Transcript
Een financieel plan voor je evenement. Hoe begin je daar aan? Hoe zorg je dat je evenement financieel gezond is? En hoe ga je om met onvoorspelbare factoren zoals het weer? Deze vragen stel ik aan financieel expert Jan Fréderix van Expert Academy.
Dag Jan. Welkom in onze studio.
Dag Kevin.
We gaan vandaag kijken naar het financiële plan van een evenement. Want financiën is toch een belangrijk onderdeel. Maar hoe begin je daar nu aan?
Een financieel plan voor een evenement is eigenlijk net zoals een project. En zoals elke andere organisatie moet je daar eigenlijk een business plan voor maken, een business plan met zowel een commercieel plan, een organisatieplan alsook een financieel plan. Dus als je aan een evenement begint, of een groot project, dan ga je ook even kijken (van) naar wie zijn mijn klanten – ik ga een omgevingsanalyse maken - en kijken naar wie zijn mijn klanten, wie wil ik bereiken - en welk segment wil ik bereiken – welke zijn mijn concurrenten in de markt, en dat ga ik eerst analyseren. Goed kijken, een goede schatting maken, ook van wat is mijn omgeving, wat is het potentieel dat ik heb? En daarnaast ga je natuurlijk ook intern even kijken van hoe wil ik ze aanspreken – een commercieel plan – hoe wil ik mezelf daarop organiseren – volledig intern of extern met een eventbureau – en dan ga je ook kijken naar wat zijn de financiën – hoe moet ik hier financieel alles eruit halen? En wat de financiën betreft, daar kan je eigenlijk een vrij klassiek financieel plan gebruiken, zeg maar. Dat wil zeggen je gaat ook een compleet financieel business plan opmaken, je gaat op zoek naar de omzet die je nodig hebt om je plan, of je event, break-even te laten draaien. Dus ook dat doe je zoals je eigenlijk een normaal business plan maakt voor een normale onderneming.
Dat is dan op het moment dat je bijvoorbeeld een evenement organiseert waar je inkomsgelden voor vraagt...
In dat geval natuurlijk. Voor andere evenementen ga je sowieso kijken naar financiering, want je gaat sowieso zien (van) ga ik er zelf geld in steken, zoek ik sponsors, hoe ga ik dit organiseren? Dus telkens ga je op zoek naar je financiering. Welke investeringen moet ik doen? En die investeringen kunnen natuurlijk investeringen zijn die je over meerdere jaren afschrijft – echte investeringen dan –
Kan dat ook bij een evenement dat je...
Stel dat je een evenement jaarlijks herhaald, dan kan dat natuurlijk wel. Laten we kijken naar een heel groot evenement, Rock Werchter, daar heb je natuurlijk ook grote investeringen die ook jaarlijks herhaald worden. Het evenement wordt herhaald, dus de investering wordt afgeschreven. Je gaat kijken naar: welke kosten ik heb, welke marges ik dan eventueel zou hebben op mijn activiteiten, en daar ga je mee kijken wat is het... waar kan ik mijn evenement mee organiseren? Welk geld heb ik ter beschikking? Dat zijn dingen waar je zeker op moet letten. Wat ik ook belangrijk vind bij een evenement, is het feit dat een evenement vaak een ongoing creatief proces is. Dat betekent dat je constant moet opvolgen en moet nakijken of je nog altijd op je cijfers zit.
Nog meer dan in een gewone business dan?
Ik zou (zeggen) nog meer dan in een gewone business. Omdat het gewoon één evenement is waar je één kans hebt om te slagen of te falen. Dus je moet dat constant opvolgen. Je moet dat overal doen, maar zeker in een evenement.
Nu, bij een evenement heb je natuurlijk het nadeel dat er ook heel wat factoren zijn waar je weinig of geen invloed op hebt, ik denk aan het weer, het aantal mensen dat die dag effectief komt opdagen, hoe ga je daar mee om in een financieel plan?
