Er komt veel meer bij entertainment kijken dan goede acts zoeken. Je moet ook rekening houden met een aantal praktische aspecten. Welke vergunningen heb je nodig? Wat doe je als een artiest op het laatste nippertje afzegt?
Heb je werkelijk aan alles gedacht? We helpen je op weg met deze 'checklist entertainment' uit het boek EVENTPLANNER:
- Entertainment hoor je op te nemen in het draaiboek. Geef duidelijk aan wanneer de acts starten en eindigen en of er pauzes zijn. Noteer wie artiesten begeleidt en wie zorgt voor op- en afbouw, logistiek, soundchecks …
- Vraag altijd de technische fiche van artiesten op zodat je weet voor welke infrastructuur je moet zorgen. Heb je een podium nodig? Hoe groot moet het podium zijn? Zorg jij voor audiovisuele apparatuur of neemt de artiest dit voor zijn rekening? Hoe gaat het met de instrumenten?
- Naast de technische fiche zul je van heel wat artiesten ook een rider ontvangen. Hierin staan de persoonlijke wensen en eisen van de artiest en zijn crew. Zo vragen sommige artiesten naar specifieke voeding of drank, een chill-outruimte, een douche …
- Sommige acts hebben een stevige stroomvoorziening nodig. Ga na of de infrastructuur van de locatie voldoende is en huur desnoods een stroomgenerator.
- Een goed plan A hebben is geweldig, maar alleen wanneer er niets misgaat. Anticipeer tijdig op veranderingen en zorg voor noodscenario's. Dan kun je regen, stroomstoringen en zieke artiesten aan. Bespreek met de ingehuurde entertainers wat er gebeurt bij afwezigheid en zet dit duidelijk in het contract.
- Vraag tijdig de nodige vergunningen aan voor mogelijke geluidsoverlast. Verwittig Sabam (B) of Buma (NL) wanneer je muzikale intermezzo's plant en spreek af wie de auteursrechten voor zijn rekening neemt.
- Denk ook aan beveiliging. Voor een optreden met bekende artiesten zorg je voor een soepele begeleiding en beveiliging tot aan het podium. Voor (inter)nationale sterren zul je mogelijk op en rond de locatie nog extra veiligheidsmaatregelen moeten treffen.
- Bespreek de mogelijkheid om optredens te verlengen. Niets is zo vervelend dan een act brutaal te moeten afkappen wanneer de sfeer er net goed inzit. Wat zijn de mogelijkheden en de kosten? Hoe past een eventuele verlenging in je draaiboek?
- Bespreek wie voor de kledij voor de artiesten zorgt. Je kunt bijvoorbeeld het thema van het evenement doortrekken in de kledij van begeleiders en artiesten. Bespreek met hen de mogelijkheden.
- Zorg voor voldoende kleedruimtes waar artiesten zich kunnen omkleden of verpozen. Denk aan kledingrekken, spiegels, eten en drank. Vraag, indien relevant, of ze bereid zijn de kleedruimtes te delen.
- ...
