De spreiding en vooral angst rond het Corona-virus is wellicht niemand ontgaan. Her en der zien we in buurlanden events geannuleerd worden en ook in België begint er enige ongerustheid bij opdrachtgevers te komen.
Bert Knuts (Voorzitter ACC Expert Center Event Management) onderzocht hoe u best hiermee kan omgaan indien de klant informeert achter mogelijkheden tot uitstel of afstel van events:
"Op dit moment is er nog geen verhoogde alarmfase in ons land en heeft de overheid bijgevolg nog geen events verboden. Dit wil dus zeggen dat gevallen van overmacht op dit moment niet kunnen ingeroepen worden bij een eventuele annulatie. Op dat moment is het de keuze van de opdrachtgever/organisator en moet die zelf opdraaien voor de (annulatie)kosten.
We raden aan om op een gezonde manier samen naar een oplossing te zoeken met opdrachtgevers, en in overleg te gaan met leveranciers. Uitstel van een event is altijd gemakkelijker om te regelen, dan afstel.
Er kan een extra annulatieverzekering afgesloten worden voor events - dit kan bvb bij Verzekeringskantoor Verheyen die dit al enkele jaren aanbiedt. Echter zijn er in dit geval wel een paar belangrijke voorwaarden die in acht moeten genomen worden:
Om beroep te kunnen doen op de verzekering, moet er een schriftelijk verbod zijn van een officiële overheidsinstantie dat het event niet mag plaatsvinden owv het Corona-virus.
Deze verzekering kan enkel afgesloten worden binnen de maand van het event. Gezien de situatie quasi dagelijks verandert, nemen de verzekeringsmaatschappijen zelf geen te grote risico's en kan hun standpunt ook snel terug veranderen.
We bevinden ons momenteel in de vervelende situatie waar ongerustheid de bovenhand heeft, maar helaas op dit moment nog geen concrete (overheids)oplossingen voor zijn. Zoals iedereen volgen we de situatie mee op de voet en informeren we verder als er meer nieuws is."
Ondertussen communiceerde Visit Brussels wel al via hun website (https://visit.brussels/nl/article/coronavirus). Er wordt aangeraden om deze regelmatig te checken voor nieuwe updates.