In een financieel plan ga je daar eigenlijk proberen buffers voor in te bouwen. Je moet eigenlijk een soort van risico-analyse maken – je hebt meer kans in de winter op slecht weer en is het niet zo’n goed idee op een buitenevent te organiseren dan in de zomer – dat is heel simpel, dat spreekt voor zich. Maar natuurlijk kan je ook in de zomer een zwaar onweer krijgen of wat dan ook. Of gewoon een slechte dag en dat je daar natuurlijk slecht of weinig publiek krijgt in je evenement, dan is het op dat moment heel belangrijk om goede afspraken te maken met de organisator en degene die de uitvoering doet.
Maar wat bedoel je dan met afspraken? Dat je gaat afspreken dat je minder moet betalen als de mensen er niet zijn? Of hoe zie je dat precies?
Dat gaat vooral eigenlijk over een soort van contingencies die je dan maakt en zegt van kijk, je neemt bepaalde risico’s en je maakt rond die risico's vooral duidelijk afspraken: wie waarvoor een stuk van de kosten op zich neemt. Dat lijkt mij dan het meest aangewezen. Dat je echt duidelijk (zegt) goede afspraken maken goede vrienden, bij events is dat zeker het geval. Dus dat je daar ook wel duidelijk aangeeft van: ik als organisator, ik wil dat doel bereiken, en natuurlijk wil ik als organisator zoveel mogelijk van mijn risico afwentelen op het evenementenbureau dat de organisatie doet.
Of de toeleveranciers?
Of de toeleveranciers, of de artiest, of ik weet niet wie. In de mate van het mogelijke ga je... dat is een logische business reactie, zeg maar... Aan de andere kant gaat de tegenpartij net hetzelfde willen. Het is heel belangrijk gewoon contractueel duidelijke afspraken te hebben. Van elke eventualiteit in te dijken en vooral in te schatten.
Oké, maar die heb je dan gemaakt. Je maakt je plan en dan zit er nog altijd een enorme gap tussen best case – het is goed weer en er werden veel tickets verkocht en er wordt veel drank verkocht – en de worst case – het is heel slecht weer en er komt niemand opdagen, we verkopen niks. Hoe zorg je er dan voor dat je ook op dat moment eigenlijk niet met een zware put blijft zitten?
In sommige gevallen ga je dat niet kunnen vermijden misschien. Dat kan. Je moet altijd erop letten dat je zoveel mogelijk variabele kosten creëert en zo weinig mogelijk vaste kosten. Vaste kosten zijn kosten waar je niks meer aan kan doen. Als je zegt, bijvoorbeeld, de zaal : de huur van de zaal, daar zit je mee. Punt, andere lijn.
Het podium dat staat daar...
Het podium dat staat er. Een artiest, die moet in principe betaald worden. Maar je kan bijvoorbeeld op catering... daar kan je ook al kijken naar (wat is) het verbruik... het werkelijke verbruik gaan afrekenen. Dat is een variabele kost.
En dat zou een afspraak kunnen zijn die je met die leverancier maakt?
Dat zijn afspraken die je maakt met de leverancier. Hetzelfde geld bijvoorbeeld voor hosts of hostessen. Je kan eventueel kijken... een paar dagen op voorhand weet je waarschijnlijk wel wat voor weer het gaat zijn, en kan je al een betere inschatting maken van de mogelijke opkomst, je krijgt ook wat betere feedback van de publiciteit die je zelf gemaakt hebt, en kan je ook daar eigenlijk gaan inspelen op een beetje meer of [minder] logistieke ondersteuning. Ik denk dat dat wel een punt is waar je op kan werken.
Als laatste vraag: als je nog één tip zou mogen geven aan onze kijkers, waar moeten ze zeker op letten?
Het allervoornaamste is: maak een plan. Zorg dat je op voorhand een plan maakt en dat je op voorhand weet waar je aan begint. Dat je de risico’s inschat en dat je die van tevoren goed weet. Want als je gewaarschuwd bent, dan ben je er twee waard, dan kan je het ook echt veel beter aan. Da’s mijn beste advies.
Jan, hartelijk dank voor je komst naar de studio.
Graag gedaan.
En u kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
