Transcript
Eventplanning software is aan een sterke opmars bezig in de event sector. Toch zijn heel wat organisatoren nog niet overtuigd en zweren ze nog steeds bij Excel files. Vooral de implementatie van nieuwe tools schrikt af. Wouter Vermeylen van Yesplan legt het belang van een goede eventplanningtool bloot en geeft tips voor een rimpelloze implementatie.
Dag Wouter, welkom in onze studio.
Goeiemiddag, Kevin.
Heel wat eventorganisatoren gebruiken vandaag nog Excel files bij de organisatie van hun evenementen. Wat is daar mis mee?
Op zich is er met Excel niks mis. Het is een fantastische tool om mee te werken. Maar wat we zien of de laatste jaren gezien hebben in de sector is dat er daar toch een professionalisering aan de gang is, waar dat... Inderdaad, met Excel kan je een hele hoop dingen doen, maar het is ieder voor zich, ieder heeft zijn eigen Excels en als je dan informatie moet gaan delen om samen aan een groter project te werken, dan loop je al gauw vast. Dus daar zien wij noodzaak nu, de dag van vandaag, aan enterprise, aan eventplanningsoftware waarbij al die informatie die vroeger in honderden Excels zat, duizend en één mails en nog tweehonderd telefoontjes die je moet plegen, dat die gegroepeerd worden...
Dat is een mooie samenvatting van een evenement, ja.
Voila. En als je die kan delen met alle medewerkers, dat je veel optimaler gaat werken, allemaal met de neuzen in dezelfde richting aan een gemeenschappelijk doel. En voornamelijk dat je ook naar kostencontrole, naar opbrengsten, communicatie met de klant een veel helderder parcours kan organiseren en leiden.
Ik las ook iets van een foutenmarge van 7% die je als voordeel hebt... Om die dan weg te halen als je met eventplanningsoftware werkt. Vanwaar komt dat dan?
Het is niet zozeer dat je die 7% weghaalt. Wat we merken bij alle klanten is... Er is geen enkele organisatie die evenementen organiseert voor de klant, of eigen evenementen, die voldoening heeft aan een evenement dat 93 % in orde is. Iedereen streeft naar die 100%. Maar die laatste 7% die vergen bijna evenveel energie en tijd als die eerste 93%. En dat is ook voornamelijk de twee weken voor het evenement waardat één kleine wijziging in een Excel een enorme impact kan hebben op heel het evenement. Dus zo zorg je ervoor dat iedereen over alle laatste informatie beschikt en dan merk je dat je die foutenmarge met veel minder tijd en energie kan gaan dichtrijden.
Dus eigenlijk... Mensen kunnen sneller, efficiënter werken maar tegelijkertijd ook beter communiceren met hun collega's.
Ja. En dan merken we… Toen we evenementenplanningssoftware begonnen te bouwen, was dat an sich niet een van de doelstellingen, maar het is nu heel fijn om te horen van klanten en organisaties dat ze zeggen van 'het is enorm hoe dat waar dat we vroeger eilandjes hadden binnen de organisatie'... Dat iedereen veel meer met de neuzen in dezelfde richting staat en dat ze ook inzicht krijgen in het werk van andere medewerkers en dat ze veel meer een gemeenschappelijke basis hebben of gemeenschappelijke uitdagingen en inzicht in dat wat de anderen deden. Waardat je de typische eilandencultuur had, waardat techniek niets wist van horeca, niets wist van de cel die de communicatie met de klant verzorgt en dat ze een veel beter inzicht krijgen in wat er nu wordt afgesproken tussen de klanten en diegenen die bij ons evenementen organiseren, techniek, enzovoort.
Nu, als we naar de andere sectoren kijken, dan zien we daar heel wat bedrijven toch al veel langer met professionele software werken, maar dat de evenementensector toch een beetje is blijven hangen bij die Excelfiles. Hoe denk je dat dat komt?
Het is een professionalisering die al een aantal jaren kenmerkend is, denk ik, voor onze industrie. Enerzijds heb je de, hoe moet ik het zeggen, de gesubsidieerde industrie waarbij toch subsidies langzaamaan worden afgebouwd, en zeker in Nederland waar we niet de kaasschaven die we in België hebben gekend maar dat er drastisch wordt ingegrepen. Dus organisaties gaan daar op zoek naar manieren om efficiënter te gaan werken, ook om kosten onder controle te houden en dan kom je terecht bij evenementenplanningssystemen. En dat zie je ook binnen de niet-gesubsidieerde sector. Daar heeft de crisis zijn sporen nagelaten doordat er veel minder aanbod was en dat je dan op andere gebieden, niet enkel en alleen creativiteit, het verschil moet maken als evenementenbouwer. En dan zie je dat die organisatie aan het preferentiëren zijn, aan het groeien zijn, samensmelten, en dat ook de nood aan degelijkere en betere systemen... Om dat te ondersteunen en ook op die return of investment te gaan… Zich te kunnen richten, dat die opduiken.
