Hoe je evenementen technisch ontwerpt en produceert

ARAM|
25 februari 2025

Opslaan | Volg

Dus, werk je in de evenementensector? Of je nu eventmanager bent bij een groot bedrijf of werkt bij een evenementenbureau, je weet dat dit een van de meest stressvolle banen ter wereld is.

Inmiddels heb je waarschijnlijk al talloze evenementen georganiseerd, zowel groot als klein, vaak met krappe, last-minute deadlines.

Het begint allemaal bij de klant.

Beslissingen worden vaak op het laatste moment genomen. “We hebben nog tijd, een goede eventmanager kan het in een paar dagen regelen,” horen we vaak. Maar hoe later we beginnen, hoe moeilijker en duurder het wordt. Het is net als het boeken van een vliegticket: hoe later, hoe duurder en hoe minder opties.

Hoe pakken we deze projecten aan?

Of het evenementconcept nu al is ontwikkeld of net vorm begint te krijgen, we schakelen het juiste team in – van ontwerpers tot technici en planners. Met ons hele team “in-house” is het voor ons gemakkelijk om het project te verzamelen en te bespreken. ARAM is een team van meer dan 50 fulltime professionals, waardoor we snel kunnen reageren en handelen zonder dat we hoeven te scouten naar beschikbare freelancers “in de stad”. Hoewel we samenwerken met freelancers, bestaat het kernteam uit onze interne experts.

Ervaring is belangrijk.

Polen heeft veel getalenteerde freelancers, maar de besten zijn erg gewild, constant onderweg en er zijn maar een beperkt aantal uren in een dag. Als een expert niet de tijd heeft om zich grondig in een project te verdiepen omdat hij of zij druk is met een ander, lijdt het hele proces eronder. Snelle analyses 'tussendoor' kunnen helpen, maar een solide planning vereist diepere analyse, nadenken en samenwerking. Daarom komt ons team altijd snel bijeen om nieuwe projecten te analyseren en een eerste concept aan de klant of het bureau te leveren. We nemen niet elk project aan, vooral niet als we al bezig zijn met andere projecten die onze volledige aandacht en voorbereiding vereisen.

Welke invloed hebben de hoeveelheid en het type apparatuur op de kosten?

Iedereen wil de beste en nieuwste oplossingen. Verbluffende visualisaties imponeren klanten – tot de eerste budgetraming, die vaak het budget overschrijdt. En de tijd tikt door.

Zodra een visualisatie de klant bereikt, worden er vaak bezuinigingen doorgevoerd om het project te 'inkrimpen', zodat het er hetzelfde uitziet maar wel binnen het budget past. We bezuinigen waar we kunnen, maar de kosten dalen niet. Waarom?

Tegenwoordig zijn de arbeidskosten hoger dan de kosten voor apparatuur. Het verwijderen van een paar verlichtingsapparaten of LED-meters uit een project zal de kosten niet significant verlagen. Het schrappen van apparatuur zonder de structuur, complexiteit en benodigde bouwtijd te veranderen, heeft weinig echte impact op het budget.

Ervaren producenten begrijpen dit goed.

Om een project binnen het budget te laten passen, moeten we het aantal mensen en gewerkte uren verminderen. Dit betekent dat we het project grondig opnieuw moeten ontwerpen, zodat het er hetzelfde uitziet, maar efficiënter is. Creatief ontwerp en slimme planning zijn hierbij essentieel – ze vereisen meer kennis en ervaring dan het maken van een aantrekkelijke visualisatie. Visualisaties, net als papier, tolereren alles.

Daarom optimaliseren we elk project om te voldoen aan de budgetvereisten, of we nu werken aan een project van een onafhankelijke kunstenaar of iets helemaal opnieuw creëren. Op deze manier ziet het concept dat aan de klant wordt getoond er precies zo uit als de uiteindelijke realisatie.

Een goed voorbereid project kan veranderen, maar het is vanaf het begin afgestemd op het budget van de klant. Zelfs als het in eerste instantie bescheiden lijkt, kunnen we altijd meer opties toevoegen. Goed onderbouwde wijzigingen krijgen vaker extra financiering.

Door ons in een vroeg stadium te betrekken, bent u verzekerd van een project dat binnen het gestelde budget kan worden opgeleverd. Ja, soms willen we meer licht en multimedia toevoegen, maar 'meer' betekent niet altijd 'beter'. U kunt altijd iets toevoegen als dat nodig is.

Is dit model effectief?

We weten dat deze aanpak zeldzaam is in Polen. Jarenlang hebben we ernaar gestreefd om op een georganiseerde, doordachte manier te werken, wat voorspelbare resultaten garandeert, productiestress vermindert en het proces comfortabel maakt voor iedereen die erbij betrokken is – of het nu gaat om een groot concert, evenement, sporttoernooi of conferentie.

