Transcript
Dag Rutger; welkom in de studio.
Ja, leuk om er weer te zijn.
Absoluut. Ik mag niet meer zeggen dat jullie een softwarebouwer zijn. Dat klopt toch, hé?
Het mag wel. Ik ben hier niet heel streng in. Want daar kent iedereen ons ook wel van. Maar als je kijkt waarom...
Ik ben Momice niet gestart omdat ik een softwarebedrijf wilde worden. Software was voor ons een middel om events tot een hoger niveau te tillen, zeg maar. Om events te professionaliseren. Maar wij hebben ook identiteitscrisissen gehad. Zijn we nou een softwarebedrijf of niet? We hebben een softwareproduct. Maar we staan officieel wel als een softwarebedrijf, overal, geregistreerd. Dus het mag wel.
Laten we nog even teruggaan. Voordat we in het topic van vandaag gaan duiken. Misschien even schetsen, want het is toch wel belangrijk dat mensen weten wat Momice precies is.
Ja, dus de software van Momice, daar kan een eventmanager, een event professional heel makkelijk een uitnodiging sturen naar relaties, de registratie helemaal automatiseren. Communiceren met de deelnemers of reminders sturen. Deelnemers inchecken op een evenement. Interactie met het publiek. Evaluatie achteraf. Eigenlijk: alle contact met de deelnemers kan je helemaal met Momice zelf inrichten. En dat is voor live, online en hybride events. Dus die drie kunnen we allemaal aanbieden.
Dat doen jullie ondertussen tien jaar. Meer dan 25.000 evenementen.
Proficiat.
Dank je wel, ja.
Om dan even terug te komen op die identiteitscrisis. Waarom zeg je precies: wij zijn meer dan een softwareaanbieder? Ik zie hier op het scherm ook al staan: de Momice methode. Dus ik voel wat dat betreft iets aankomen.
Ja, dus helemaal in het begin zochten we eigenlijk wel een tool om makkelijker te communiceren. We bleven ook eigenlijk, constant, in gesprek gaan met event managers. En doordat zij onze software gebruikten kwamen er onderwerpen naar boven waar zij tegenaan liepen. We zagen, bijvoorbeeld, dat de opkomst heel laag was. Dat er weinig interactie was met het publiek. Dat er weinig een enquête uit werd gestuurd. En wij zijn niet alleen geïnteresseerd in de software. Maar door de software zagen wel al die uitdagingen voor event managers voorbij komen. En dat heeft ons elke keer geholpen van: oké maar hoe kunnen we ze nou helpen om hun event succesvollers te maken? Dus, ja, die software helpt ons eigenlijk om in te zien waar event professionals...
Hoe ze het doen.
Sommigen doen het supergoed. Sommigen hebben veel meer moeite met een aantal onderdelen. En in de afgelopen negen jaar hebben wij eigenlijk al die uitdagingen en alle gesprekken die we met event managers hebben gehad geanalyseerd. En daar hebben we oplossingen voor bedacht. Die hebben we in de afgelopen paar jaar zelf ook toegepast. Want wij organiseren zelf ook evenementen. Weer met event managers. Dus dat maakt het heel leuk. En daar is eigenlijk een methode uitgekomen. Waarvan we denken: ja, als je je events bij wil laten dragen aan de groeidoelstellingen van je organisatie, dan zijn het deze stappen die je eigenlijk zou moeten doen. En dat lost, als het goed is, al die uitdagingen die een event manager merkt op. Want dat is gewoon bij een event vaak...
Wanneer er iets in de organisatie niet klopt, dan merk je dat bij een event. Dat zagen we vaak. En de event manager voelt dat heel erg. Of diegene die daarbij betrokken is. En die pijnpunten die daar zaten, die zijn wij helemaal gaan ontrafelen. Van: waar komt dat nou door? En daar hebben we een methode voor ontwikkeld, om dat op te lossen.
Voor we naar die methode gaan, want ik ben eigenlijk best wel benieuwd hoe die dan werkt.
Wat zijn voorbeelden van pijnpunten die jullie tegenkwamen?
Dat events ad hoc georganiseerd worden. Iemand roept in de organisatie: we moeten weer een evenement organiseren.
Ja en liefst volgende week, waarschijnlijk.
Precies.
De event manager, die wil dat heel graag meteen doen. Die wordt daarvoor gevraagd. Die gaat rennen. En er is altijd stress. Tijd tekort. Er wordt niet lang genoeg nagedacht over waarom we dit doen. Waardoor het meten van het event eigenlijk ook niet goed uitpakt en het succes van het evenement ook maar vaag is. Dat is één. Dus dat merkt de event manager gewoon op stressniveau. Altijd maar het gevoel dat ze blijven rennen.
De andere is een lage opkomst bij live events. Online events merkten het ook heel erg maar zeker nu weer, naar live events toe, is de opkomst nog steeds heel laag. Waar komt dat nu door? We zien dat daar gewoon een...
De relatie tussen de organisator en de deelnemer, die klopt vaak gewoon niet. Er worden heel veel events geïnitieerd vanuit het torentje, noem ik het maar eventjes. Wij moeten dit gaan vertellen. Die mensen moeten naar het evenement komen.
Die moeten luisteren naar wat we zeggen.
Die moeten gewoon luisteren, ja. En als ze dan niet op komen dagen, dan is het: hé, waarom komen ze niet opdagen? Of als de interactie laag is: wat is er nou gebeurd? Het is geen gesprek. Het is heel erg een monoloog vanuit organisatie naar deelnemer. En daar liggen heel veel kansen. Want als je het wel meer een gesprek maakt, dan kun je die problemen oplossen.
