Transcript
Blij dat je weer kijkt. Hybride evenementen. Ze zullen de toekomst meer en meer bepalen. Dat vertelden we jullie een paar weken geleden al. Toen hadden we het erover hoe ze je doelgroep kunnen vergroten. En toch zien we dat velen nog altijd schrik hebben van hybride toepassingen. Werkt de techniek wel zal ik het fysiek contact met de mensen niet verliezen op meetings en blijf ik voldoende feeling hebben met mijn publiek. Op heel wat van deze vragen heeft Ruud Janssen een antwoord. Hij werkte onlangs mee aan een studie van het MPI en zag dat er niet alleen heel wat onzekerheden zijn maar vooral dat de antwoorden makkelijk, eenvoudig en efficiënt zijn.
Dag Ruud, welkom in onze studio.
Dankjewel Kevin.
Ik las in de intro van jullie onderzoek dat heel wat mensen angst hebben om het menselijke contact in meetings te verliezen door hybride toepassingen en ook voor de technologie. Zijn die twee angsten terecht?
Absoluut, alle angsten zijn terecht maar ik denk dat angsten een kans zijn want als mensen uit hun comfortzone zijn dan hebben ze tijd om me elkaar te gaan bonden. Dan heb je een mogelijkheid om mensen uit hun gebruikelijke doen te zetten. Ik denk dat er meer dan technologische oplossingen en partners zijn die technologie kunnen leveren, die met plan B plan C prima kunnen voldoen aan allerlei wensen. Dat is een puur budgettaire impact, van hoe veilig wil je de dingen. Ik denk dat de mensen ook de tekortkomingen van gratis heel praktisch ervaren op dit moment en ik denk dat dat ook goed is, en dat laat zien dat de omgeving waar je professioneel opnames maakt zoals jullie dat hier doen met eventplanner.tv, afgezet tegen een omgeving zoals ik gisteren namiddag nog gebruikte voor een soort korte verslaglegging op Google Hangout, ja dat zijn twee andere kwaliteiten van productie. En wat we nu zien in allerlei soorten productievormen is dat gratis wordt steeds beter, of althans wat is direct beschikbaar van wat ik nu bij mij heb afgezet tegen moet ik naar een studio. En ik denk dat die lijnen steeds meer naar elkaar toegroeien. En dat is wat ook uit het onderzoek blijkt.
Ja, uiteindelijk kun je met je iPhone al videoconferencing gaan doen.
Ja, maar probeer hem maar eens stil te houden als je langer dan twee minuten iets aardigs wil opnemen. Of daarna de bibber er uit te halen dat is wel een hele opdracht.
Wat was er nou voor jou de belangrijkste les die je getrokken hebt uit dat hele onderzoek?
We hebben dat onderzoek gedaan eigenlijk een poos geleden voor de MPI Foundation. Vijf, zes maanden zijn wij daar aan het sleutelen geweest met een aantal verschillende partijen. En een van de interessantste dingen die daar uit kwam vond ik zelf, is dat in de parallelle werelden hele interessante dingen gebeuren waar wij in de eventsindustrie van kunnen leren.
Kun je dat toelichten?
Ja, een van dingen wat voor mij een eyeopener was en waar we ook heel veel lessen denk ik uit kunnen leren, is een voorbeeld van NT Live, National Theatre Live, Westend producties uit Londen. En we weten dat niet iedereen altijd tijd heeft om in Londen naar een musical te gaan. We weten wel dat die productiekwaliteit heel erg goed is en heel erg hoog is. En dat mensen graag die live ervaring willen hebben. En er zijn dus heel veel mensen in de rest van de wereld die nooit de kans hebben om naar Londen te gaan om zo'n show te zien. Nu is NT Live daar eind 2008, begin 2009 mee begonnen om dat soort registraties vast te leggen. Nou, elke cineast begint zich dan al onprettig te voelen en te woelen in zijn bed als hij een live theatre moet projecteren op een scherm. Er zijn al veel cineasten die daar hun vingers aan gebrand hebben. NT Live heeft dat eigenlijk zo opgepakt dat ze dat op een heel hoge productiekwaliteit, zowel audio als video zo gedaan hebben en toen vervolgens gedistribueerd hebben naar cinema’s over de hele wereld, live of near-live, dus binnen dezelfde dag. De lessen die daar uit geleerd werden is eigenlijk dat het bereik van een nieuwe doelgroep die normaal gesproken, omdat het theater al uitverkocht was voor een voorstelling als Fardre bijvoorbeeld, om daar een kaartje voor te krijgen moet je al heel lang in de rij staan en er zijn maar zoveel mensen die op een theaterstoel kunnen plaatsnemen en daarmee is in cinema's, wat eigenlijk een geconditioneerde omgeving is die mensen kennen van film en met hele goede audioinstallaties met een groep die gezamenlijk iets ervaart en de lessen die we daar uit leren zijn heel interessant. De mensen in de theaters, doordat de camerapunten zo goed georkestreerd waren door professionele regisseurs hadden de emotionele contacten met de spelers, blijkt uit onderzoek, nog wat meer zelfs dan de mensen die live in de zaal waren.