Wat je natuurlijk wel ziet gebeuren, is dat heel veel bedrijven terughoudend zijn omwille van dat implementatietraject waar ze toch wat schrik van hebben. Is dat terecht?
Absoluut. Ik zeg altijd van goeie software, of de beste software die je kan vinden: dat is maar 50 % van de oplossing. Uiteindelijk, met een evenementenplanningssysteem, ... Is een enterprise resource systeemsoftware en grijpt in op het volledige DNA van de organisatie. Dus het is van groot belang dat je als organisatie… Dat je beseft dat je er nood aan hebt en dat je algemene doelstellingen zet voor wat je wil bereiken, maar om die te bereiken is een zeer goed en gedegen implementatietraject noodzakelijk. Enerzijds omdat je al je medewerkers erbij wil betrekken want dan behaal je maar het grootste rendement. Twee: vaak zie je dat communicatiestructuren en workflows intern in de organisatie historisch gegroeid zijn en dat daarom niet de organisatie... Alles loopt wel goed, maar daarom heeft de organisatie nog niet het inzicht van waarom dat nu een mail of een afspraak van links naar rechts in de organisatie geraakt. En als je dat DNA van een organisatie gaat vertalen naar software, komen die dingen naar boven en moet je beginnen nadenken over: ja, maar is het wel logisch hoe onze workflows hier nu in elkaar zitten. En dat kunnen nadenken binnen een implementatietraject is zeer belangrijk, je moet ook de nodige white space incalculeren en af en toe kunnen zeggen tegen de medewerkers van 'we werken in fases en we laten u wat white space om terug na te denken van: zijn we goed bezig of moeten we het bijsturen'. Anderzijds is het ook belangrijk bij de keuze van jouw software... De leverancier. Hij kan wel de beste software hebben, maar dat is maar 50% van de oplossing. De andere 50% is de kennis en knowhow die hij meebrengt vanuit zijn achtergrond. Hij heeft al dergelijke implementatietrajecten gedaan en je hebt daar geen IT-ondersteuning van hem nodig maar eerder een businessondersteuning van mensen die jouw organisatie begrijpen, die jouw DNA begrijpen. Best practice is goede voorbeelden uit de praktijk van andere organisaties die al door dat implementatietraject gegaan zijn, om jullie of de organisatie erbij te assisteren om die te implementeren.
Je zegt net ook 'mensen betrekken', maar hoe zorg je ervoor dat iedereen ook effectief die software gaat gebruiken? Want maar al te vaak zie je dat een software wordt geïnstalleerd binnen een bedrijf maar dat puntje bij paaltje komt en mensen hem gewoon niet gaan gebruiken.
Klopt. Wij hebben daar een aantal guidelines of richtlijnen voor die we echt de organisaties aanraden om ook te gebruiken. Het is zoals je zegt. Als niet iedereen van de organisatie de software gebruikt, dan gaat het ook niet werken of blijven werken. Het eerste wat vooral heel belangrijk is, is dat alle leidinggevenden of directie allemaal het project een warm hart toedragen en ervoor open staan, want als je daar al een aantal afdelingen hebt die gaan tegenwerken of waar dat het niet helemaal lukt, dan komt sowieso heel het project in gevaar. Stap twee is dat je met al die leidinggevenden en directie heel goed de doelstelling bepaalt die je wil bereiken en dat je die voor de start van het project ook gaat vertalen naar je medewerkers, en je medewerkers op die manier meepakt in het verhaal en een goede voedingsbodem creëert zodat ze ernaar uitkijken om samen het project te starten. Het allerbelangrijkste is natuurlijk die eindgebruiker die betrokken moet zijn. Daar is het belangrijk, wat je ook in de communicatie ziet, dat je zendergericht of ontvangergericht gaat kijken what's in it for me – what's in it for him, en dat je daar naar dingen op zoek gaat. Vooraleer dat hij zijn eigen training of eigen implementatietraject aanvangt, dat je dan probeert de benefits die er voor hem in zitten probeert naar boven te brengen en dat hij eigenlijk met heel veel enthousiasme ernaar uitkijkt om het traject aan te vangen…
Want het heeft een aantal voordelen in zijn dagdagelijkse job.
Die gaat tijd besparen of een aantal dingen efficiënter kunnen doen. Als je dat visibel kan maken, dan zie je dat je echt wel heel de organisatie meekrijgt in een veranderingstraject.
Dat lijkt me heel mooi om mee af te sluiten, Wouter. Hartelijk dank voor je komst naar de studio.
Graag gedaan.
En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
