Transcript
Hallo Jean-Paul.
Hallo welkom.
Vorige week ontving ik dit zeer interessante boek van je. Protocol om relaties vandaag te beheren
En ik dacht: nou dit is een interessant onderwerp om te bespreken in een eventplanner-aflevering.
De titel van het boek, Protocol to Manage Relationships Today, suggereert al dat er een verschil zou kunnen zijn tussen hoe het protocol vandaag is en hoe het in het verleden was.
Nou, ik ben blij te horen dat dit de associatie is die je hebt met de titel van het boek. Want dat is precies wat we proberen te bereiken. Ik bedoel: dat is de belangrijkste boodschap van het boek.
Ik ben nu vijfentwintig jaar protocolprofessional. Ik weet dat er veel weerstand is tegen de formaliteiten van het protocol. Er is veel onbegrip. En dit begrijp ik volledig. Maar ook in onze huidige samenleving heeft protocol zijn waarde. Dus ik denk dat het erg waardevol is in de wereld waarin we nu leven.
Maar kunt u misschien een voorbeeld geven van wat het was en wat het nu is?
Nou, ik denk dat het protocol vroeger veel strikter was.
Dus we volgden het protocol bij evenementen altijd min of meer op dezelfde manier. En we leven nu in een samenleving waarin dingen heel snel veranderen. En het protocol is niet gemaakt om erg flexibel te zijn. Protocol gaat over het opnieuw toepassen van dezelfde regels.
Dat heeft te maken met het opbouwen van vertrouwen en het managen van verwachtingen. Mensen weten wat ze kunnen verwachten en daarom moet het protocol elke keer min of meer hetzelfde zijn.
En wat we probeerden te bereiken door het boek te schrijven, is de lezer een methode, een manier, te geven om het protocol op flexibelere manieren toe te passen. Om minder rigide te zijn. Minder afhankelijk zijn van een vast setje regels.
Als ik aan protocol denk, denk ik nog steeds aan de koninklijke familie en vooral in het VK.
Denken zij hetzelfde, denk jij? Dat protocol verandert.
Nou, dat is een heel goede opmerking.
Ik denk dat we in dit deel van de wereld veel meer geneigd zijn om het protocol te veranderen. Maar ik denk dat de rest van de wereld snel volgt.
Ik heb het boek eigenlijk geschreven met veel mensen die vroeger voor de Britse koninklijke familie werkten. In Groot-Brittannië bijvoorbeeld...
In het boek schrijven we over het koninklijk huwelijk van Prins Harry en Meghan Markle. En ze veranderden veel van de protocolregels.
Bijvoorbeeld: Meghan Markle ging alleen de kerk binnen. En halverwege werd ze opgewacht, niet haar eigen vader, maar de vader van de bruidegom: Prins Charles. En hij bracht haar helemaal naar het midden van de kerk. Dit lijkt misschien geen grote verandering. Maar vanuit het perspectief van koninklijke families en het perspectief van het protocol is dat een grote verandering. En er waren nog veel meer van dat soort voorbeelden tijdens die bruiloft. Aan de andere kant gebruikten ze...
Ze hebben het protocol niet helemaal afgeschaft. Ze gebruikten nog veel protocolregels. Het koninklijk huwelijk had dus nog steeds een sprookjesachtig gevoel. Veel mensen keken naar de bruiloft. Mensen hielden ook van de bruiloft. Maar ze veranderden het protocol enigszins, zodat het een veel groter publiek aansprak. Het werd bekeken door mensen van over de hele wereld. En het bracht hen op dat moment naar het hoogtepunt van hun populariteit.
Denk je dat dat de belangrijkste reden is dat ze veranderd zijn? Omdat het meer mensen aanspreekt?
Ja. Bijvoorbeeld: de gastenlijsten. Normaal gesproken zou je volgens het protocol autoriteiten uitnodigen. Dus de voorzitter van het Nationale Parlement, de burgemeester van waar de bruiloft plaatsvindt et cetera. Dat zijn geen mensen die direct herkend worden door een groot publiek.
Voor hun bruiloft nodigden ze beroemdheden uit. Mensen die erg actief zijn in goede doelen. Dus voor de mensen thuis waren er nog veel meer gasten te herkennen als je de bruiloft op televisie aan het kijken was.
Zou dat ook te maken kunnen hebben met het feit dat ze dat zijn als koppel? En ze willen vertegenwoordigen wie ze zijn?
Ja, ik denk dat ze heel goed begrepen wat ze wilden bereiken. Wie zijn zij. En dat hebben ze heel goed vertaald in hun Royal Wedding. En natuurlijk was Harry niet de eerste in...
Zou nooit koning van het Verenigd Koninkrijk worden. Hij heeft dus meer vrijheid om het protocol te wijzigen. Maar ik denk dat het een heel goed voorbeeld was van hoe ze een paar regels hebben veranderd, veel van de andere regels hebben behouden en een veel groter publiek hebben weten te bereiken. En een enorme populariteit bereiken na hun huwelijk.
Ja, nu hebben we het over protocol in het Koninklijk Huis. En dat is waar iedereen het eerst aan denkt, denk ik, als je het over protocol hebt.
