Huidig verwerkersreglement (hierna: 'Verwerkersreglement' of 'Reglement') regelt de verwerking van persoonsgegevens door Pink Minds Media in het kader van eventplanner.net, het Account/Gebruikersbeheer en de daarbij horende diensten (hierna: 'de Software'). Dit Reglement vloeit voort uit de verplichting opgenomen in artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 april 2016 (hierna: 'AVG').

De begrippen uit dit Reglement volgen de definiëring uit de Algemene Gebruiksvoorwaarden van Pink Minds Media, onderneming gevestigd te Moleneinde 10, 2381 Weelde, België, met btw-nummer BE 0892 854 217, met e-mailadres info@eventplanner.net (hierna: 'Pink Minds Media').

Pink Minds Media stelt de Software ter beschikking aan gebruikers via www.eventplanner.net (en alle lokale varianten: .be, .nl, .es, .de, .co.uk, .ie, .fr, ...). Wanneer je gebruikmaakt van de Software (hierna: 'Gebruiker'), aanvaard je de verwerking van persoonsgegevens conform dit Verwerkersreglement. Bij het gebruiken van de Software, bepaalt de Gebruiker het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens en wordt de Gebruiker bijgevolg beschouwd als 'verwerkingsverantwoordelijke'. Pink Minds Media wordt beschouwd als 'verwerker' van de persoonsgegevens die de Gebruiker ingeeft in de Software.

Pink Minds Media verbindt zich ertoe om de hierna volgende bepalingen na te leven bij het uitvoeren van verwerkingsactiviteiten. Aan de termen uit deze bepalingen dient de gangbare betekenis gegeven te worden zoals gedefinieerd in de AVG. Behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk anders overeengekomen, gaat de Gebruiker akkoord met dit Reglement bij de eerste ingebruikname van de Software. De bepalingen uit dit Reglement hebben voorrang op eventuele andere overeenkomsten gesloten tussen de Partijen, voor zover die overeenkomsten strijdig zijn met dit Reglement.

Pink Minds Media verwerkt de persoonsgegevens die de Gebruiker ingeeft in de Software. Dit gaat om de volgende gegevens (hierna: 'Persoonsgegevens'):

• Teamleden: wanneer de Gebruiker teamleden toevoegt, verwerkt Pink Minds Media hun naam, voornaam en andere gegevens die over het team ingevuld worden;
• Leveranciersgegevens: wanneer de Gebruiker gegevens toevoegt over leveranciers, verwerkt Pink Minds Media de naam van de onderneming en het btw-nummer, de naam en functie van de contactpersoon, telefoonnummer, e-mailadres, adres en andere gegevens die over de leverancier ingevuld worden;
• Gasten: wanneer de Gebruiker gastenlijsten toevoegt, verwerkt Pink Minds Media de naam, voornaam en eventueel andere gegevens die over de gasten worden ingegeven;
• Bezoekersregistratie: wanneer de Gebruiker de ticketing/registratie module gebruikt, verwerkt Pink Minds Media de naam en voornaam van de gasten, eventueel andere gegevens die over de gasten worden ingegeven, alsook hun aanwezigheid.

Pink Minds Media verwerkt deze Persoonsgegevens in opdracht van de Gebruiker om de diensten te kunnen leveren waarom de Gebruiker gevraagd heeft, met als rechtsgrond de uitvoering van de overeenkomst.

Alle Persoonsgegevens die de Gebruiker ingeeft in de Software als verwerkingsverantwoordelijke, worden bewaard totdat de Gebruiker ze verwijdert of totdat de Gebruiker het account verwijdert.

Pink Minds Media heeft Bart Van den Brande van Sirius Legal bedrijfsadvocaten aangesteld als DPO. Voor alle vragen over dit Verwerkersreglement kan je als Gebruiker contact met hem opnemen via privacy@eventplanner.net

Pink Minds Media handelt uitsluitend in opdracht van de Gebruiker en verwerkt enkel Persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst met de Gebruiker. Pink Minds Media verwerkt de Persoonsgegevens enkel voor de doeleinden omschreven in artikel 1.

Pink Minds Media verbindt zich ertoe om haar personeelsleden die instaan voor de verwerking van de Persoonsgegevens en het uitvoeren van de overeenkomst met de Gebruiker regelmatig te informeren en bij te scholen aangaande bepalingen van privacywetgeving in het algemeen en de Verordening in het bijzonder.

Pink Minds Media heeft het recht om een back-up of een kopie te nemen van de Persoonsgegevens indien dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Pink Minds Media stelt aan de Gebruiker alle nodige informatie ter beschikking die nodig is om de nakoming van de in dit Verwerkersreglement neergelegde verplichtingen aan te tonen.

