Transcript
Hoe bereik je meer met minder? Cyriel Kortleven geeft tips om jouw event te boosten.
Dag Cyriel, welkom in de studio. Je hebt een boek geschreven; een heel mooi boek: Meer Met Minder. Wat kunnen wij hier als event sector uit leren?
Ik had het gevoel dat mensen met heel veel dingen altijd bezig zijn. En ook in de eventwereld... Ik denk dat de meeste eventmanagers met een vol hoofd zitten om al dat geregel klaar te hebben. En ik wou eigenlijk met mijn boek een soort tegenbeweging: kunnen we ook niet dingen af en toe met wat minder doen? En je ziet een aantal formats gebeuren, bijvoorbeeld TED of een Pecha Kucha, dat zijn dan formats binnen de presentatiewereld of binnen de eventwereld waarin men eigenlijk op 6 minuut 40 verhalen gaat brengen. En wat zie je dan; dat eigenlijk de sprekers ook de essentie weergeven. Dus dat zijn ideeën of formats die je ook ziet binnen de eventwereld die wel interessant zijn. Sprekers gaan helemaal tot de kern en achteraf kunnen de deelnemers nog met die persoon gaan babbelen als ze het een boeiend onderwerp vinden. In plaats van een uur of anderhalf uur...
Back to basic?
Ja, back to basic. Ook een tip wat ik heel vaak hoor is: al die goodiebags op events; is dat nog wel nodig? 80% neemt dat ding mee en gooit hem waarschijnlijk weer weg. Moeten we dat wel doen? Kunnen we niet op andere manieren een meerwaarde leveren aan de sponsors en dergelijke? En wat ik ook nog een heel leuk idee vond is: waarom moet een eventmanager alles allemaal zelf organiseren? En ik kwam een aantal mooie events bezig waar men met een soort crowdfunding bezig was. Dus men had een event. Men heeft de basics. Dit is het thema. Dit zijn de mogelijke sprekers. Vanaf het moment dat wij honderd deelnemers hebben die betalen, dan gaan wij het event pas organiseren. Dus dat is eigenlijk de boel wat omdraaien. En als eventmanager ben je dan ook zeker van: ja, we gaan genoeg mensen hebben. Wordt het een groter event; perfect, je hebt dan al de basiskosten. Dus dat soort ideeën vind ik wel heel mooi om mee te nemen en om iets van te leren. Dus hoe kun je toch eigenlijk meer bereiken met minder inspanning en minder middelen.
Wordt het vanuit de maatschappij ook verwacht dat we minder gaan doen?
Want het is vaak altijd overtreffen en overtreffen. Het klopt en volgens mij zijn we nog altijd een maatschappij waar méér nog altijd beter is, maar ik zie toch wel echt een tegentrend komen omdat het gewoon veel te veel is. Mensen raken verward in hun e-mails. Ze hebben zoveel op hun bord liggen dat ze eigenlijk geen tijd meer hebben om even te reflecteren. En zeker in een job als eventmanager; je moet continu alle richtingen uit want je moet alles gaan coördineren. En dan merk ik toch van: "oké, hoe kunnen we het wat kalmer doen en misschien wat meer resultaat bereiken".
Maar vanuit jouw ervaring, heb je zo nog tips waar dat je van zegt van...?
Ik heb, omdat ik geregeld zelf op het podium mag staan en ik werk ook graag interactief met mensen, ben ik ook gaan kijken van: wat zijn elementen die we nu al hebben en hoe kunnen we die beter gaan gebruiken? Want één van die ideetjes is bijvoorbeeld met de badges; daar telt meer is af en toe beter. Soms zijn die letters zo klein dat niemand ze kan lezen. Misschien beginnen ze met een hele grote naam. Maar geef me een tweede badge, die leeg is. Waarom? Dan zou je iets kunnen doen wat is gekoppeld aan thema. Bijvoorbeeld: schrijf je held op, wat is jouw grootste innovatie die je bent tegengekomen? En je hebt onmiddellijk iets om het netwerk te prikkelen.
Om een onderwerp te hebben, ja.
Om een onderwerp te hebben. Iets anders is: oké, zet de deelnemers aan het werk. Al was het maar om ze met het thema te connaiteren en dergelijke. Wat we ooit gedaan hebben is, mensen gevraagd: stuur ons jouw favoriete quote -dat was een congres over innovatie- rondom innovatie en creativiteit. Wat is jouw lievelingsquote? Maar je zou ook beelden kunnen nemen of dat soort zaken. Als mensen dat op voorhand doorsturen, zo'n beeld, wat doe je dan als eventorganisatie? Je print die dingen af, mooi in kleur, en je gebruikt ze als decoratie.
Die hang je gewoon aan de muur?
Hang die aan de muren en ineens krijgt jouw evenement een grotere meerwaarde. En mensen vinden het altijd leuk om hun eigen quotes en beelden terug te vinden. Dat zijn zoal bijvoorbeeld twee hele concrete of hele korte die je kunt doen.
Je hebt een leuke slideshow gemaakt waar een aantal van die tips in staan. Ik zag er nog een aantal anderen in staan ook. Ik neem er nu eentje uit: business blind-dates bijvoorbeeld.
Wat daar het idee is: heel vaak is netwerken ook een belangrijk onderdeel, maar ik zie nog in zoveel events dat dat beperkt is tot de borrel, tot de receptie. En dan laten ze mensen los, maar...
En iedereen gaat toch staan bij de mensen die ze al kennen.
