Transcript
In deze aflevering vertelt Frank Wijnveld je alles wat je moet weten over crowd management en hoe je ermee aan de slag gaat voor je volgende evenement.
Dag Frank, welkom in de studio. We gaan het vandaag hebben over crowd management. Maar om te beginnen misschien: wat is precies crowd management?
Crowd-management is eigenlijk een container-begrip voor alles wat je doet om het goed te laten verlopen als het gaat om de publieksstromen, om de massa mensen die je in korte tijd ergens binnen een locatie of op een terrein ontvangt. Dat zit deels aan de voorkant; de planning die je bedenkt en de inrichting die je maakt, en deels is het ook tijdens de uitvoering, de wijze waarop je met mensen omgaat en waarop je mensen informeert. Je kan je voorstellen dat je middels informatieborden mensen een bepaalde kant op dirigeert. Nou, dat is ook een vorm van crowd-management. Als je al actief in moet gaan grijpen omdat het vervelender wordt; de beveiliging moet iets gaan doen om mensen te waarschuwen of te verwijderen, dan is het crowd-control. En loopt het echt uit de hand, dan ga je naar de laatste fase. Dan komt ook echt de overheid actief erbij. En dan is het riot-control. En dan heb je het echt over het beheersen van de rel, het weer onder controle krijgen.
Oké, maar laten we dat proberen te voorkomen dan. Precies, dat is de doelstelling. Als je het hebt over die voorbereidende fase. Wat komt daar typisch bij kijken? Hoe pak je dat als organisator aan en hoe ga je daarmee om?
Dat is afhankelijk van het evenement, hè? Wij zitten deels in het segment sport. Wij zijn met sportevenementen bezig. Stadions zijn natuurlijk al klaar voor de ontvangst. Organisaties weten al wat er op hen af gaat komen want het gebeurt bijna elke week. Maar als je kijkt naar bijvoorbeeld dance-events, die in een totaal nieuw gebouwde site op een grasveld gerealiseerd worden, dan moet je gaan kijken naar je veiligheids- plannen, naar je beveiligingsplannen, naar je inrichting, naar je informatie, naar je vervoersplannen, hoe komen mensen aan? Komen ze met de trein? Komen ze met de bus? Komen ze met de auto of de fiets? Waar kunnen ze parkeren en waar kunnen ze instromen? Als er 10.000 mensen komen, hoeveel poortjes heb ik nodig om mensen hun kaartje te controleren? En als het bijvoorbeeld een dance-event is en er zijn risico's dat er veel drugs gebruikt wordt of anderszins, en er wordt besloten om vanuit het veiligheids- concept iedereen te visiteren, te fouilleren, dan kun je uitrekenen hoeveel mensen je nodig hebt om dat binnen afdoende tijd te doen. Je kunt je voorstellen: als je 10.000 mensen moet ontvangen en je hebt 2 poortjes en 2 beveiligers...
Dat gaat lang duren voordat iedereen er is.
Precies ja, dus waar je naar zoekt is een gezonde mix om dat goed te organiseren, en waar je vooral ook naar kijkt... Wij gebruiken de theorie van de Britse professor Dr. Keith Still. Die zegt: DIM ICE, en DIM is de afkorting van Design, Information en Management. En design is eigenlijk de inrichting van je evenemententerrein. Let maar eens op als je op evenementen komt. Heel vaak als je binnenkomt, dan ben je eindelijk binnen, en dan stuit je op de rij met wachtende mensen die staan te wachten om consumptiemuntjes te gaan kopen, en die rij staat dan meestal dwars op de instromers.
Die staat in de weg.
Precies, dat is dus een ontwerpfout. Een andere ontwerpfout die vaak gemaakt wordt is dat de ruimte die beschikbaar is te klein is, te krap is, voor het aantal mensen wat er gaat komen. Het kan op het totaal zijn, maar het kan bijvoorbeeld ook een verbindingsroute zijn tussen twee area's die te smal is versus de stroom die je moet kunnen verwerken. Nou, dan gaat het drukken en op het moment dat dichtheden boven de 4-5 mensen per m2 gaat worden, dan wordt het ongezellig.
Is dat de grens?
De grens is afhankelijk van het evenement. Wij worden heel vaak bevraagd: "hoeveel mensen kunnen er per m2?"
Dat lijkt me nou zo'n voor de hand liggende vraag.
