Houd elk belangrijk detail in het vizier dankzij Checklists.

Een checklist voor evenementen? De moeite of niet? Als eventmanager zijn er heel wat taken waar jij aan moet denken als je een evenement organiseert. Een complete eventchecklist of to-dolijst is dan erg handig! Zo vergeet je geen enkel detail, ga je doordacht en gestructureerd te werk en net dat maakt van een succesvol evenement een echte beleving!

Een checklist, of je nu je koffer moet inpakken, je vakantie boeken, je verbouwing regelen, of een nieuwe eventmarketingcampagne moet lanceren, een volledige to-dolijst is handig om verschillende redenen. Je geheugen is een geweldige troef, maar soms worden taken wel eens routinematig en vergeet je stappen. En soms is er te veel afleiding, is je hoofd gewoon te vol, raak je de focus kwijt, en oeps... Met een duidelijke en complete checklist voorkom je deze euvels. Je bespaart ook tijd (terug naar die koffers pakken: wie heeft er nog nooit zonder paspoort op de luchthaven gestaan en mocht dus een retourtje naar huis doen?) en je voorkomt fouten (een cake bakken en de eieren vergeten, iemand?).

Hetzelfde geldt voor jou als eventmanager. Of je nu je eerste keer een evenement organiseert, of je al een doorwinterde eventprofessional bent, een online event checklist is een must-have. Zo heb je een perfect overzicht van alle stappen in je planningsproces en de status ervan!

Om je alvast op gang te zetten, lijsten we hier de belangrijkste facetten op die bij de organisatie van een evenement komen kijken en die deel uitmaken van een complete checklist als je een (online) evenement gaat organiseren.

Je eventdoelstellingen zijn belangrijk bij elk evenement, of het nu een zakelijke bijeenkomst, een festival, seminar, roadshow of privéfeest is. In je eventmanagementsoftware kun je samenvatten wat je precies wil bereiken met je event. Voeg ook je doelgroep toe: welke gasten ga je precies uitnodigen? Zo krijg je al een eerste idee van het aantal deelnemers en dat heeft impact op bijvoorbeeld welke locatie je gaat kiezen, welke catering je selecteert enzovoort. In dat proces kun je ondertussen al je visuele ideeën samenbrengen in een online moodboard, denk bijvoorbeeld aan locaties, catering en decoratie. Al die ideeën pin je samen zodat je een mooi overzicht hebt die de sfeer van jouw zakelijke bijeenkomst, festival of privéfeest gaat bepalen. De volgende stap is je budget vastleggen. Hoeveel mag je feestje concreet gaan kosten? Kies ook een (feest)datum en een evenementenlocatie die de juiste uitstraling heeft voor de doelen die je wil realiseren met je evenement. De keuze in evenementenlocaties is zeer breed, van zakelijke omgevingen tot feestzalen, een tent in een outdoor omgeving of waarom geen kasteel afhuren voor jouw evenement?

Een volgende stap in je evenementen checklist is de invulling van de catering bepalen: welke hapjes en drankjes ga je je gasten aanbieden, van een foodtruck tot een sterrenmaaltijd. Noteer dat ook in je evenementen checklist. Wanneer je event aardig vorm krijgt, maak je best ook een draaiboek aan, een (online) naslagwerk dat in detail beschrijft wie, wat, wanneer en waar moet doen. Vergeet ook niet, wanneer relevant bij business to business events, de nodige stappen te zetten voor je event marketing en bepaal hoe je je event gaat vermarkten (website, social media, print, ...). Dan is er, vlak bij je D-day, de opbouw, denk onder andere aan de technische infrastructuur, meubilair en decoratie. En finally, geniet op de dag van je evenement zelf! Er is nog één belangrijk punt in je evenementen checklist na je event zelf: net zoals de voorbereiding,- en uitvoeringsfase van het evenement essentieel zijn, vergeet ook niet de nodige acties te ondernemen om je evenement te evalueren. Wacht daar niet te lang mee en doe het als je evenement nog vers in het geheugen ligt. Deze waardevolle input kun je gebruiken om je volgende evenement nog beklijvender te maken.

De checklists van eventplanner.net om een evenement te organiseren werken eigenlijk heel eenvoudig. Eerst creëer je een evenement. Dan start je met alle taken op te lijsten, inclusief omschrijving, prioriteit, voortgang (de status van de taken pas je in een wip aan via een eenvoudige drag-and-drop) en verantwoordelijke. Om het je nog gemakkelijker te maken, is onze online eventchecklist zelfs vooraf ingevuld met items, afgestemd op het type evenement dat je organiseert. Plan je bijvoorbeeld een bruiloft, dan zetten we een 'trouwfeest checklist' voor je klaar met alle items en taken die specifiek zijn aan dit soort evenement en die je absoluut niet mag vergeten. Staat er een taak bij die niet past in je concept, dan verwijder je deze eenvoudig in de eventmanagementtool. Organiseer je een zakelijke bijeenkomst, dan zal je to-dolijst er helemaal anders uitzien. De checklists van eventplanner.net passen zich dus als een kameleon aan aan wat jij nodig hebt voor jouw evenement. Ben je een doorwinterde eventorganisator en heb je geen nood aan de uitgewerkte checklists, dan kun je er ook voor kiezen om een blanco evenement aan te maken zodat je de lijst helemaal zelf kunt opbouwen. Kortom, de evenementchecklists van eventplanner.net zijn een volwaardige projectmanagementtool voor elk type evenement en voor elke organisator.