Wanneer je ervoor kiest om met een evenementen- bureau in zee te gaan kun je de opdracht het beste via een pitch onder eventbureaus uitbesteden. De spelregels?
Een pitch is een schoonheidswedstrijd tussen verschillende bureaus die elk een voorstel en een bijhorende offerte indienen op basis van een grondig uitgewerkte briefing. Het opstellen van de briefing, die op zijn minst de doelstelling, de doelgroep, het richtbudget en de gunningscriteria moet bevatten, is je huiswerk. Het sterkste concept met de interessantste offerte wint dan de opdracht. Wanneer je een pitch uitschrijft, dien je je wel aan enkele spelregels te houden:
- Laat niet meer dan drie evenementenbureaus deelnemen aan de pitch. Dat is voldoende om een relevante keuze te maken en onnodige kosten voor jezelf en de deelnemende bureaus te voorkomen. Laat een bureau altijd op voorhand even weten hoeveel evenementenbureaus je aan de pitch wilt laten deelnemen zodat ze zelf kunnen beslissen of ze het risico aanvaardbaar vinden om mee te dingen naar de opdracht. Deelnemen aan een pitch is immers steeds opnieuw een grote investering voor een bureau. Het uitwerken van een gemiddeld voorstel kost al snel twee tot drie volledige dagen en de kosten kunnen in extreme gevallen oplopen tot wel 10.000 euro.
- Maak duidelijke afspraken over een mogelijke financiële tegemoetkoming voor het indienen van concepten in het kader van een pitch. Hoewel dat zeker geen verplichting is, siert het een opdrachtgever wanneer die de op voorhand goedgekeurde out-of-pocketkosten die een bureau moet maken voor zijn rekening neemt.
- Tenzij je er op voorhand andere afspraken over maakt, of er een vergoeding voor hebt betaald, bestaat er een gentleman's agreement dat zegt dat de intellectuele rechten op de creatieve concepten die een evenementenbureau voorstelt van het bureau blijven. Het is dus not done een bureau te weigeren en dan met het idee te gaan lopen.
- Breng alle deelnemende evenementenbureaus meteen op de hoogte wanneer je een beslissing hebt genomen en de uitslag bekend is.
