Fysieke vergaderingen zijn volop de norm, maar sinds corona zijn “hybride” vergaderingen erg populair. Lees hier wat dit inhoudt.
Sinds de start van de coronapandemie hebben bedrijven de voordelen van het online vergaderen massaal ontdekt. Vergaderen op Zoom of andere online platformen biedt immers vele voordelen. Maar veel subtiele communicatie (zoals lichaamstaal) en informele contacten gaan toch verloren. Voor vergaderingen over gevoelige onderwerpen, het voorstellen van een nieuw managementteam of het afstemmen over verschillende landen heen biedt fysiek vergaderen dan toch veel voordelen. Het is ook dus duidelijk dat mensen het gemist hebben elkaar opnieuw in levende lijve te zien. Maar toch moeten organisatoren rekening houden met reisbeperkingen, quarantaines en ook de kosten bij het plannen van vergaderingen. De oplossing? Hybride vergaderingen.
Voor een Europese Ondernemingsraad in het Serwir Hotel in Sint-Niklaas hebben we een dergelijke oplossing uitgewerkt. Een beursgenoteerd Belgisch bedrijf wilde hun vakbondsvertegenwoordigers uit Frankrijk, België, het Verenigd Koninkrijk en Polen samenbrengen om te overleggen met het topmanagement tijdens de Europese Ondernemingsraad. De klant was hiervoor op zoek naar tolken Nederlands, Frans, Engels en Pools. De uitdaging: de Engelstalige deelnemers konden niet naar België reizen, vanwege de inreisbeperkingen. Als oplossing hebben we een hybride formaat uitgedacht. Een combinatie van een fysieke vergadering voor de mensen die aanwezig konden zijn en een virtuele vergadering voor de deelnemers die vanop afstand wilden deelnemen. De tolken zaten samen met de deelnemers in de zaal, waarbij de vertaling lokaal uitgestuurd werd en via internet naar de deelnemers op afstand werd gestuurd. Een technologisch hoogstandje dat voor een vlekkeloos resultaat heeft gezorgd. De Engelstalige deelnemers konden alles perfect volgen en ook hun inbreng meegeven aan de vergadering. Hierdoor bespaarde het bedrijf op reiskosten en verloren werktijd zonder in te boeten op efficiëntie in de vergadering.
Kampt u met dezelfde uitdagingen? Bent u voor uw vergaderingen met tolken ook op zoek naar een hybride oplossing? Neem gerust contact op met ons en dan werken we een voorstel op maat uit!