Ons team is een stabiele groep van bekende gezichten. Soms halen we mensen binnen die de chaos in de industrie zat zijn en willen proberen te werken in een meer georganiseerde, hoewel veeleisende, omgeving van technische evenementenproductie.

Wij weten hoe we multimediascenografieën verstandig kunnen plannen en ontwerpen en waar we kunnen besparen voordat de eerste versie de klant bereikt.

Heb je de kans gehad om met ons samen te werken?

Als een van de weinige Poolse bedrijven hebben we projecten over de hele wereld opgeleverd – in de grootste arena's en hotels in Europa, de VS, Brazilië en China. Budgetten zijn overal van belang en iedereen wil zo min mogelijk uitgeven. Zorgvuldige planning en goed doordachte concepten zijn volgens ons de enige manier om vandaag de dag geweldige projecten af te leveren.

bekijk origineel

So, you work in events? Whether you’re an event manager at a large company or working in an event agency, you know this is one of the most stressful jobs in the world.

By now, you’ve likely managed countless events – both big and small – often with tight, last-minute deadlines.

It all starts with the client.

Decisions are often made at the last possible moment. “We still have time, a good event manager can pull it off in a few days,” we often hear. But the later we start, the more difficult and expensive it becomes. It’s like booking a plane ticket: the later, the pricier, and the fewer the options.

So, how do we handle these projects?

Whether the event concept is already developed or just beginning to take shape, we engage the right team – from designers to technicians and planners. With our entire team “in-house,” it’s easy for us to gather and discuss the project. ARAM is a team of over 50 full-time professionals, allowing us to react quickly and act without the need to scout for available freelancers “around town.” Though we collaborate with freelancers, the core team is made up of our in-house experts.

Experience matters.

Poland has many talented freelancers, but the best are in high demand, constantly on the move, and there are only so many hours in a day. When an expert doesn’t have the time to thoroughly dive into a project because they’re busy with another, the entire process suffers. Quick analyses “in between” can help, but solid planning requires deeper analysis, thought, and collaboration. That’s why our team always gathers quickly to analyze new projects and deliver an initial draft to the client or agency. We don’t take on every project, especially if we’re already engaged in others that require our full attention and preparation.

How do equipment quantity and type affect costs?

Everyone wants the best and latest solutions. Stunning visualizations impress clients – until the first budget estimate, which often exceeds the budget. And time is ticking.

Once a visualization reaches the client, cuts are often made to “trim down” the project, so it looks similar but fits within the budget. We cut where we can, but the cost doesn’t drop. Why?

Today, labor costs exceed equipment costs. Removing a few lighting devices or LED meters from a project won’t significantly reduce its cost. Cutting equipment without changing the structure, complexity, and time required for construction has little real impact on the budget.

Experienced producers understand this well.

To fit a project within budget, we need to reduce the number of people and hours worked. This means thoroughly redesigning the project so it looks similar but is more efficient. Creative design and smart planning are essential here – they require more knowledge and experience than creating an appealing visualization. Visualizations, like paper, will tolerate anything.

That’s why, whether we’re working on an independent artist’s project or creating something from scratch, we optimize each project to meet budget requirements. This way, the concept shown to the client will look exactly like the final realization.

A well-prepared project may change, but it’s tailored from the start to meet the client’s budget. Even if it initially seems modest, we can always add more options. Well-justified changes are more likely to receive additional funding.

By involving us at an early stage, you’re guaranteed a project that can be delivered within the set budget. Yes, we sometimes want to add more lights and multimedia, but “more” doesn’t always mean “better.” You can always add something if needed.

Is this model effective?

We know that this approach is rare in Poland. For years, we have strived to work in an organized, thoughtful way, which ensures predictable results, reduces production stress, and makes the process comfortable for everyone involved – whether it’s a major concert, event, sports tournament, or conference.

Our team is a stable group of familiar faces. Sometimes we bring in people who are tired of the chaos in the industry and want to try working in a more organized, though demanding, environment of technical event production.

We know how to plan and design multimedia scenography's wisely and where to look for savings before the first draft reaches the client.

Have you had the chance to work with us?

As one of the few Polish companies, we’ve delivered projects around the world – in the largest arenas and hotels across Europe, the USA, Brazil, and China. Budgets matter everywhere, and everyone wants to spend as little as possible. Careful planning and well-thought-out concepts are, in our opinion, the only way to deliver great projects today.

How to Design and Produce Events Technically - Foto 1

1 iemand vind deze post leuk.

rapporteer post

Like Reageer

1 Like