Transcript
Zakelijke teksten schrijven is topsport. Eugène van Haaren schreef het boek Zakelijk Schrijven voor Dummies. Hij vertelt hoe ook jij helder en met impact kunt communiceren.
Dag Eugène, welkom in de studio.
Hallo.
Je hebt het boek geschreven Zakelijk Schrijven voor Dummies, maar vandaag gaan we eerst wat dieper inzoomen op zakelijk schrijven; waarom is dat topic zo belangrijk?
Omdat de meeste mensen geen roman zullen schrijven in hun leven, of hooguit wat gedichtjes voor familie, of de geliefde, maar veel vaker teksten zullen schrijven als brieven, sollicitatiebrieven, brieven naar instanties. Maar ook teksten voor internet voor je eigen website, of in het bedrijfsleven, voor marketingdoeleinden. Of meer journalistiekachtige teksten. Noem een persbericht om in de publiciteit te komen. En natuurlijk omdat we tegenwoordig in een digitaal tijdperk leven, vooral heel veel online-teksten. Daar heb je bepaalde manieren voor om die goed te schrijven.
Ja, want het is een stevig boek geworden. Wat is er dan mis met de manier waarop wij allemaal zakelijke teksten schrijven?
Niet iedereen doet het verkeerd, maar het kan heel vaak beter. En waar het op neerkomt is heel vaak dat de teksten die we schrijven te moeilijk zijn. We maken te lange zinnen, zinnen van 15 woorden en langer. Maar 15 is eigenlijk het maximum. Daarna verdwaalt de lezer in een regel of in een zin.
Ja, want dan moet je hem drie keer opnieuw lezen om nog te begrijpen wat er bedoeld wordt.
Precies. Of mensen gebruiken te moeilijke woorden. Ook marketingtermen. Dat is vaak voor de afzender duidelijk maar de ontvanger weet niet precies wat je bedoelt.
Omdat het echt vakterminologie is?
Omdat het vakterminologie is, of woorden uit het Engels afkomstig die niet voor iedereen even bekend zijn. En op het moment dat je moet gaan nadenken over woorden dan lees je langzamer of je verliest je belangstelling. Met als gevolg dat je de tekst helemaal niet meer uitleest, aan de kant legt. Daarmee gaat het doel van de tekst… verlies je dan. De lezer doet niet wat jij wil, koopt niet bij jou, is niet geïnformeerd, ergert zich, gaat de helpdesk bellen. Met als gevolg een hoop toestanden die je niet wil.
Hoe doe je het dan anders? Je zegt al van, kortere zinnetjes, geen moeilijke woorden…
Ja.
Wat kun je nog doen?
Actief schrijven.
Actief schrijven? Wat is dat precies?
Woorden als worden en zullen, die kun je er heel vaak uit laten. Ons bedrijf zal binnenkort dit en dat gaan doen. Nee. Ons bedrijf doet dit en dat, dan en dan. Noem dan meteen ook wat je gaat doen, dan maak je zinnen concreter. Zorg ervoor dat je ook met de kern begint. Val met de deur in huis. Dat is heel anders dan je vroeger op school geleerd hebt, en misschien nu nog steeds. Teksten in deze tijd zijn eigenlijk heel vaak geen opstelteksten meer. Zo heb je het wel geleerd, met een inleiding, een middenstuk en een slot. Dat is voor een opstel fantastisch, maar nu willen mensen heel snel weten waar ze aan toe zijn. Ik moet altijd een beetje denken aan dat liedje van punkband The Clash: Should I Stay or Should I Go. Een lezer wil binnen een paar tellen weten, is dit iets voor mij of is dit niks voor mij. Dus de kern vooraan.
Dat is hetzelfde met een e-mail, hè. Je beslist eigenlijk binnen een paar seconden: ga ik hem lezen, of is het spam en verdwijnt-ie de prullenbak in.
