Hoe regel je tijdelijk personeel voor je events?

Transcript

Je kan haast geen evenement organiseren zonder tijdelijke werknemers in te schakelen. Maar hoe zit het wettelijke kader? Wat zijn de organisatorische valkuilen? En hoe kan je tijdelijk personeel motiveren? Kevin Stickens legt uit.

Dag Kevin, welkom bij ons in de studio.  

Goedemiddag. 

We gaan het hebben over tijdelijke werknemers vandaag. Dan moeten we misschien bij het wettelijke kader starten. Hoe zit dat precies als je iemand voor een bepaald evenement aan het werk wil zetten? 

Nu ja, het wettelijke kader, of soms vaak het gebrek aan wettelijk kader. De onduidelijkheid die daarover is. Het is een kluwen. Er is niet echt een paritair comité dat helemaal geschikt is voor de eventsector. Zeker voor people-bureaus, die switchen nog wel eens vaak tussen paritair comités, gewoon bij gebrek aan eenduidigheid en eensgezinde visie. BSA, de vakorganisatie zet zich daar al lang achter, maar zonder al te veel succes, en met een aardige willekeur tot gevolg, om duidelijke afspraken ook voor de medewerkers te maken. 

Is het dan in de politiek dat er een aantal dingen in gang gezet moeten worden? 

Ja ik denk eerst en vooral op organisatie-, op bedrijfsniveau, op sectorniveau denk ik dat er tot een goede discussie en tot eensgezindheid gekomen moet worden. En vanaf dat dat het geval is denk ik dat er wat drukkingskracht moet zijn naar de overheid om dat in een goed wettelijk kader te gieten in die grijze zone wat dat nu toch nog vaak is. Om daar vanaf te geraken. 

Maar heel veel bedrijven lossen dat op om een beroep op een interimbureau te doen. Dat dan outsourcers het probleem zijn. 

Goh ja, people-bureaus doen natuurlijk enkel en alleen voor de payroll beroep op het uitzendkantoor. Er zijn een aantal gespecialiseerde payroll-partijen in België. Wat zij niet uitbesteden is natuurlijk de selectie van de medewerkers want daarin zit net hun kracht natuurlijk. Dus payroll-bedrijven kunnen dat voor een stuk opvangen, maar je ziet ook heel vaak dat van die people-bureaus dat nog zelf doen via hun sociaal secretariaat, wat vaak al helemaal niet thuis is in de eventwetgeving en alle geplogenheden. En heel veel people-bureaus weten bijvoorbeeld nog altijd niet dat zij, als zij drie opeenvolgende contractjes geven van de ene dag bij het sociaal secretariaat, dat het eigenlijk wettelijk verplicht kan worden om die mensen een vast contract aan te bieden. 

Al na drie contracten!  

Ja, dat zijn drie opeenvolgende vaste contracten, ook al zijn dat maar contractjes van één dag. 

Hoe los je dat dan op? 

Dat kan je oplossen door via een payroll-bureau te gaan werken waar opeenvolgende dagcontracten ook aan banden worden gelegd. maar waar dat sectorieel toch nog uitzonderingen en mogelijkheden zijn. 

Maar dat is toch wel interessant om daarvoor op te passen. Stel: je bent erin geslaagd. Je hebt je tijdelijke medewerker gevonden. Hij is officieel in orde gemaakt.  

Hij of zij is er. Ook wel belangrijk, maar niet evident. 

Is dat niet evident?  

No show zijn toch ook nog altijd een gegeven, hè? De verhalen die je opgedisseld krijgt van sommige eventmedewerkers, waarom ze niet op hun opdracht zijn geraakt zijn ook legendarisch in de sector. 

Dat betekent dan eigenlijk dat we daar op voorhand rekening mee moeten houden en eigenlijk een beetje extra personeel inboeken? 

Ja, maar dan komen we natuurlijk weer op het kostenplaatje. Vaak is de klant ook niet bereid, en dan bedoel ik de eindklant die je het meeste vraagt ook niet bereid om daarvoor te betalen. Heel vaak kom je ook... - En dan komen we weer terug op de wetgeving - ...moeten er weer overuren betaald worden, moeten bepaalde onkosten betaald worden. Maar het is heel moeilijk om een eindklant zover te krijgen om voor die kosten op te draaien. Bijgevolg gaat dat af van de soms al redelijk geringe marge van de people-bureaus. Dus dat is eigenlijk een mes dat aan twee kanten snijdt. 

Maar oké: ze zijn op je evenement geraakt. Dan moet je de volgende uitdaging aangaan want dat zijn mensen die maar één dag voor jou werken. Waarom zouden ze zich uitsloven, om het maar zo te zeggen? 

Goh ja en dat is de kunst natuurlijk van een goed people-bureau. Ze zijn allemaal redelijk paranoïde als het om delen van bestanden gaat. Die mogen zeker niet in het bestand van een ander bedrijf terecht komen. Anderzijds ben ik er zelf van overtuigd: als je de mensen correct behandelt, correct uitbetaalt en daar een extra effort voor doet, dat die mensen met plezier voor u komen werken. Heel vaak gaat het natuurlijk ook nog om studenten, die de centjes goed kunnen gebruiken. 

