Transcript
Een groot team aansturen op een evenement brengt soms heel wat kopzorgen met zich mee. Huibert van Os geeft praktische tips voor middle managers op evenementen.
Dag Huibert, welkom in de studio.
Dank je wel.
We gaan het vandaag hebben over een aspect van een evenement waarop eventplanner-tv althans nog niet vaak over gehad hebben.
Mooi.
Dat is die middlemanagementlaag: het aansturen van teams.
Ja.
Hoe pak je dat nu aan?
Ik denk het belangrijkste om mee te beginnen is,de realisatie van evenementenorganisaties dat ze, vaak vanuit een klein team heel veel presteren met elkaar. Qua planningen maken, creatieve invulling, programmeringen,en alles wat daarbij komt kijken. Maar in de praktijk blijkt wel dat het echt een andere soort, dat het echt een andere tak van sport is, om vervolgens op het evenement zelf honderden mensen personeel te krijgen. En dan te zorgen dat er veilig gewerkt wordt, dat ze zich aan de regels houden. Dat er vooral efficiënt gewerkt wordt en effectief gewerkt wordt. En daar heb je een ander soort mens voor nodig. Daar heb je een aansturend team voor nodig dat op het veld staat en dat de belangen van de organisatie vertegenwoordigt en behartigt. En daar constant mee bezig is eigenlijk.
Jullie hebben daar heel wat ervaring mee. Vanuit die ervaring; waar begint het? Je hebt een groep mensen; hoe zorg je ervoor dat die allemaal de juiste richting uitgaan?
Ik denk dat het belangrijkste daarvan weer is dat je je realiseert dat ‘ik dat niet zelf kan doen’. Je staat hier zelf nu maar daar zit natuurlijk een gigantisch team omheen met mensen die dat allemaal regelen en fiksen. En het begint dus ook bij dat team. Wat voor type mens heb je nodig om in dat middenmanagement te zitten? Wij zeggen bij ons altijd: hire the attitude, teach the skill. We zijn bezig met het zoeken van mensen die loyaal zijn, die discreet zijn, maar die ook tegelijkertijd een vorm van autoriteit kunnen uitstralen.
Ja, want als het erop aankomt moeten ze het wel in handen kunnen nemen.
Ja. Gastvrije assertiviteit, noemen wij het bij ons. Maar het idee is inderdaad: je hebt vierhonderd man, die moeten het leuk hebben met elkaar. En als wij zeggen wij willen linksaf, dan moet iedereen wel direct naar links. En dat is ook omdat, alles wat het middenmanagement doetis meestal een consequentie op iets anders wat gebeurt. De je hebt geen tijd voor discussie, geen tijd voor gezellig samen naar het festival, of op een festival werken. Het is een fabriek en die moet draaien en je hebt mensen nodigdie dat goed kunnen aansturen. Dus de selectie van je middenmanagement en het teamis heel belangrijk. Waarbij dus ook dat vormen van dat team heel belangrijk is. Je kan allerlei verschillende mensen uit allerlei hoeken halen die individuele kwaliteiten hebben... Maar om een grote groep mensen - nu hebben we het over honderden mensen beveiliging, of honderden mensen horeca, of evenementen die meerdere dagen zijn met campings - dan moet je een team hebben wat zo goed op elkaar ingespeeld is dat, als er iets gezegd wordt, dat iedereen gelijk snapt waar het over gaat. Die hebben casussen nodig, die hebben ervaring nodig. Een organisatie die vier feesten per jaar organiseert en een eigen middenmanagement neerzet, is vanuit een loyaliteitsperspectief misschien een hele logische keus. Omdat je die mensen kent. Daar zit een bepaald vertrouwen in.
Maar ja, ze doen het uiteindelijk maar vier keer per jaar. - Precies!
Wij doen dat nu bijna driehonderd keer per jaar; dan krijg je een hele andere samenstelling van zo’n team. Die snappen wat het effect is van een prullenbak verplaatsen op een festival, wat dat doet met de stroom mensen. En die snappen dat het in het belang van de organisatie is om niet teveel mensen achter de bar te hebben staan. En die snappen dat, als een bepaald gebied dicht gaat, dat je daar dan ook alles leeg trekt en zorgt dat daar geen kosten meer gemaakt worden. Dus ik denk, uiteindelijk het middenmanagement gaat, heel erg over besparen van kosten. Het gaat denk ik heel erg over, snappen waar de kosten zitten. En zolang je vanuit de organisatie denkt, kun je die belangen dus ook behartigen en dan kun je die kosten ook managen. Supergezellig, leuk, een evenement - ik pak weer die vierhonderd man: je moet precies weten wanneer ze begonnen zijn met z’n allen, je moet weten wanneer ze gestopt zijn, en je moet op ieder moment van de dag weten waar ze zijn en wat ze voor je aan het doen zijn. Het is heel makkelijk om bij vierhonderd man mensen kwijt te raken. Maar einde van de dag is die rekening er wel. Dus met ons team moeten we ervoor zorgen dat die mensen allemaal op de juiste plek, op het juiste moment, En dat we het allemaal registreren. Dat we weten wat er gebeurt. En dan kun je kosten gaan besparen. Dan kun je zeggen: dan gaan jullie nu alvast naar huis want het is niet meer nodig. Als je dat bij de leveranciers en de toeleveranciers zelf neerlegt; die hebben nu eenmaal andere belangen.
