maakt de grappen ook een stuk beter, omdat het aansluit bij de interne humor van jouw organisatie.
Jouw volgende vergadering een groot succes maken? Wij hebben de ideale locatie!
Jaarbeurs MeetUp heeft verschillende vergaderzalen in hartje Utrecht. Of je nou met een kleine groep bent of een grote zaal nodig hebt, wij hebben de juiste faciliteiten. Onze techniek is plug & play ingericht zodat je meteen aan de slag kan. Ook hebben we professionele en duurzame catering die al het eten verzorgt tijdens je vergadering.
Neem contact met Jaarbeurs op voor meer informatie of om jouw vergadering te organiseren!