De Gebruiker waarborgt aan Pink Minds Media dat deze laatste gerechtigd is de Persoonsgegevens te verwerken in uitvoering van de overeenkomst met de Gebruiker. De Gebruiker waarborgt tevens alle verplichtingen die op de verwerkingsverantwoordelijke rusten met betrekking tot de verwerking van de Persoonsgegevens, te hebben nageleefd, zowel in het kader van de AVG als enige andere toepasselijke wetgeving of regelgeving.

De Gebruiker zal, als verantwoordelijke voor de verwerking, instaan voor het voorzien van een juridische basis voor de verwerking. De Gebruiker waarborgt in het bijzonder de vereiste toestemming en machtiging te hebben verkregen om gerechtigd te zijn de Persoonsgegevens aan Pink Minds Media over te maken en Pink Minds Media toe te laten de Persoonsgegevens te verwerken in het kader van de overeenkomst tussen Pink Minds Media en de Gebruiker.

Als Pink Minds Media een aanvraag ontvangt van de betrokkene van wie Persoonsgegevens worden verwerkt, om zijn rechten uit te oefenen overeenkomstig de Verordening, zoals bv. recht van verzet of recht van wissing van persoonsgegevens, geeft Pink Minds Media deze opdracht zonder uitstel door aan de Gebruiker.

Pink Minds Media verleent de Gebruiker, voor zover mogelijk, bijstand bij het vervullen van diens plichten rond de uitoefening door betrokkenen van hun rechten, alsook bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Indien Pink Minds Media voor deze bijstand kosten dient te maken (uren of andere), heeft zij het recht om deze te factureren aan de Gebruiker.

Pink Minds Media is verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens die zij verwerkt in opdracht van de Gebruiker.

De Gebruiker geeft aan Pink Minds Media de toestemming om de Persoonsgegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht wanneer dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met de Gebruiker en binnen de grenzen van de Verordening.

De mededeling aan andere derden dan deze omschreven in het vorig lid, is verboden tenzij dit door of krachtens de wet wordt opgelegd of verplicht is op basis van een rechterlijk bevel. Elke wettelijk verplichte mededeling aan derden moet door Pink Minds Media vooraf ter kennis worden gebracht aan de Gebruiker.

Pink Minds Media treft passende technische en organisatorische maatregelen om een redelijk beveiligingsniveau te waarborgen. Hiervoor hanteert Pink Minds Media een procedure om de technische en organisatorische maatregelen periodiek te testen, te beoordelen en te evalueren op de doeltreffendheid ervan voor de beveiliging van de verwerking.

Pink Minds Media neemt, in overeenstemming met artikel 32 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, gepaste technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens en de verwerking ervan te beveiligen om zo de Persoonsgegevens van de Gebruiker te beschermen tegen verlies, hacking, vernietiging evenals elke andere vorm van illegale verwerking. In geval Pink Minds Media vaststelt dat er een ongeoorloofde verwerking heeft plaatsgevonden, zal zij de Gebruiker hiervan binnen 48 uur informeren.

Pink Minds Media zal de nodige maatregelen treffen teneinde de toegang tot Persoonsgegevens te beperken tot deze personeelsleden in dienst van Pink Minds Media die toegang tot deze Persoonsgegevens nodig hebben om de overeenkomst met de Gebruiker te kunnen uitvoeren.

De Gebruiker waarborgt dat de verstrekte Persoonsgegevens correct en volledig zijn. De Gebruiker erkent en aanvaardt dat Pink Minds Media geen enkele verplichting heeft ten aanzien van de Gebruiker om de juistheid en volledigheid van de verstrekte Persoonsgegevens te verifiëren. Pink Minds Media is niet aansprakelijk ten aanzien van de Gebruiker op welke grond dan ook, hierin begrepen aansprakelijkheid voor schade geleden door de Gebruiker ingevolge vorderingen van derden, hierin begrepen de betrokken persoon zoals gedefinieerd in de AVG, op basis van de verwerking door Pink Minds Media van onjuiste of onvolledige Persoonsgegevens die werden verstrekt door de Gebruiker aan Pink Minds Media.

De Gebruiker is aansprakelijk voor, en verbindt er zich toe Pink Minds Media te vrijwaren, voor enige schade en kosten geleden door Pink Minds Media in het kader van de verwerking van de Persoonsgegevens door Pink Minds Media in uitvoering van de overeenkomst met de Gebruiker, met inbegrip van enige schade die door Pink Minds Media moet worden vergoed aan een derde, hierin begrepen de betrokken persoon, en die een gevolg is van een aan de Gebruiker toewijsbare fout, niet-naleving van haar verplichtingen in het kader van dit Reglement of nog de onjuistheid van enige door de Gebruiker in dit Reglement verstrekte waarborg.