Maar eigenlijk is protocol iets dat we allemaal elke dag gebruiken.
Ja, ik denk dat protocol vaak wordt geassocieerd met, voornamelijk, Royalty. Koninklijke families. Maar het is ook van toepassing op andere organisaties.
Zo beschrijven we in het boek bijvoorbeeld modeontwerpers die protocollen gebruiken om ervoor te zorgen dat de juiste vergaderingen plaatsvinden. En de mode wordt verkocht aan de pers of aan mensen die de mode daadwerkelijk kopen. Ook al is het werkprotocol niet erg gebruikelijk in de modewereld, het is precies hetzelfde.
Ik beschrijf ook een dansevenement in Nederland, waar we vroeger werkten. En we hebben eigenlijk exact dezelfde methode gebruikt als bij de Royal Wedding. We gebruikten het op het dansevenement om ervoor te zorgen dat bepaalde mensen op een bepaalde manier welkom werden geheten.
Protocol is gebaseerd op kijken naar de stakeholders en bepalen wie het belangrijkst is. Wie zijn voor ons de meest gewaardeerde stakeholders? En van bepaalde mensen moeten we zorgen dat ze zo positief mogelijk naar huis gaan. Volgend jaar komt er dus een volgend dance event. Bijvoorbeeld sponsoren. Of een beroemdheid uit de gemeenschap. En je kunt mensen op een bepaalde manier behandelen om ervoor te zorgen dat ze een heel positieve indruk van je evenement hebben.
Hoe zit het met het protocol in Corona-tijden? Hebben we nu ook een protocol voor virtuele meetings? Of hoe moet ik dat zien?
Nou, dat vind ik een heel interessante vraag.
Ik denk dat de zeer positieve kant van Corona is dat het de waarde van offline meetings bewijst. En online heeft natuurlijk veel vervangen en zal veel vervangen en zal nooit helemaal verdwijnen. Maar we beseffen nu hoe belangrijk het is om offline meetings ook daadwerkelijk te organiseren.
Bijvoorbeeld: vertrouwen opbouwen. U kunt het online doen. Maar er zal vele, vele malen meer nodig zijn...
Het zal veel meer tijd kosten om een vertrouwensrelatie op te bouwen.
Ik denk ook dat we in een fase zaten dat er veel evenementen werden georganiseerd. Maar de meeste aandacht ging uit naar wat er op het podium gebeurt. Wat is het thema? Of wat eten of drinken we? En vanuit een protocolperspectief komen die elementen op de tweede plaats.
De belangrijkste focus van een evenement waarbij gebruik wordt gemaakt van een protocol is: wie komt er? En als ze komen, hoe zorgen we er dan voor dat ze elkaar ook daadwerkelijk ontmoeten? Zodat ze daadwerkelijk een relatie kunnen gaan opbouwen, bij voorkeur van vertrouwen.
Ja, een paar maanden geleden hadden we Rutger Bremer, hier in de studio. En hij had het over de Connecting the Dots-evenementen die jullie samen deden. Een van de evenementen die je samen met hen deed.
En je deed een soort experiment om de focus daar op te leggen. En ik herinner me dat hij vertelde dat iedereen op het evenement erg enthousiast was over de aanpak. Kun je iets vertellen over hoe je...
Wat heb je daar precies gedaan?
Ja, nou, het was een experiment voor hem. Het was geen experiment voor ons. Zo werken wij altijd.
Maar wat we deden, is dat we veel tijd hebben besteed aan het nadenken: wie gaat er naar het evenement? En wie zou voor wie interessant moeten zijn? Dus, wie moet er naast wie op de stoel zitten?
... aan de mensen en aan het uitgangspunt en wie moeten ze ontmoeten.
En bijvoorbeeld: mensen werden bij binnenkomst welkom geheten door Rutger en door mijzelf. We zijn allebei de hoofdgastheer. En toen brachten we alle gasten naar een andere co-host. En de co-host had de opdracht om alle mensen om hem of haar heen aan elkaar voor te stellen. En toen gingen we zitten voor een lunch. Het was eigenlijk een geplaatste lunch. Mensen zaten naast andere mensen, zodat er nog meer ontmoetingen konden plaatsvinden. We hebben ons er dus echt op gericht ervoor te zorgen dat de mensen zoveel mogelijk mensen ontmoetten. En tussendoor waren we eigenlijk aan het uitleggen waarom we dit deden en hoe we dit deden. Dit was dus eigenlijk een training en een ervaring tegelijk.
Door de tweede host te hebben, neem ik aan dat je het ook niet zo geforceerd maakt.
Want als je gewoon zegt: oké, hier is een persoon, hier is een persoon, laten we dan samen praten. Dat werkt natuurlijk niet. Maar op deze manier neem ik aan dat het natuurlijker wordt.
