Wanneer je een evenement organiseert, hoop je natuurlijk op een hoge opkomst. De geschikte datum, de duur en het tijdstip bepalen in grote mate het succes van je evenement.
Allereerst houd je rekening met de genodigden van je evenement. Heeft je doelgroep bepaalde wensen of verwachtingen?
Ongunstige periodes
Houd rekening met mensen die wegblijven of niet naar je event kunnen komen in de volgende periodes:
- Winterperiodes met sneeuw en ijs zorgen voor logistieke problemen. Gasten wagen zich liever niet aan lange afstanden of komen te laat.
- Zakelijke evenementen kun je het beste niet rond of op (inter)nationale feestdagen organiseren. En al gaat al lang niet meer iedereen op vakantie tijdens het bouwverlof, toch zijn vakantieperiodes niet zo geschikt om events te organiseren.
- Een verlengd weekend is vaak een ideaal moment voor een korte vakantie of uitstap. Brugdagen moet je dus vermijden.
Een overzicht met alle vakantieperiodes en feestdagen vind je hier: feestdagen België of feestdagen Nederland
Welke dagen?
Afhankelijk van het soort evenement zijn bepaalde dagen wel of niet geschikt voor je evenement. Hieronder geef ik een handig lijstje, maar besef dat ook de uitzonderingen de regel bevestigen.
- Maandag is over het algemeen geen geschikte dag voor een (B2B) evenement, met uitzondering van bepaalde specifieke doelgroepen (kappers, horeca ...) die op maandag vaak hun sluitingsdag hebben.
- Op dinsdag kun je in de regel zonder problemen evenementen organiseren.
- Ook woensdag is een geschikte dag, maar houd er rekening mee dat veel mensen met kinderen op woensdag parttime werken.
- Donderdag leent zich voor bijna alle typen evenementen. Als partners niet uitgenodigd zijn en het evenement tot laat op de avond duurt, is donderdag de meest geschikte dag.
- Veel tweedaagse congressen worden op donderdag en vrijdag georganiseerd. Vrijdagavond is het ideale moment voor evenementen met partner.
- Zaterdag is een geschikte weekdag voor feestelijke evenementen of familiedagen met partners en kinderen.
- Op zondag worden traditioneel veel evenementen met partners en/of kinderen georganiseerd. Houd er wel rekening mee dat veel mensen deze dag graag reserveren voor hun gezin en rust op prijs stellen. Op zondagavond kun je beter geen evenementen organiseren.
Concurrentie
Houd rekening met andere lokale en (inter)nationale evenementen die ook op jouw doelgroep gericht zijn: sportevenementen (WK, EK, Olympische Spelen, Tour de France ...), vakbeurzen, cultuur enzovoort. Veel informatie vind je in de diverse agenda’s (toeristische dienst, sportfederaties, culturele organisaties ...).