Ja. Die willen uurtjes factureren.
Die willen uurtjes maken, toch? En omdat wij alle facetten doen, Wat mij betreft moet een middenmanagementteam op een festival ook volledig multidisciplinair inzetbaar zijn. Dus ook die multidisciplinaire kennis hebben over de verschillende elementen op een festival, en heel goed snappen wat hun rol is in dat plaatje, in die puzzel. Dus als je de puzzelstukjes van iedereen snapt, dan kun je hen helpen. Dan kun je ook logica zien van, waarom zij keuzes maken.
Hoe doe je dat praktisch? Want ik zie jou hier, Jullie komen dan ook in contact met een hele groep mensen die jullie niet kennen. Jullie moeten die gaan aansturen op een dag. Hoe pak je dat concreet aan?
Nou, leuk. Het begint bij voorbereiding.In de zin van: alles draait om communicatie. Van tevoren duidelijkheid te scheppen over wat er gaat gebeuren. Ik zeg misschien wel drie keer per dag: wij zijn bezig met het uitsluiten van discussie. Je hebt geen tijd voor discussie tijdens het evenement. Daar moet je onder hele hoge druk, heel snel, heel goed presteren. Dus je wil van tevoren zoveel mogelijk discussie uitsluiten. Daarom communiceren wij ook van tevoren heel duidelijk over iets simpels als, bij dit evenement mag je geen telefoon op zak hebben. Een stom voorbeeld, maar dat communiceer je van tevoren. En dat scheelt dat er niet vierhonderd man op de dag zelf vragen: hé, maar waarom mag ik dan geen telefoon op zak hebben? Dus als je duidelijk bent in je communicatie van tevoren, dan scheelt het al heel veel communicatieproblemen op het evenement zelf. Moet je wel weten waar die mensen mee zitten. Dus ook weer, stel, ik ben de organisator, ik ben bezig met met het creatieve ontwerp van de stage, dan is het best moeilijk om je te verplaatsen in de beleving van iemand die voor jou de beveiliging komt doen. En dus hen ook de juiste informatie te geven die hen rust geeft. Als je die voorbereiding eenmaal goed hebt, gaat het over de rooting en de signing en de communicatie op het evenement zelf. Als dat aan het begin niet goed is, dan krijg je dat mensen allemaal te laat aan komen, heb je minder tijd om ze te vertellen wat ze moeten doen. Dan moeten ze opeens rennen, rennen, rennen naar de locatie waar ze moeten zijn zodat het feest op tijd kan beginnen.
En ze moeten die ook vinden, die locatie.
Die locatie. Nou, bij ons is het voordeel, wij brengen altijd iedereen naar de locatie. Het is ook wel leuk dat je daarover begint. Een middenmanagement voor mij is niet alleen de show. Juist niet. Toen wij ooit begonnen zes jaar geleden, ging het inderdaad over shows draaien. Grote groepen mensen onder hoge druk, waar gastvrijheid leidend is, dat is wat we wilden. Maar puntje bij paaltje; als er dan iets gebeurt en ik moet een brandblusser hebben, ja, ik heb het niet zelf neergezet. Dus hoe kan ik dat fiksen? Nou, dat is door met dat team zelf alle brandblussers neer te zetten. Zelf alle tafels, al het meubilair, alle ijskasten; we zetten het allemaal zelf neer van tevoren. En dan op show, als je moet schakelen, dan hoef je niet meer na te denken over, moet ik nou zo lopen of moet ik nou zo lopen. Want je bent daar al de hele week bezig geweest. Ook weer gewoon pure efficiëntie op het evenement. Je schakelt gewoon tien keer sneller daardoor. Gewoon jongens die het al van tevoren weten. En alle mensen die het daardoor niet weten, die begeleiden wij naar alle plekken waar ze moeten zijn. Want als twintig man zegt, daar ergens moet je zijn, Dat komt de helft niet aan.