Voilá, wat dus een business blind-date dat je een groepje van 4 of 5 mensen, onbekenden die elkaar niet kennen, dat je die aan elkaar koppelt en je moet er natuurlijk ook iets mee doen in het programma maar je koppelt ze in het begin aan elkaar en je zou dan de dagvoorzitter laten vragen: "Ah mensen, je bent nu met die persoon gekoppeld. Ga in de pauzes en in de lunch, zoek die mensen even op -want het zijn ook vaak verschillende workshops- en deel dingen met elkaar". Dus je zou dat op voorhand al kunnen doen, dat je de mensen indeelt, of je doet het redelijk random op het moment zelf.
Maar hoe zorg je ervoor dat dat dan ook effectief gebeurt? Want ik heb het al een paar keer op een congres zien gebeuren. Er wordt dan voorgesteld en er zijn dan twee gemotiveerden die dat effectief doen, maar de rest...
Ja het is natuurlijk van belang dat je daar ook aandacht aan geeft op het evenement zelf. Dat je op een bepaald moment nog zegt van: "ah jongens, zoek elkaar nu op". Dat je de tijd geeft. En als er dan maar twee van de vijf zijn die het willen, die gaan dan zorgen dat die andere drie er ook bij komen. Want die voelen zich dan ook een beetje moreel verplicht. Maar je moet het dan wel ook echt deel maken van het programma. Als je gewoon zegt: "jongens, zoek iemand op en babbel met elkaar", ja da's te vrijblijvend. Dus je moet het echt in het evenement een stuk meenemen en ehh...
Ik had nog een andere gevonden: geen pauze. Dat vond ik een opmerkelijke quote en daar stond dan bij: maar bijvoorbeeld 2 minuten babbelen.
Het idee is ook vaak van: vaak worden mensen wat overrompeld door die presentaties en pauzes moeten we op zich wel hebben, maar heel vaak vanaf het moment dat je een pauze hebt ben je die mensen een kwartier, 20 minuten, een half uur kwijt.
Alles zal wel terugkomen natuurlijk.
Alles zal wel terugkomen. En het idee daar is van: voorzie nu eens even 2 minuten gewoon babbeltijd. Dus tussen 2 presentaties, presentaties van 3 kwartier. En nodig een groepje van 2-3 mensen uit: wat is het belangrijkste inzicht dat je meeneemt. Wat gebeurt er? Mensen kunnen heel even babbelen. Ze kunnen hun aandacht even verleggen. En ze zijn ook wel met het onderwerp bezig. Of als het een slechte presentatie was zullen ze misschien over voetballen praten. Ook niet erg, maar ze hebben heel even gebabbeld en ze kunnen weer met nieuwe energie naar de volgende spreker luisteren.
De reset knop indrukken.
Ja, dus er zijn eigenlijk allemaal van die hele eenvoudige dingetjes. Kosten geen geld, kosten niet veel tijd, die er wel voor zorgen dat de aandacht ook weer overblijft.
Misschien een laatste om af te sluiten die de aandacht trok: de bingo-methodiek.
Ja, wat is de bingo-methodiek? Dat heb ik eigenlijk samen met een collega bedacht of verzonnen. Ik heb het gevoel dat waar we ook naartoe moeten gaan is interactie met de deelnemers komt. Dus het zijn niet alleen maar sprekers die zenden maar laat de mensen nu bijvoorbeeld een uur over een bepaald onderwerp meedenken. Dat hoeft niet één uur aan een stuk te zijn. Maar heel vaak is het moeilijkste: hoe kun je dan de belangrijkste inzichten gaan oogsten? Stel dat je 500 man in die zaal heb. De bingo-methodiek werkt dan als volgt: je maakt groepjes van 6-7 mensen die babbelen over het onderwerp. Dan kunnen ze een beetje de diepte ingaan. Op een bepaald moment zeg je stop en je legt mensen uit: "weten jullie wat bingo is?" Ah ja, de meeste mensen kennen het als: als het rijtje vol is moet je bingo roepen. Hoe werkt dat dan? Je gaat naar een eerste subgroepje en je zegt: "geef mij in 20 seconden het belangrijkste inzicht". De andere groepen moeten opletten of zij dat onderwerp... Als zij dat onderhandeld hebben of zij hebben het erover gehad, moeten ze heel hard "bingo!" roepen. Dus wat gebeurt er? Ze houden de aandacht. Want meestal verlies je de aandacht omdat ze met andere onderwerpen bezig zijn. Maar ze blijven luisteren. Je vermijdt herhalingen. Want: ah ja, dit onderwerp hebben we ook gehad. Misschien niet in dezelfde woorden maar... En je kunt ook onderling zien: is een bepaald onderwerp interessant of belangrijk of niet? Want als maar één een bingo is in een groep van 500 dan is het geen belangrijk onderwerp. Maar als jij 30-40 bingo's krijgt, dan weet je van: wow, 30 groepen hebben dit besproken; dit is een belangrijk onderwerp. En dan kun je eigenlijk 10 minuten tijd kun je uit zo'n grote groep... Je hoeft niet alle groepjes af te gaan je haalt er een aantal uit. En dan heb je een Top 5 of een Top 10. En het gaat eigenlijk heel snel. En iedereen is erbij betrokken.
Mensen die jouw boek willen kopen; waar kunnen ze hem vinden?
Bij Lannoo Campus kun je hem vinden, maar je kunt ook naar mijn website gaan. Dat is dan de Engelse website en dat is dan Lessisbeautiful.co. Zonder de M want less is beautiful, dus lessisbeautiful.co en daar vind je ook alles.
Oké Cyriel, dank je wel voor je komst naar de studio.
Graag gedaan.
En u, beste kijker; bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!