Ik las uit jullie onderzoek dat er ook verschillende formats zijn. Er zijn er vier gedefinieerd, kan je dat kort toelichten welke vier dat zijn?
We hebben 37 succesvolle hybride evenementen ontvlochten. Als dat nou succes is, hoe is dat tot stand gekomen? Dat hebben we geprobeerd te bestuderen. Daarnaast hebben we 1800 mensen geïnterviewd over wat zijn nou de dingen die je prettig vindt en niet prettig vindt en daar blijkt uit wat de eventorganizer organiseert niet altijd helemaal aansluit bij de verwachting van de deelnemer en vice versa. Formats zijn eigenlijk wat we met name op focussen en dat staat in de how-to guide van het onderzoek, daar hebben we met name in gedefinieerd dat een aantal bouwstenen die je kunt gebruiken. Een van de bouwstenen zijn de spaces, dus de omgeving die je kunt gebruiken om evenementen te organiseren. De meeste kennen we al, de locatie waar het evenement plaatsvindt, dat is het live evenement. Laten we dat als een module zien. Tweede module kan zijn de pod of de remote-locatie. Het kan zijn dat er een kleinere groep mensen kijken of deelnemen aan een evenement wat ergens anders live plaatsvindt. De derde vorm kan zijn dat het individu kijkt naar diezelfde stream. De vierde vorm kan zijn het format zoals we hier zitten in de studio, dus zonder publiek waarbij de kwaliteit van de opnames heel essentieel is. En met deze vier modules kun je gaan bouwen. Het is niet dat er maar vier formats zijn, er kunnen allerlei mogelijke vormen verzonnen kunnen worden waarbij nog een belangrijke component is en dat is de bouwsteen van de communicatie. Gaat de communicatie een-weg dus in dit geval gaat het opgenomen worden in een studio en kan het later on-demand bekeken worden of wordt het live uitgezonden direct naar een kant toe of is er ook een live uitzending terug vanuit de kleinere groep die remote zit en komt die terug de zaal in? Al dat soort zaken levert zoals je zegt complexiteit met technologie op. Video denken mensen dat is moeilijk maar audio is eigenlijk het allermoeilijkste.
Maar hoe ga je dan tewerk? Je wil zo'n evenement organiseren, waar moet je dan op letten bij die technologische keuze want zoals we in het begin van het interview zeiden; dat is wel een van de struikelblokken.
Het is een kritisch punt. Ik denk dat het allerbelangrijkste is dat je leert hoe je uitlegt wat je wilt bereiken. Een van de belangrijkste succesfactoren die wij gezien hebben was ‘design with the end in mind’. Dus dat je weet hoe het eindproduct er uit moet zien, vanuit welk perspectief. Het perspectief van de live deelnemer op de live locatie of het perspectief van pod deelnemer op de remote locatie, het perspectief van de spreker die individueel ergens zit en ergens naar een grote groep presenteert, de studioparticipant. Dat heeft allemaal te maken met cameraposities, wel of niet, wel of niet live, wel of niet on-demand, wel of niet recorded en meteen in near real-time beschikbaar. Daar hebben alle technologische keuzes mee te maken. Als eventorganizers leren een briefing op te stellen van hoe ziet dat eindproduct er uit kunnen technologiebedrijven en AVM leveranciers heel goed bepalen wat er nodig is met welke vorm van back-up of redundancy.
Volgende punt dat ik las was een hybride team bouwen, en ik leg de nadruk op bouwen, daar schrok ik dan weer even van. Wat is er dan nodig en welke competenties moet je in zo'n team hebben?
Wat we zagen is heel interessant en dat is een aantal dingen. Wat we beschreven is een case study van eBay Europe waar een aantal Europese kantoren van een organisatie als eBay sterke groei doormaken en toch op de hoogte willen blijven van elkaars activiteiten. Dat begint al intern met een vergadersysteempje. Dat is uitgebouwd tot nu al bijna een tv-productie. Maar een inhouse do-it-yourself tv-productie waarbij de norm en de kwaliteit eigenlijk in drie etappes gegroeid is tot iets wat het nu is. Dus mensen zijn zelf rapporteur geworden, journalistieke skills worden ontwikkeld, interview skills, belichting, camerawerk, al dat soort praktische dingen zodat het eindproduct goed geredigeerd is tot iets waar de tv-wereld al heel lang heel goed mee bekend is maar waar de eventwereld nog mee aan het stoeien en worstelen is om zich dat eigen te maken.
Je haalde het topic sprekers aan. Hoe moeten zij voorbereid zijn? Wat is er voor hen anders om voor een hybride evenement te spreken dan dat ze voor een zaal spreken?
