Heb je een beperkt budget of vind je het organiseren van evenementen leuk, dan is het zelf organiseren van je event zeker een optie. Ontdek de voor- en nadelen van het zelf organiseren van je bedrijfsevent versus het uitbesteden aan een evenementenbureau.

Kies je voor een evenementenbureau, dan houd je je best aan deze spelregels voor een pitch onder eventbureaus.

De eventlocatie of feestzaal bepaalt voor een groot deel de uitstraling en sfeer van je evenement. Je kunt dus rustig stellen dat de evenementenlocatie een evenement kan maken of kraken. Maar ook een tent huren kan zeker een optie zijn. Vergeet vooral niet om rekening te houden met praktische aspecten. Gebruik deze handige checklists:

• Checklist evenementenlocaties

Een partycateraar kies je niet lukraak. Ook bij een evenement gaat de liefde van de deelnemers door de maag. Catering is dus erg belangrijk en moet aansluiten bij de doelstelling van je evenement en de doelgroep. Ook voor het selecteren van de juiste cateraar hebben we tips:

• Waar op letten als je een cateraar kiest
• Richtlijnen om te bepalen hoeveel drank en hapjes moet je voorzien

Heb je tijdens de pauzes van je congres graag wat muziek? Voorzie je een dansvloer op je personeelsevenement? Of zoek je stijlvolle achtergrondmuziek voor je receptie? Op eventplanner.nl vind je de beste muziekbands, orkesten en diskjockeys voor jouw bedrijfsevenement.

Er komt veel meer bij entertainment kijken dan het boeken van animatie, ... Je moet ook rekening houden met een aantal praktische aspecten. Welke vergunningen heb je nodig? Wat doe je als een artiest op het laatste nippertje afzegt?

• checklist voor entertainment op jouw event

Decoratie voor evenementen bepaalt voor een groot deel de uitstraling van het evenement en de beleving van je gasten. Het gaat om de totale sfeerbeleving. Een aangename, mooie locatie zonder meer kan al voldoende zijn, maar je kunt ook kiezen voor een volledige aankleding in een eigen stijl, of je plaatst enkele bijzondere eyecatchers om de juiste sfeer te creëren.

Agenda's puilen uit. De uitnodiging voor je evenement of feest moet dus niet alleen tijdig aankomen, maar moet ook de ontvanger aansporen om een deel van zijn tijd vrij te maken voor jouw evenement. De eerste indruk, slechts een oogopslag, kan al het verschil maken tussen respons en prullenmand. Besteed dus veel aandacht aan het uitwerken van een prikkelende uitnodiging. Uitnodigen is immers de kunst van het verleiden. Stuur 10 weken voor je event al een vooraankondiging of save-the-date.

De gastenlijst opstellen is een tijdrovend werk. Je kunt je echter niet veroorloven fouten te maken. Iemand vergeten is onvergeeflijk. Vraag hulp van anderen wanneer je de gastenlijst samenstelt.

Vergeet de dresscode niet te vermelden! In veel gevallen is de kledingkeuze van je gasten vrij. Draagt specifieke kledij bij tot de sfeer van het evenement of is die nodig gezien de (weers-) omstandigheden? Dan kun je een bepaald soort kledij (dresscode) op prijs stellen. Ontdek alle drescodes hier.

Draaiboek evenement

In het draaiboek werk je de taken en verantwoordelijkheden van je team uit. Gedurende het hele proces schaaf je het draaiboek bij. Een evenement organiseren is een complexe uitdaging waar veel partijen bij betrokken zijn. Je moet als organisator over de nodige projectmanagement-skills beschikken om alles in goede banen te leiden.

• Download een gratis draaiboek template

Budget

Een budget voor evenementen opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken.

• Checklist budget voor evenementen

Eventtechniek

De rol van de techniek wordt steeds belangrijker, maar kan wel erg verschillen van event tot event. Soms stelen de technische hoogstandjes letterlijk de show. Op andere evenementen worden audiovisuele concepten ingezet om presentaties of optredens te ondersteunen. Kies in ieder geval een betrouwbare leverancier voor het huren van audiovisueel materiaal.

Foto en video

Vergeet niet om een fotograaf en/of cameraman in te huren. Die kun je op pad sturen om mooie beelden vast te leggen van belangrijke momenten, acts en publiek.

• Checklist: waarop letten als je een fotograaf inhuurt?

Vergunningen en verzekeringen

Vergunningen en evenementenverzekeringen zijn vooral belangrijk voor jou als organisator. Ben je met alles in orde, dan kan je dat heel wat kopzorgen en een financiële kater besparen.