Ja. Mensen hebben veel meer te doen dan alleen maar jouw tekst uit te lezen. We leven niet meer in de middeleeuwen. Daarin had je formatie die je in je leven kreeg, die krijgen wij nu per dag over ons heen uitgestort. Er zijn onderzoeken bekend die het hebben over 100.000 woorden per dag die wij, al dan niet bewust, tot ons nemen.
Dat is gigantisch.
Dat is verschrikkelijk. En het neemt elk jaar met vijf procent toe. Dus daar moet je wat mee, als lezer. Lezers hebben daar al een tactiek voor bedacht, die zijn scannend gaan lezen. Die lezen alleen nog maar titels, kopjes en tussenkopjes. Daarom moet jij als schrijver ook scannend schrijven. Wat betekent: bondige koppen die prikkelen, en tussenkopjes die informatief zijn. Dus bijvoorbeeld, als je een jaarverslag schrijft - ik noem maar eens een saaie tekst – zeg dan niet, winst, of omzet. Nee, zeg dan: lagere winst, hogere omzet, meer personeelsleden, en toch meer verkocht, of zo. Dat zegt veel meer dan alleen maar die losse woordjes. Een lezer moet als het ware met alleen de titel en de tussenkopjes zijn verhaal al in zijn hoofd hebben. Hij moet kunnen denken, dit is interessant voor mij. Dan gaat hij verder reizen. En anders gaat hij heel snel door naar iets anders. Kan hij dat niet, dan slaat hij de tekst sowieso over. Dus dan leg je het af tegen concurrerende informatie.
Heeft het ook niet vaak te maken met, Want je zegt net al, je hebt een doel als schrijver…
Ja.
Heel veel teksten die ik lees lijken tientallen doelen te hebben.
Ja. En dat is ook een probleem. Je moet van tevoren bedenken wat jij wil van de lezer. En dat heet met een vakterm, taakgericht schrijven. Je moet bedenken: wat wil ik dat die lezer gaat doen? Wil ik hem gewoon informeren, dat hij op de hoogte is? Omdat jij bijvoorbeeld van de overheid bent en een plicht hebt om burgers te informeren? Of wil je hem aanzetten tot aankoop van iets wat voor hem van belang is? Dan moet je dat van tevoren al bedenken. En dan moet je een keuze maken. Wat is het belangrijkste dat ik hem wel laten weten? Heb ik meer dingen te vertellen? Dan kies je een ander moment, met een andere brief of een andere pagina op je website, om dat andere onderdeel te vertellen. Want als je zegt, dit en dat en dat is ook allemaal belangrijk, dan gaat de lezer - eventueel als hij alles leest, zelf zijn keuze maken en dan kiest hij misschien net het verkeerde, hetgene wat jij minder belangrijk vond.
Ja. En dan bereik je uiteindelijk niks.
Nee. Dus: kiezen is verliezen? Ja. Maar daardoor hou je wat je ook nog wil vertellen over voor een volgende keer. En dat is ook leuk, heb je dan ook nog stof.
Heb je een idee waarom wij toch graag zo ingewikkeld en met moeilijke woorden allemaal willen schrijven?
Ja. Het is heel verklaarbaar. Toen ik de Academie voor de Journalistiek deed, toen dacht ik ook, ik moet een stuk schrijven... Dat was voor de lezers van het NRC Handelsblad - in Nederland dé krant voor intellectuelen, zeg maar. Dus ik had daar heel veel mooie termen in gegooid. En het commentaar eronder luidde, één woord: watbedoelu? Toen zei ik, maar dit is bedoeld voor een hele hoogopgeleide doelgroep, dus die snapt dat wel. Maar toen al, en dan heb ik het echt al over decennia geleden, zei die docent: ja maar Eugène, ook die mensen willen een makkelijk leesbaar verhaal lezen waarin de feiten staan. En die feiten veranderen niet, maar de manier waarop je het opschrijft, dat kan een hele hoop verschil maken. En dat blijkt ook uit onderzoek. Hoogopgeleide mensen, hoog geletterden worden die ook wel genoemd, die zijn tevredener met eenvoudige teksten. Waarom? Dat is heel makkelijk. Ze lezen ze tot 60 procent sneller dan moeilijke teksten. En jij als schrijver zou daar ook heel tevreden over moeten zijn, want ze doen veel vaker wat jij van ze wil. Dus ook hoogopgeleide mensen willen eenvoudige teksten, want die hebben het net zo druk als ieder ander, en willen kunnen beslissen: is dit iets voor mij of niet?