Dan komt de helft niet aan. Of we moeten veel te veel betalen voor die uren terwijl ze niet aan het werk zijn.
En dan daar ter plekke krijgen ze een briefing?
Ja. Nou nee, sorry, even voor de duidelijkheid. Het is een heel traject. Dus we hebben van tevoren communicatie met ze gehad op de mail, op de app, we hebben ze gesproken. Dan komen ze aan. Dan zorgen we dat ze allemaal op de juiste plek staan, dat ze weten waar ze naartoe moeten. Dan leg je iedereen dezelfde regels uit. En vervolgens splits je iedereen op. En laat je, de plekken waar ze naartoe gaan, die de briefings geven. Maar de basisregels moeten voor iedereen gewoonhetzelfde zijn. En die moeten ze honderd keer hebben gehoord. Want dan kun je ook handelen, dan kun je schakelen. Dan kun je zeggen: wat jij nu hebt gedaan is gewoon niet oké. En dan krijg je niet een discussie over waarom dat dan niet oké is. Want dan kun je zeggen: ik heb je honderd keer van tevoren verteld dat het niet oké is.
Maar dat is nog zo’n dingetje, je zit met mensen die daar één dag komen werken; naar motivatie toe is dat ook wel een probleem. Want iemand die je vaste dienst hebt kun je zeggen: oh, pas op, want anders mag je niet blijven. Maar iemand die maar één dag voor je komt werken op een evenement, dat is heel wat moeilijker.
Nee, precies. Dus ons eigen team zelf, het middenmanagementteam, dat is een team wat dedicated en dit dag in, dag uit aan het doen is. Al die eendagsmensen die komen, die dagjesmensen, die werken superhard voor ons. Maar we zijn wel bezig met… De briefings van tevoren, de communicatie en de leiding op de dag zelf is heel specifiek, is heel directief. ‘Jij pakt dit nu op gaat dat doen.’ Omdat je zoveel mensen krijgt, en je weet niet op welk niveau iedereen zit, moet je één lijn trekken. Iedereen heeft die lijn. En als we beginnen kun je zeggen: oké, jij snapt mij, dus ik ga jou ietsje meer laten doen, ik ga jou een stapje verder laten zetten, ik ga jou misschien een klein beetje zelf laten nadenken. Gepast eigen initiatief.
Maar dan moet dat middle management eigenlijk ook gewoon hele goeie peoplemanagers zijn.
Ja. Dus het team zelf moet supergoed op elkaar aangesloten zijn. Maar dat heeft echt puur met de groep te maken. We hebben 180 sollicitanten in het jaar en er worden er vijf aangenomen, omdat die binnen het team passen. Die snappen het. Die hebben ook de discretie die je nodig hebt,maar ook de assertiviteit. En dat gaat echt over persoonlijke coachinggesprekken, dat gaat over trainingen. En heel veel ervaring opdoen, gaat het over. Absoluut peoplemanagers. Ik zeg ook altijd, je mag best een beetje een bitch zijn, want er moet wel gewoon geluisterd worden. We moeten wel met z’n allen die kopdezelfde kant op houden. En twee, drie jongens die een eigen programma gaan draaien, creëert heel veel onrust in de totale organisatie. Vanuit dat creatieve oogpunt wordt er heel vaak gezegd, we moeten het met elkaar doen, we zijn samen dit aan het doen. Zeker zo, absoluut, maar in dat samen moeten er duidelijke rollen zijn. Er moet een hele duidelijke rolverdeling zijn. Iedereen moet weten, als die persoon zegt, we gaan rechtsaf, dan is er geen discussie, gaan we nu met z’n allen rechtsaf. En dat je achteraf vraagt waarom, prima. Maar op het moment zelf: niet waarom, niet hoezo, niet wat dan ook.
Gewoon doen.
Gewoon direct doen. Dan achteraf, drinken we met elkaar een biertje, barbecue erbij, helemaal gezellig. En dan kun je zeggen: hé, wij moesten toen linksaf; kun je me uitleggen wat de beredenering daarvan was, wat erachter zat dat we die kant op gingen. En dan wil ik het je met alle plezier uitleggen. Dan kan het zijn dat de diensten iets wilden, dat de organisatie iets wilde, of dat een andere leverancier een wijziging in de planning had. Het kunnen honderd dingen zijn. Maar op het evenement zelf,kun je niet aan vierhonderd man gaan uitleggen waarom er nu iets gebeurt. Dan moet er gewoon geluisterd worden
Dat is een hele goeie om mee af te sluiten. Huibert, dank je wel voor je komst naar de studio.
Dank je wel, dank je wel.
En u beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