Als wij hier zo meteen om de hoek een pintje gaan pakken, dan staan we gemiddeld in een drukke kroeg met 3 mensen per m2 bij elkaar. Dat vinden wij sociaal maakbaar, gewenst. Maar je kunt je ook voorstellen dat als je vlak voor een podium staan bij een optreden en het is een populaire artiest, dat er dan wel dichtheden van 6 of 7 man per m2 gehaald worden, en dan zit je echt aan de max. Dus wat wij doen in het ontwerpen van die ruimte, het design van de plattegrond, is kijken: vlakbij het podium een hogere dichtheid als iets verder daar van af. Aan de zijkanten heb je meer mensen nodig om mensen ook naar de cateringpunten te kunnen laten lopen, of naar de faciliteiten of toiletten et cetera te kunnen laten bewegen.
Of om ook eens even te ademen.
Ja, precies ja. Maar je hebt ook verbindingsassen nodig, dat als er iets misgaat mensen een route hebben om weg te kunnen vluchten. Nou, die optelsom van die verschillende dichtheden leidt uiteindelijk tot een totale capaciteit, en daarmee ga je werken. Nou, dan heb je dat design goed overdacht. Vervolgens moet je gaan nadenken: "als mensen komen, hoe ga ik ze goed informeren?" Nou, dat goed informeren begint eigenlijk al met het in de lucht brengen van een app. Mensen kunnen op hun telefoon kijken: de laatste berichtgeving omtrent files, omtrent: we gaan zo open, et cetera. Maar ze kunnen ook hun vervoer bijvoorbeeld plannen. "We gaan met de trein. Dan hebben we aansluitend de pendelbus naar het terrein toe, en op de terugweg gaan we ook weer zo terug." Dus je hebt aan de buitenkant informatie, digitaal en fysiek, en op het terrein zelf heb je ook informatie. Die moet je ook weer bedenken vanuit de hospitality. Waar wil de klant, waar wil de bezoeker mee geservicet worden? Maar ook vanuit calamiteiten. Als het misgaat, welke informatie moet ik aanbieden zodat mensen de goede weg vinden om te gaan verdwijnen.
En dat betekent ook dat je bijvoorbeeld dynamisch kan maken dat je standaard de bars en zo verder aantoont, maar dat je 1 knop hebt in de security van als het misloopt: overal de escape-routes.
Er is hier in België een heel mooi bedrijf dat met led-schermen werkt en daar ook scenario's in kan programmeren. Zodat je de verschillende scenario's in je preparatiefase met elkaar, met de politie, de gemeente, de organisator, de brandweer, de veiligheidsregio, et cetera, kunt bedenken. En dat kan hij digitaal in zijn schermsystematiek brengen, zodat in de aansturing en de coördinatie van het evenement: "als dit gebeurt, dan kies je scenario 1 of 2 of 3", en dan gaat het programma rollen, de beveiliging weet wat ze moeten doen, en zo krijg je een op elkaar aansluitend systeem.
Maar dan komen we eigenlijk bij een heel belangrijk aspect: heel die voorbereiding dient natuurlijk om die scenario's te kunnen uitwerken.
Ja, dan kom je eigenlijk op de M, hè? We hebben design gehad, we hebben information gehad en de M van management, de organisatie. Die moet op de dag zelf goed zijn en integraal; is de overheid er wel of niet bij? Vanaf welk moment is de overheid er dan bij en in welke vorm? Maar vooral ook aan de voorkant: de organisatie moet dusdanig goed zijn aan de voorkant dat alles voorbereid is en de bezoekers ook weten waar ze in terecht komen en wat er van hen verwacht wordt. Maar ook dat grenzen duidelijk gesteld zijn. Nou, dan heb je DIM gehad, hè? Design-Information-Management. Het volgende in je planvorming is belangrijk om de verschillende fases te onderscheiden. ICE is Ingress, Circulation en Egress, en die instroom... Je kunt je voorstellen dat je op het moment dat je naar binnen gaat andere informatie nodig hebt en andere organisatie nodig hebt, bijvoorbeeld beveiligers bij de ingang, dan wanneer mensen er allemaal al zijn. Waar wij ons ook op moeten prepareren is, bijvoorbeeld als je 15.000 mensen op het evenemententerrein gaat ontvangen en er zijn 7.000 binnen en er staan nog 8.000 voor de poort, wie prepareert zich op dat moment op een scenario dat er dan ontruimd moet gaan worden? Want dan staan je uitstroomgaten vol met mensen die nog staan te wachten. Dat is één van de reden waarom je bijvoorbeeld in Engeland aan de buitenkant van tourniquets van stadions ziet dat er ook speakers hangen zodat ze de mensen toe kunnen spreken...
