Complexe events zijn niet beter #versimpelen

Transcript

We maken het onszelf toch graag moeilijk. We bedenken complexe oplossingen, terwijl een simpele aanpak meestal nog de beste is. Jan-Peter Bogers is expert in het versimpelen van dingen.

Dag Jan-Peter, welkom in de studio.

Dank je wel.

Je hebt een ontzettend leuk boek geschreven "Versimpelen". Maar waarom maken we als mens de dingen toch graag zo complex en zo moeilijk?

Ja, dat gaat eigenlijk vanzelf. We beginnen vaak met een idee. Die ideeën zijn leuk en inspirerend. Dan wordt een idee langzaamaan een plan. Dan ga je wat dingen uitvoeren, de eerste To Do-lijstjes ontstaan. Dan wordt een plan opeens een project. En dan gaan we er van alles en nog wat bijhalen. Gaan we hoofd- en bijzaken door elkaar gooien. Vergeten we wat eigenlijk ons oorspronkelijke idee was. Wat nog heel inspirerend was. En dan wordt het ingewikkeld. Dan gaan we het complex maken.

Je hebt nu net heel mooi omschreven hoe het gemiddelde evenement georganiseerd wordt.

Dat kan ik me voorstellen. Je begint met de inhoud van je evenement. Maar op een gegeven moment komen geld en tijd en mensen die iets anders vinden dan jij om de hoek kijken. Misschien heb je wel met regelgeving te maken. En dan ben je opeens alleen maar bezig met subsidieaanvragen en met regelgeving. In plaats van met je oorspronkelijke idee, het onderwerp van je evenement. En dat is eigenlijk jammer.

Maar je hebt er een oplossing voor.

Ik heb er een oplossing voor: versimpelen. Ja, niet kant en klaar, van: doe stap 1, 2, 3, 4 en 5 en dan is het simpel geworden.

Jammer.

Ja, dat is jammer. Versimpelen is eigenlijk teruggaan naar de kern van je project. Of het nou een evenement is, of een ander soort project. Waarom doen we ook weer wat we doen? Wat is dat oorspronkelijke idee? Een heel helder onderscheid maken tussen hoofd- en bijzaken. Soms even tijdelijk het project wat kleiner maken. Zodat je echt kan focussen op de kern van het project. Waarom je het doet. En van daaruit in actie komen. Als ik het boek moet samenvatten, dan is dat: ga naar de kern en ga het dan doen.

Oké, dan zijn we klaar, dank u wel.

Als je dat weet, hoef je boek inderdaad niet meer te lezen.

Nee, maar het is toch iets complexer dan hoe je het nu formuleert. Want dat betekent dat je zaken moet gaan schrappen, loslaten en daar hebben we het als mens niet zo makkelijk mee.

Nee, precies. Eén van de tools die ik heel graag gebruik, is: maak je idee kleiner. Maar dat wil niet zeggen dat je ambitie kleiner is. Het is maar iets wat je tijdelijk doet. Tijdelijk je project kleiner maken, om het daarna weer te vergroten.

Kan je dat eens concreet maken?

Stel, je wil een museum beginnen. Dat klinkt groot en complex, een museum. Maar wat is nu de basis van een museum? Als je nu de allerkleinste vorm van een museum zou nemen.

Een kunstwerk.

Dat zijn wat kunstwerken en mensen die ernaar komen kijken. Als je die twee hebt, heb je een museum. Dat kan je op je zolder beginnen of in je achtertuin, als het beelden zijn. Of online. Dan ben je een museum begonnen. Daarna kan je het weer gaan opschalen. Voor een event, wat heb je bijvoorbeeld nodig voor een congres? Sprekers en mensen die ernaar komen luisteren. Dat is de basis. En dat ze op dezelfde tijd, op dezelfde plek bij elkaar zijn, dat is ook wel handig.

Met hybride events kan dat tegenwoordig ook al gevolgd worden.

Met online events ook. Maar als je het hebt over basisingrediënten, zijn dat sprekers en toehoorders. En al het andere, lunch en koffie, heel belangrijk, maar dat zijn eigenlijk wel bijzaken. Dus als je op die manier naar je project kijkt, wat is nu de essentie van wat we willen, misschien een bepaalde boodschap overdragen, of een bepaalde feel-good, als het een plezierevenement is. Je focust je op de hoofdzaak, kan je kijken wat er vooral nodig is, om de boel in gang te zetten. Eigenlijk is versimpelen een manier om projecten, die je gaat opstarten, snel in de flow en in actie te krijgen. In plaats van een jaar bezig te zijn met een projectplan en er dan achter te komen dat wereld veranderd is. Dus snel in actie gaan. Of als ze vastlopen, kijken wat er problemen geeft. De ondertitel van het boek is: Projecten realiseren zonder gedoe. Iedereen herkent wel dat projecten regelmatig in gedoe verzanden. Dus als het vastloopt, wat zorgt dan voor dat gedoe? Wat is de kern van je project? En daardoor kan je jouw project weer snel op de rails krijgen.