Ja, ze moeten in het midden van de nacht wakker kunnen worden, dat is een ding wat heel belangrijk is. Laatst was er een evenement in Australië bijvoorbeeld en als je daar vanuit Europa wil spreken dan moet je inderdaad om drie uur ’s nachts wakker worden, scheren en zorgen dat je presentabel bent. Wat heel belangrijk is dat de sprekers goed voorbereid zijn en weten hoe ze moeten omgaan met niet alleen de live publiek die interactie zoeken maar ook weten hoe ze om moeten gaan met het niet-live publiek. Dus kijken door het oog van de camera en voorstellen hoe het is om van die andere kant te kijken en een gevoel te hebben van wat ziet nou die remote presenter, hoe kun je ze betrekken in het complot van wat je organiseert en je doet en wat laat je zien. En hoe kun je de informatie in stukken hakken zodat die aandachtspanne ook met het kijken naar dat scherm interessant blijft. Ik denk dat dat heel belangrijke competenties zijn waar veel sprekers maar ook formats op dit moment nog niet helemaal aan voldoen. De inspiratie daarvoor, dat zien we ook in het onderzoek terugkomen komt veelal uit tv-formats, dus participanten, deelnemers, spiegelen aan wat er op tv gebeurt.
En is dat omdat die formats goed zij of omdat die formats gekend zijn?
Wat grappig is als je dus met een format komt die verrast in die eventomgeving, kan dat heel goed een replica zijn van iets wat er op tv al gebeurt.
Business modellen hebben jullie ook onderzocht. Zijn mensen bereid om te betalen? Om naar een klassiek evenement te komen, daar is dat heel gebruikelijk maar om naar een stream te kijken is dat weer wat anders? Wat hebben jullie geleerd?
Nou, ik denk dat daar heel veel variaties in zijn. Even terug naar het voorbeeld van NT Live. NT Live merkte dat het kaartje voor Westend betekent dat er een bepaald soort publiek op afkomt. Het publiek wat ging kijken in de cinema’s, als je gaat kijken naar de demographics, had een kwart van het loon van de mensen die fysiek live in het Londen theater waren. Het grappige daarvan was, dat ook het prijsniveau wat acceptabel was min of meer gerelateerd was aan de prijs van een cinemakaartje. Dus 15 pond was een beetje de kritische grens, ongeveer 20 euro. Als we praten over evenementen heeft het heel erg te maken met de content die ik geconsumeerd heb; levert die aan het eind van de rit een soort beloning op? De beloning kan zijn een credit, een studiecredit. In plaats van naar het event te gaan kan ik ook dat consumeren aan het einde van de rit een of twee vragen beantwoorden om te bekijken of ik ook inderdaad dat bekeken heb met interactieve componenten en dan een credit krijgen. Uit onderzoek blijft dat als het credit gerelateerde informatie is, dan is de gemiddelde bereidheid tot betalen tussen de 80 en de 100 euro voor 1 credit equivalent, of laten we zeggen een contentstuk van een uur.
Als je nu naar de evenementensector kijkt, wat is dan volgens jou de volgende stap die een gemiddelde eventmanager moet nemen om toch meer feeling te krijgen voor hybride evenementen, wat volgens jullie de toekomst is, om toch meer in die richting te kunnen gaan?
Een van de voorspellingen, en die vraag hebben we ook gesteld aan de 1800 mensen wereldwijd, en wat daar uit blijkt dat op een gegeven moment mensen niet meer praten over een hybride evenement of live of niet-live of wat het mogen zijn. Net zo weinig als dat je nu nog praat over een zwart-wit-televisie of een kleurentelevisie. Aan het einde van de dag, wat relevant is daarin, dat we eerst als eventmanager moet je ervaren hoe het is in de verschillende perspectieven. Zorg dat je bij goede en minder goede hybride evenementen deelnemer bent, zorg dat je ervaring opdoet als spreker, ervaring opdoet als producent, al kijk je mee over de schouder van. Ga eens naar een tv-studio en probeer te begrijpen hoe de rolverdeling is en zorg dat je al die competenties op je netvlies hebt als eventmanager.
Dus je moet eigenlijk als organisator zelf een keer al die rollen, al die perspectieven geproefd hebben om ermee aan de slag te kunnen.
Dat is in ieder geval wel mijn eigen aanpak geweest. Ik wil dat zo ervaren. Als die evenementen er nog niet zijn, organiseer ze dan zelf, we hebben dat gedaan met events als eventcamp waar je vanuit verschillende perspectieven al die problemen een keer tegen het lijf loopt.
Als mensen nu heel erg geïnteresseerd zijn in het onderzoek, kunnen ze het ergens downloaden?
Absoluut. Op MPIweb.org kun je zoeken naar 'hybrid event study' van de MPI Foundation en ondersteunt door mediasite de case studies zijn allemaal gratis te krijgen. De ‘research guide’ en 'how-to guide' en de 'lessons learned' zijn documenten die te koop zijn voor 199 euro.
Bedankt voor je komst naar de studio.
Heel graag gedaan Kevin, dankjewel.
En u beste kijker alweer bedankt voor het kijken en tot volgende keer.