De aansprakelijkheid van Pink Minds Media is steeds beperkt tot deze gevallen specifiek voorzien in de AVG. De aansprakelijkheid van Pink Minds Media is in alle gevallen steeds beperkt tot de directe schade aan de Gebruiker. De Gebruiker vrijwaart Pink Minds Media te allen tijde voor alle aanspraken van derden.

Pink Minds Media zal met betrekking tot de verwerkte Persoonsgegevens steeds de grootste confidentialiteit aan de dag leggen. Persoonsgegevens zullen niet langer bewaard worden dan noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst met de Gebruiker. Zijn Persoonsgegevens hierna niet meer nodig, dan zal Pink Minds Media ze adequaat uitwissen en permanent verwijderen.

In geval van beëindiging van de verwerking, ongeacht de wijze waarop, zal Pink Minds Media onmiddellijk en op eigen initiatief alle Persoonsgegevens-bevattende documenten, computer disks, USB-sticks en andere informatiedragers, met inbegrip van kopieën daarvan, ongeacht of de inhoud van de informatiedragers is geproduceerd of gemaakt door Pink Minds Media, de Gebruiker voor de verwerking dan wel derden, vernietigen en/of aan subverwerkers de opdracht geven om het nodige te doen.

De Gebruiker aanvaardt dat Persoonsgegevens niet onmiddellijk uit alle backups verwijderd kunnen worden. Pink Minds Media bewaart backups met Persoonsgegevens voor een periode van twaalf maanden na de beëindiging van de verwerking. Bij het verstrijken van twaalf maanden, worden de backups met Persoonsgegevens permanent verwijderd.

Pink Minds Media geeft de Persoonsgegevens van de Gebruiker niet door aan derden voor commerciële redenen. In bepaalde gevallen is Pink Minds Media krachtens de wet of door een rechterlijk bevel verplicht om Persoonsgegevens over te maken aan derden. Voor alle andere gevallen dient de Pink Minds Media de toestemming te bekomen van de Gebruiker om Persoonsgegevens door te geven aan derden (instellingen, instanties, ...).

Indien Pink Minds Media de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Gebruiker bekomt, is het toegestaan voor Pink Minds Media om uitsluitend geanonimiseerde gegevens ter beschikking te stellen van derden die noch rechtstreeks noch onrechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de overeenkomst met de Gebruiker. Pink Minds Media garandeert dat deze doorgifte aan derden steeds gebeurt binnen de grenzen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en uitsluitend een verwerking betreft met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of voor statistische doeleinden.

Pink Minds Media mag onderaannemers-verwerkers aanstellen om de verwerkingsactiviteiten voor de Gebruiker uit te voeren. Als Pink Minds Media beroep doet op een onderaannemer-verwerker in de zin van dit artikel, sluit Pink Minds Media met de onderaannemer-verwerker een schriftelijke overeenkomst die minimaal alle garanties, verplichtingen en aansprakelijkheden omvat die voortvloeien uit dit Verwerkersreglement.

Pink Minds Media tracht steeds maximaal gebruik te maken van Europese onderaannemers-verwerkers en zo de Persoonsgegevens waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te houden. Als Pink Minds Media toch beroep moet doen op niet-Europese onderaannemers-verwerkers, zorgt zij ervoor dat de Persoonsgegevens buiten Europa even veilig zitten als in Europa. Pink Minds Media sluit waar nodig Standaard Contractuele Clausules af met deze onderaannemers-verwerkers en zorgt voor bijkomende waarborgen om de Persoonsgegevens veilig te stellen.

Indien de onderaannemer-verwerker deze verplichtingen niet nakomt, is Pink Minds Media aansprakelijk voor het nakomen van de verplichtingen van de subverwerker. De Gebruiker mag de actuele lijst met onderaannemers-verwerkers opvragen op eenvoudig verzoek per email en heeft het recht om bezwaar te maken tegen de samenwerking met een bepaalde verwerker.

Een datalek in de zin van dit reglement betekent een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte Persoonsgegevens.

Bij ontdekking van een datalek, zal Pink Minds Media zo snel mogelijk en ten laatste binnen de 48 uur na de ontdekking de Gebruiker te informeren via email.

Pink Minds Media zal na de ontdekking van een datalek, de Gebruiker op de hoogte houden van de maatregelen die werden genomen om de omvang van het datalek te beperken en dit in de toekomst te vermijden.

De Gebruiker is verantwoordelijk voor het melden van het datalek bij de toezichthoudende autoriteiten binnen de wettelijke termijnen.