"Omdraaien!"
Ja, precies ja. Dus uiteindelijk is daar een hele wetenschap onderliggend aan een goed concept van crowd-management.
Maar betekent dat dat je dus ook die scenario's op voorhand op de computer en zo verder gaat proberen te simuleren?
Ja, we zijn bijvoorbeeld met SAIL Amsterdam al maanden van te voren bezig geweest. We pakken dan een plattegrond tekening, de CAD-tekening, de autoCAD-tekening vanuit de gemeente. Die lezen we in in het Pedestrian Dynamics System dat wij gebruiken. En samen met INCONTROL, de samenwerkingspartners waarmee wij simulatiemodellen maken kijken wij naar de inrichting van het gebied. We vragen aan SAIL: "waar staan horecapunten? Waar staan bus-stops? Waar staan tram-stops? Hoe verloopt de route?" En we gaan zelf in het gebied kijken. We zetten alles op foto en we verwerken al het vast straatmeubilair en bijzonderheden in het model. En uiteindelijk gaan we een hele analyse doen. Bijvoorbeeld samen met de spoorwegen. Hoeveel mensen zijn er op de vorige editie van SAIL om hoe laat aangekomen en hoe laat vertrokken? Busmaatschappijen, et cetera, politie. En zo bouwen wij een verwachtingspatroon op over de instroom en over de uitstroom en dat gaan we combineren met die verschillende lagen; plattegrond, evenement, inrichting, et cetera.
Maar dan kan je ook gaan voorspellen: dit zijn de punten waar het mis zou kunnen gaan.
Nou sterker nog, je kan scenario's gaan ensceneren waarin je een bepaalde doorgang gaat blokkeren. Wat gebeurt er als de uitgang van het station uitvalt? We hebben dat gecalculeerd op een verwerkingscapaciteit van - uit mijn hoofd - 60.000 mensen per uur. Wat gebeurt er als die verbindingsweg eruit gaat?
Waar gaat iedereen dan naartoe?
Precies, dus daar moet je rekening mee houden. Maar als je... Wat is het uiteindelijk geworden? Ruim 2 miljoen bezoekers in 5 dagen ontvangt, moet je daar wel heel goed over nadenken, van te voren.
Natuurlijk, en ik neem aan dat eens die plannen er zijn, dat het dan van cruciaal belang is om die ook naar alle betrokkenen; de organisator maar ook de ordendiensten en zo verder, om die heel goed te gaan doorspreken en dan tot actieplannen te komen.
Nou, daar zien we dat het vaak misgaat. Je hebt de publieke sector; de politie, de brandweer en de gemeente, et cetera, en je hebt de private sector; de organisatoren, de beveiliging en de productiemedewerkers. Daar zit vaak een gat tussen en je ziet nog te vaak gebeuren dat als het misgaat dat er niet goed afgesproken en voorbesproken is wie wat gaat doen. We hebben vorig jaar nog een scène meegemaakt waarin we opeens moesten gaan ontruimen omdat er noodweer naderde, en we op de zijkant van een lucifer- doosje nog een taakverdeling moesten gaan maken tussen politie, beveiliging, productie...
Dat is niet het moment dat je dat nog wil gaan doen.
Nee, dan heb je met het naderend noodweer al een uitdaging, maar stel je voor dat het een acute brand of een ontploffing is, of de security-bedreigingen die we tegenwoordig hebben, ja, dan heb je er de tijd niet voor. Dus je moet echt prepareren, vaak al maanden van te voren.
Misschien als laatste vraag: van wanneer spreek je eigenlijk over een crowd en is crowd-management echt nodig?
Crowd-management is nodig... Want het zit in onze naam, hè? Daarom hebben we ons zo genoemd; crowd professionals. Crowd-management is eigenlijk nodig vanaf... Ik zeg wel eens gekscherend: "twee mensen".
Ik wil de het nog grappend zeggen, maar nu zeg jij het.
Want ook met twee mensen kan het al misgaan. Meestal is het dan een relatie, hè? Nee, als meerdere mensen in korte tijd in een beperkte ruimte bij elkaar komen is het verstandig om erover na te denken. Dat kan een feest zijn van 500 mensen, maar dat kan ook SAIL Amsterdam zijn met dik 2 miljoen bezoekers.
Maar als ik met 30 vrienden op café ga moet ik me nog niet te veel zorgen maken?
Nee, dan gaat het ook ergens anders over.
Oké, dank je wel voor je komst naar de studio. En u, beste kijker: bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week!