Het is dan het bureau dat moet zorgen dat de mensen gemotiveerd zijn? Of kan je daar als organisator zelf ook nog dingen voor doen? 

Ja, ik denk dat het een en-en-verhaal is. Als je als organisator natuurlijk de correcte prijs wil betalen aan het people-bureau, hebben zij natuurlijk ook meer middelen en meer tools om op hun beurt hun medewerkers te gaan motiveren. Het spreekt voor zich dat een event-organisator ook voor deftige catering en bepaalde faciliteiten kan zorgen. 

Het is dus niet alleen het loon, maar ook die andere zaken? 

Uiteraard, om een voorbeeld te noemen: Tomorrowland. Daar wilden de hostessen gratis gaan werken. Maar dat is ook zowat het enige festival dat erin geslaagd is. Waar de mensen gratis willen werken. En dat is dan omwille van het festival? Omwille van de uitstraling, omwille van de sfeer die daar hangt, omwille van: daar gaan de mensen met plezier werken. Ze worden daar ook gewaardeerd. Ook de people-bureaus zitten daar. Een extra tandje bij en dat zorgt voor een geheel van: kijk, hier werken wij graag voor. Daar zul je zelden tot nooit no-shows voor hebben. 

Meen je dat? 

Ja, dat is gewoon zo. Er is ook keuze in overvloed. Het is veel moeilijker een klassiek cateringevenement gevuld te krijgen, en Tomorrowland, dat is in één dag gepland. Dat is geen probleem. 

Alhoewel: daar is de uitdaging wel in aantallen mensen heel groot dan weer, hè? 

Ja, het gaat om heel grote aantallen. Uiteraard heb je daar een combinatie van vrijwilligers en betaalde medewerkers. Maar eigenlijk, ja ach, het is voor Tomorrowland of andere grote festivals probleemloos om aan die aantallen te komen. Er zijn in principe studenten genoeg die een centje bij willen verdienen en daarvoor kandidaat zijn. 

Als we het over aansturing van tijdelijk werknemers hebben. Is dat dan ook een taak van zo'n people-bureau? Of hoe zie je daar de rol van de organisator?  

Ik denk dat een duidelijke briefing tussen organisatie en people-bureau essentieel is. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden, en er moet duidelijk zijn wat van een people-bureau verwacht wordt. Ik denk dat dat essentieel is. Maar vervolgens heeft een organisator op zo'n festival of evenement echt geen tijd om zich met elke individuele medewerker of met elk team bezig te gaan houden. Dus die verantwoordelijkheid wordt dan op een teamleader of een chief hostess of een andere verantwoordelijke van het people-bureau overgedragen. Dat zijn meestal ook ervaren mensen die al jaren in events meegaan. 

Die weten nog wel wat er verwacht wordt.  

Die kennen het klappen van de zweep dus. 

Je spreekt net over evenementen zoals een Tomorrowland en zo verder. Daar lopen heel veel mensen rond. Dan moet je toch ook wel de tools hebben om dat allemaal te kunnen managen. 

Ja, er zijn een aantal software-pakketten die nu op de markt aan het komen zijn omdat te gaan managen. Bekend voor DJ's is bijvoorbeeld BeatSwitch. Je hebt nu al Beeple of Eventcommander en enkele andere planningspakketten die specifiek de people-bureaus willen gaan helpen met planning. Heel vaak gebeurt het nu vaak nog ambachtelijk: Facebook-profiel, Facebook-groep, mensen uitnodigen, plannen via Excel... Dat is niet schaalbaar. Heel moeilijk als je groeit als organisatie. En nu zie ik de laatste tijd toch echt wel een aantal software-leveranciers, een aantal people-bureaus die hun eigen pakketten op de markt gaan brengen om effectief en efficiënt people in te plannen. Dus daar is zeker een markt voor. 

Maar je ziet zelfs pakketten verschijnen waardat dan een combinatie gemaakt wordt tussen het people-bureau en de organisator die er zelf ook mee aan de slag kan? 

Ja, de organisator kan heel vaak zelf toegang krijgen tot het systeem, of weten welke medewerkers aan de slag zijn. Kan zijn wie voor hem aan de slag is en kan ook zelf een stuk een keuze, een selectie ervan maken. Anderzijds koppelen die pakketten ook al heel vaak met een uitzendkantoor, waardoor je altijd 100% zeker kunt zijn dat een Dimona gedaan is en dat de contracten in orde zijn. 

Dat is ook belangrijk.  

Ook die festivals krijgen meer en meer controles. Waardat dat vroeger eens sporadisch gebeurde is dat nu eigenlijk vol continu. En als organisator wil je dat uiteraard niet voor hebben dat al uw hostesses moeten gaan lopen van de inspectie, wat in het verleden al wel eens is gebeurd. 

Want jullie hebben zelf nu ook een software-pakket op de markt gebracht, hè? 

Zelf hebben wij People, dat is een pakket dat uit de festivalwereld afstamt. Ondertussen is doorvertaald om ook in andere sectoren People te kunnen plannen, en wat ook rechtstreeks koppelt met een payroll-bedrijf. 

Kevin, dank je wel voor al deze tips.  

Graag gedaan. 

En u beste kijker: bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!