In mijn cultuur zijn formaliteiten heel negatief. Ik denk dat niemand van formaliteiten houdt. Maar Nederlanders, die hebben zelfs een enorme angst voor formaliteiten. In België is dat minder het geval is mijn ervaring. Maar je hebt helemaal gelijk. Als dit niet op de juiste manier geregeld is, dan voelt het allemaal erg kunstmatig aan. En het voelt allemaal heel formeel aan. Dus de manier waarop je dit uitvoert, bepaalt echt het succes van deze dingen. Dus vanuit gastperspectief...
En een gast mag eigenlijk niet merken dat hij of zij welkom wordt geheten en naar een ander wordt gebracht. Vanuit gastperspectief betreedt u het pand. Iemand zegt hallo. En opeens sta je naast iemand anders. Een ander persoon. Zo zou het moeten voelen. En ik doe dit al vijfentwintig jaar.
In het begin waren we er niet zo goed in als nu. Maar nu kunnen we eigenlijk garanderen dat de gast niets weet van, je weet wel, al die dingen die geregeld worden. En zo hebben we het geleerd van de Europese monarchieën. Dit is hoe het protocol wordt gebruikt bij die monarchieën. Mensen mogen het niet opmerken, zich niet bewust worden van het proces achter de manier waarop we mensen verwelkomen. Eigenlijk zou dat allemaal 100% natuurlijk en spontaan moeten voelen.
Dit brengt me nu op een heel interessant onderwerp. En hier zit de grote paradox in ons vak. Want enerzijds werkt het alleen als het 100% authentiek en spontaan is. Maar aan de andere kant bestaat zoiets niet. Want alles is geregeld. En dit is een balans waar we...
Dat moeten we constant in ons achterhoofd houden. Omdat dit een balans is die constant de ene of de andere kant op kan gaan. En het zou in het midden moeten zijn.
Je intrigeerde me eerder door te zeggen: oké, het gaat erom te weten wie je gasten zijn. En ze matchen met mensen die hen mogelijk interesseren. Maar dat zou ook betekenen dat je echt moet weten wie je gasten zijn. En ik kan aannemen dat je voor sommige evenementen mensen niet altijd persoonlijk kent. Is dat dan een kwestie van vooraf vragen stellen? Of hoe pak je dat aan?
Nou, ik denk dat we daarmee weer terug zijn bij uw vraag over Corona.
Ik denk dat wat echt, echt moet veranderen na Corona, is dat we ons niet richten op kwantiteit, maar op kwaliteit. Dus als we niet de capaciteit hebben om onze gasten van tevoren echt te kennen en als we niet in staat zijn om de juiste connecties te maken, organiseer dan geen netwerkevenement. Het is dus beter om een netwerkevenement te organiseren met minder mensen die je zover kunt brengen. Om vervolgens een evenement te organiseren met veel mensen die je nog nooit eerder hebt ontmoet. En je bent niet in staat om de ontmoetingen te regelen die we zojuist hebben besproken.
Wat is volgens jou een goed aantal mensen om samen te brengen voor een ideaal netwerkevenement?
Nou, dat hangt ervan af hoe je het evenement organiseert.
Je kunt een evenement doen met vijfhonderd mensen, maar je hebt meer hosts en meer co-hosts nodig. Je hebt meer organisatie nodig. Zo deden we - voor Corona natuurlijk - veel evenementen met vijfhonderd gasten. Maar dan hebben we nog zo'n veertig, vijftig co-hosts die voor de gasten zorgen.
Dus als je bijvoorbeeld een galadiner hebt met tafels van tien, moet elke tafel een co-host hebben. Of als we meetings bij aankomst regelen, kun je zo’n tien tot vijftien gasten meenemen naar één co-host. Maar niet meer dan dat.
Omdat hij de aandacht van al die mensen nodig heeft. Het is dus logisch dat tien al een grote groep is om te beheren.
Dus van de tien tot vijftien mensen is er altijd wel iemand die niet met de co-host wil praten. Of iemand die wegloopt voordat je bij de co-host aankomt. Dus je moet...
We willen mensen niet dwingen om te volgen. We moeten het zo spontaan mogelijk houden. Dus als mensen zeggen: nee dat wil ik niet, gaan we niet met ze in discussie.
Nee, je moet hier blijven.
Ja, dat kunnen we doen. Bij de Royal Weddings is er bijvoorbeeld een heel strikt tijdschema en kijkt de hele wereld toe. Dus dan moet je mensen echt op tijd gaan afdwingen, want anders begint televisie te laat.
Er zijn dus manieren. Protocol heeft ook nog steeds die kant. We kunnen dus heel streng zijn als dat nodig is, ja.
Het is heel interessant om je te horen praten over evenementen en een totaal andere aanpak dan velen van ons gewend zijn.
Ik zou jullie allemaal aanraden om het boek van Jean Paul te lezen.
Jean Paul, ik denk dat het online verkrijgbaar is, in de boekhandel.
Ja, amazon.com, amazon in Nederland. Op de Nederlandse websites bol.com en managementboek.nl
Het is online, ja.
Oké, we plaatsen de link onder de video.
Jean-Paul, hartelijk dank voor uw tijd.
Ja Koen, bedankt.
En jij thuis, bedankt voor het kijken naar onze show. Ik hoop je volgende week te zien.