Ja, dat volg ik, maar je zegt nu: het is een stukje schrappen en focussen op wat belangrijk is. Maar betekent dat dat je hetzelfde gaat doen in je projectteam? Want vaak komt daar ook heel het gedoe vandaan. Omdat projectteams te groot worden om efficiënt te kunnen werken.

Ja, precies. Omdat heel veel mensen er iets van gaan vinden. Iedereen heeft zijn eigen expertise. En sommige projecten zijn ook gewoon ingewikkeld. Ik ben eens bij een presentatie geweest over het verlengen van de A4, een grote snelweg in Nederland. Ja, dat is een ingewikkeld project. Dat moet je niet proberen versimpelen. Maar projecten in organisaties, die vaak heel behapbaar zijn, maken we onnodig ingewikkeld. Omdat we er iedereen bijhalen die er iets over hoort te vinden, of zelfs van wil vinden. Terwijl niet altijd iedereen nodig is. Bij normaal projectmanagement vraag je je af: wat hebben we allemaal nodig? En bij versimpelen vraag je je meer af: wat heb ik nu echt nodig? Wie heb ik nu echt nodig? Maar ook: wie en wat heb ik nog niet nodig?

Die bijvoorbeeld later pas kan gaan bijschakelen.

Precies. Als je voor een event de datum hebt vastgelegd en je sprekers hebt, kan je al aan je marketing beginnen. Dan hoef je nog niet je hele catering rond te hebben. Om maar een voorbeeld te noemen.

In je boek las ik ook over actieplannen en op post-its schrijven enzovoort. Hoe zit dat precies?

Ja, dat noem ik een mini-plan-van-aanpak. Zoals ik al zei, kunnen projectplannen gigantische documenten van tien tot tachtig pagina's worden. Maar kun je ook op een post-it plannen, met ongeveer vijf tot zeven stappen, die allemaal concreet en haalbaar zijn. En voor de meeste plannen kan dat.

Is dat dan ook geen graadmeter, of het een goed plan is? Het feit dat je het zo beknopt kan formuleren.

Het beknopt formuleren, dwingt je om tot de kern van je project te komen. Zoals ik eerder zei, dat oorspronkelijke idee. Wat is nu de essentie van het plan, het project, het event dat je wil gaan neerzetten? Wat is het belangrijkste resultaat dat je ermee wil gaan bereiken? Daar word je toe gedwongen.

Ik kwam ook het woord experimenteren tegen. Dat verwacht je niet in een boek over projectmanagement. Daar willen bedrijven net zekerheid en vooruitziendheid. Maar toch vind je experimenteren belangrijk?

Ook daar is een verschil. Heb je een megaproject zoals die A4, dan moet je niet gaan experimenteren.

Laten we het eerst eens zo aanleggen, of nee, toch niet.

Precies, een te groot afbreukrisico. Maar het doel van iets een experiment te noemen, is ook om mensen binnen je organisatie mee te krijgen. Ik was laatst ergens waar mensen gek werden van de vergaderingen. Dat is volgens mij ook voor veel mensen herkenbaar. En sommige vergaderingen zijn nuttig, die zijn gericht op een bepaald onderwerp. En andere voeren we gewoon tweewekelijks, standaard op maandagochtend, altijd met dezelfde mensen, ongeacht of we iets te bespreken hebben. Toen zei iemand: kunnen wij die vergadering de komende tijd niet gewoon eens konden afschaffen? Daar word ik altijd heel blij van. Ik denk altijd: doe maar. Maar als je dat in een organisatie voorstelt, gaan veel mensen natuurlijk steigeren. Want ze hebben zekerheid aan die vergaderingen. Dus als je zegt dat je gaat stoppen met de reguliere vergaderingen, dat gaat niemand accepteren. Maar als je het een experiment noemt, om een maand geen reguliere vergaderingen te houden, dan zeggen mensen dat ze misschien wel een maand willen proberen. En na die maand kan je het altijd nog terugdraaien. Omdat het misschien niet gewerkt heeft. Maar in ieder geval heb je dan al ervaring opgedaan. Je hebt het gewoon toegepast, je hebt het gewoon gedaan. Je hebt gezien wat het effect is. En waarschijnlijk gaan mensen elkaar voor belangrijke zaken toch wel opzoeken. Terwijl de onbelangrijke dingen niet meer worden besproken.

Oké. Ik vind het een ontzettend leuk idee om mee aan de slag te gaan. Om dingen simpeler te gaan maken. Mensen die het boek willen komen, waar kunnen ze het precies krijgen?

Het makkelijkst is om het online te kopen, het is inmiddels al twee à drie jaar uit, bij bol.com en managementboek.nl voor Nederland.

Maar bol.com is ook in België.

Precies, daar kan iedereen het kopen. Dus dat is het makkelijkst. Als je op die site op Versimpelen zoekt, kom je daar vrij snel terecht.

Lekker simpel. Jan-Peter, dank je wel voor je komst naar de studio.

Heel graag gedaan, dank je wel.

En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.