Transcript
Organiseer je een incentive? Martien Claes deelt haar ervaring, en legt uit wat de vereisten voor een geslaagde incentive zijn.
Dag Martien, welkom in de studio.
Dank u.
Vandaag gaat het over incentives, maar wat is nu precies een incentive, en wat is het verschil met een gewoon evenement of een teambuilding?
Een incentive kan in principe nog meerdere betekenissen hebben. We gaan er vanuit dat het een evenement of een reis is, waarbij er een beloning aan vasthangt. Dat kan door bedrijven georganiseerd worden voor medewerkers enerzijds, maar ook voor klanten die een bepaalde target gehaald hebben. En die daarom dan een incentive verdienen.
En wat is er dan precies nodig om een incentive echt een geslaagde incentive te maken? Want als het een beloning is moet het wel goed zijn natuurlijk.
Ja, we kunnen misschien even inzoomen op incentive-reizen, dus waarbij we effectief naar het buitenland trekken. Dan gaan we sowieso proberen het verschil te maken met iets wat een particulier persoonlijk zou kunnen...
De 'Jetair' vakantie....
Ja, zou kunnen organiseren... Wij gaan dan kijken dat alles een stukje comfortabeler is. Ik bedoel daar bijvoorbeeld mee dat zij niet in de wachtrij moeten staan voor een bepaalde bezienswaardigheid of attractie. Dat wij de fast lane nemen. Ook gaan wij op zoek naar bijvoorbeeld een zeer authentiek restaurantje waarvan we weten dat de kwaliteit echt top is, in plaats van een tourist trap zone te betreden.
Waar je de gerechten op foto's kan bekijken.
Menukaarten met foto's is sowieso no-go, dat klopt ja. Dus ja inderdaad: belevingen die de mensen bij blijven en waarvan ze toch op regelmatige basis een wow-gevoel van krijgen. Dat is eigenlijk onze target als wij zo'n reis organiseren.
Maar dan moet je de bestemming toch wel heel goed kennen voordat je dat kan realiseren.
Ja, dus sowieso doen wij heel veel research op voorhand. Niet specifiek altijd gelinkt aan een specifieke klant al, maar gewoon in het achterhoofd van: die bestemming zou mogelijk interessant kunnen zijn voor dat type klant. Van het moment dat we een concrete reis aan het plannen zijn, gaan we natuurlijk ook een prospectie doen, dus een site inspection.
Doe je dat altijd?
Ja, dat doen we altijd. Als je naar een website kijkt met foto's van een bepaald interieur kan het zijn dat dat ondertussen helemaal veranderd is. Het kan ook zijn dat je al ergens bent geweest en er uiteindelijk nieuwe eigenaren zijn waardoor de service behoorlijk naar beneden gezakt is. Dus het is wel belangrijk om alles goed te checken.
En werken met plaatselijke contactpersonen? DMC's?
Het is in de meeste gevallen wel zo dat we samen werken met een DMC. Dus iemand die ons ook nog extra tips kan geven over leuke plekjes om te bezoeken. Die bijvoorbeeld ook weet: een bustransfer vanaf de luchthaven daar neem je het beste busmaatschappij X voor en niet Y, want dat kan ook al een heel groot verschil betekenen. En dat zijn natuurlijk zaken die we niet allemaal gaan checken, en onze tijd insteken dus daar rekenen we op hun expertise en hopen we dat zij dezelfde kwaliteitsnormen als wij hebben.
Ik wou net zeggen: ook dan moet je weer zeker zijn dat die DMC dezelfde normen hanteert.
Ja, maar dat wordt dan tijdens een locatiebezoek meestal wel duidelijk. Wij geven dan ook heel veel achtergrondinformatie over onze klanten, over onze doelgroep. Ook de verschillen in nationaliteiten, is iets waar we rekening mee moeten houden.
In welke zin?
Een lokale DMC kent meerdere nationaliteiten, want die heeft als gewoonte om samen te werken met buitenlandse klanten. Maar dan nog merken we dat bepaalde zaken bij ons logisch zijn. Dat we niet om 3 uur nog gaan lunchen bijvoorbeeld. Terwijl in andere zuiderse landen ze wel eerder de gewoonte hebben om een late lunch en een laat diner in te plannen. Maar als wij weten dat onze gasten daar niet heel happy mee zijn, moeten we wel zorgen dat wij een beleving creëren met timings die daarmee overeenkomen.
En hoe ver ga je eigenlijk in het tevreden stellen van individuele gasten? Want iedereen heeft toch nog zijn eigen wensen en voorkeuren.
Ja, we gaan sowieso met onze contactpersoon van het bedrijf waarvoor het georganiseerd wordt de grote lijnen natuurlijk uitzetten en proberen daar een programma in te vinden waardat we zeker het gemiddelde bij tevreden kunnen stellen. Maar als we bijvoorbeeld met een aantal jongere mensen zitten, die zullen dan mogelijk na het dinertje nog een avondje uit willen doen, dan gaan wij voor hen bijvoorbeeld kijken: in welke zone kunnen zij terecht voor een leuke club, en kunnen zij eigenlijk en petit comité nog een avondje stappen. Dus op dat gebied kunnen we natuurlijk nog flexibel gaan aanpassen aan de individuen van de groep zelf.
Je zit en blijft in het buitenland en niet altijd is alles daar even goed georganiseerd als we hier gewend zijn. Hoe ga je om met die last minute probleempjes?
Ik denk dat het superbelangrijk is om altijd rust te blijven uitstralen, want de mensen die we bij hebben mogen absoluut geen...
Jullie gaan ook altijd zelf mee?
Ja, wij begeleiden inderdaad ook de reis van A tot Z. Dus het is belangrijk dat als er iets misgaat, dat de genodigden daar zo weinig mogelijk van merken.
Misschien om af te sluiten: nog één gouden tip voor iemand die een incentive wil organiseren. Wat moet dat dan volgens jou zijn?
Ik denk dat anticiperen en het inleven in de mensen misschien wel het meest belangrijke is. Ik doe het zelf door in mijn hoofd het hele traject te doen, en er bij wijze van spreken rekening mee te houden van: op dat moment ga ik naar het toilet moeten. Want die kleine dingen moet je wel incalculeren, dat je ergens bovenop een berg staat en dan de vraag krijgt en geen antwoord weet. Dus wanneer mensen nood gaan hebben aan een break, om even een uurtje of twee uurtjes pauze hebben. Wanneer ze een flesje water nodig hebben tijdens een bustraject, dus heel goed anticiperen en proberen in te leven wat de mensen eigenlijk willen. En daar alles op verder te bouwen.
Martien, dank je wel voor je komst naar de studio.
Graag gedaan!
En u beste kijker: bedankt voor het kijken, en alweer tot volgende week!