Bij ons op de redactie schrijven we natuurlijk heel vaak teksten. Ik merk dat wij er toch heel wat tijd in steken om een tekst to the point te krijgen. Heel veel overbodige dingen zelfs te gaan schrappen. Het lijkt wel meer werk om een makkelijke tekst te schrijven dan een moeilijke.
Dat is, inderdaad, de treurige boodschap van dit gesprek. Makkelijk schrijven, makkelijke tekst te schrijven, is niet moeilijk, dat is heel fijn. Iedereen kan het, met een paar van die regels die ik net vertelde. Maar het kost wel meer tijd. Jij moet namelijk nadenken over wat jij wil gaan vertellen. En alle overbodige zinnen en woorden moet je eruit gooien. Of je moet alternatieven zoeken voor moeilijke woorden die voor jou heel vanzelfsprekend zijn, maar voor iemand anders niet. En dat kost tijd. Maar het goede nieuws is dan weer dat die tijd die jij erin steekt, je de lezer bespaart, en je boodschap dus effectiever wordt. Het is eigenlijk al heel erg lang bekend, dit. Een Franse wetenschapper, Blaise Pascal, schreef ooit eens in een brief: ik heb haast, dus ik schrijf je een lange brief.
Mooi. In die tijd hadden mensen nog niet zo heel veel te doen qua lezen. Toen kon dat eventueel nog. Maar hij had al door, ik verplaats het probleem eigenlijk naar mijn lezer. En dat moet je niet willen.
Daar straks in het gesprek haalde je al heel kort aan: Engelse termen, pas daar ook mee op. Langs de andere kant merk ik bijvoorbeeld dat bijna in alle teksten steeds vaker Engelse woorden terugkomen. Hoe ga je daar dan op een slimme manier mee om, met al die Engelse taal? Want soms zijn daar gewoon geen mooie vertalingen voor te vinden.
De Fransen zullen het daar niet helemaal mee eens zijn. Wat je zou kunnen doen, als je denkt, dit moet echt zo verteld worden, anders begrijpen mijn vakgenoten niet wat ik bedoel. Ik raad mensen aan om het woord dat je gebruikt voor de zekerheid de eerste keer altijd even uit te leggen in een bijzijn. Zeg even wat jij er onder verstaat. Want zelf onder vakmensen wordt er niet altijd hetzelfde begrepen onder een woord. Hetzelfde geldt voor afkortingen, zoals een cv. De meesten zijn mensen zullen zeggen curriculum vitae, maar in de beide Limburgen, in België en in Nederland…
Centrale verwarming, kan het ook zijn hè.
Als het winter is, dan denk je eerder aan een centrale verwarming, of, in de carnavalstijd, aan een carnavalsvereniging.
Ah ja.
Dus zo hangt het van de context af wat iets betekent. Dus jij als afzender moet gewoon net even, een stapje extra zetten en in een bijzin even zeggen wat dat woord betekent, of wat jij er onder verstaat. En dan is er niks aan de hand. En dan mag je het wat mij betreft verder in de tekst gebruiken. Maar als er alternatieven zijn in het Nederlands, gebruik die dan gewoon.
Oké. Eugène, we gaan allemaal jouw boek lezen, want we willen hier uiteraard allemaal meer over weten. Ontzettend bedankt voor je komst naar de studio.
Graag gedaan.
En u beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