En een derde is dat event managers ook te maken hebben met heel lage budgetten. Soms mag het event helemaal niks kosten. En dat is heel lastig om een event te organiseren, als je nul budget hebt. Zeker bij online events merkten we dat ook heel erg. Dat als je niet kan betalen voor een online platform, dan moet je het met Microsoft Teams alleen doen. Of alleen met Zoom, omdat we die toch al in het bedrijf, zeg maar, gebruiken. De impact van dat type events is gewoon heel laag.
Dan krijg je de zoveelste vergadering op rij.
Precies, ja. Dus daar werd dat ook weer pijnlijker, eigenlijk. Er is geen budget voor events, omdat de waarde van een event niet goed besproken wordt, vooraf. Van: wat is het event ons nu waard? Dat vinden heel veel event managers maar ook de organisatoren heel erg moeilijk.
Oké maar nu ben ik heel benieuwd, Rutger, naar welke methode jullie dan hebben uitgewerkt om voor die problemen net een antwoord te bieden.
Ja, dus het zijn tien stappen. Alleen, stap één en twee, die zijn buiten het bereik van de event manager. Dat is namelijk de...
Je moet weten wat de groeidoelstellingen zijn van de organisatie. De overkoepelende doelstellingen. En je hebt een relatiemanagementstrategie nodig. Je moet weten, binnen de organisatie moet er een lijst zijn met: wie zijn onze belangrijkste klanten? Wie zijn onze belangrijkste ambassadeurs, partners, potentiële klanten? En dan moet daar een soort van strategie in komen. Wanneer gaan we hen zien, het komende jaar? In plaats van dat iemand eens in de organisatie roept: oh, moeten we niet een event voor onze klanten gaan organiseren? Ja, me dunkt. Maar dat moeten we eerst bedenken. En dan bepalen hoe vaak we die in het jaar willen zien en spreken. En op welke manier. En dat moet een samenwerking zijn binnen verschillende afdelingen binnen het bedrijf.
Ja, want dat is dan typisch de salesafdeling die samen moet zitten met de marketingafdeling.
Precies. Dus je moet eerst weten wat je groeidoelstellingen zijn. Dan: wie hebben we daarvoor nodig in ons netwerk? Of wie moet er in ons netwerk komen om die groeidoelstellingen te realiseren? En dan duik je eigenlijk in de stappen van een event zelf.
En de eerste stap is eigenlijk om een goede doelstelling te formuleren. En een goede doelstelling formuleren, we zien dat heel vaak, wordt dan informeren bedoeld. Of netwerken. Of betrokkenheid. Dat is dan een doelstelling. Maar die kun je niet meten. Jij weet ook: een doelstelling moet je SMART formuleren. En daar gaat het eigenlijk al mis. We gaan dan meteen over naar het concept. En sprekers. Oh, een klantevent: ik weet nog wel een leuke spreker.
Ja, vaak ligt de spreker al vast voor het evenement.
Precies.
Ik zeg ook vaak: hoe vaak hebben we André Kuipers vorig jaar niet in het programma gezien van heel veel evenementen? En hij is een fantastische spreker. Maar ik kan me niet voorstellen dat André Kuipers in elk evenement paste. Als, zeg maar, de perfecte spreker voor de boodschap die die organisatie wil vertellen. Dus er worden een aantal stappen overgeslagen in het organiseren van een evenement. Want we gaan veel te snel over naar het concept, programma en uitvoering. Productie.
Maar kan je dan zo eens een voorbeeld geven van een doelstelling die wel slim is voor een evenement?
Ja, stel, ik heb een product te verkopen. Nou, dat is toevallig ook zo. Wij hebben, bijvoorbeeld, bij ons een lancering van Momice online. Dat was ons online platform. We hadden de doelstelling geformuleerd: 30% van de deelnemers download binnen twee weken na het evenement onze brochure. Want dat is gedrag dat ik binnen een bepaalde termijn of binnen een evenement kan meten. Want als ze die brochure downloaden dan hebben ze blijkbaar interesse. Ze gaan het niet kopen op het evenement, want wij gingen daar alleen maar laten zien hoe het werkt. Dus hoe kan ik nu wat er op het evenement gebeurt, omzetten in gedrag dat na het evenement plaatsvindt? Zodat de kans dat ze het gaan kopen, groter wordt. Want ik heb geen invloed, als event professional, op dat iemand uiteindelijk klant wordt. Wel voor een deel. En dat is het lastige van events. De ROI van een event is heel moeilijk op het event...
Die is er niet. Vaak. Het duurt soms wel een jaar. Of twee jaar. Of drie jaar. Dus hoe kan je nu het gedrag omschrijven en de intentie naar koopgedrag, zeg maar, formuleren?
Maar dan is zo'n download van een brochure een heel goede.
Een download, ja.
Heel erg meetbaar.
Of, bijvoorbeeld, als het een intern evenement is, wil je misschien dat je werknemers met een nieuw project starten. Een kick-off campagne. Of iets dergelijks. Dat is ook gedrag dat ze gaan doen, van: oh, we hebben daar iets nieuws voor, we hebben iets nieuws geleerd, dat ga ik meenemen in het nieuwe programma. Dat is allemaal gedrag. Dus met elkaar bespreken: welk gedrag willen we nu eigenlijk van onze doelgroep zien, na het evenement? En dat is zo gek. Want iedereen richt zich op het evenement. Het succes van het evenement ligt altijd daar. Het moet goed georganiseerd zijn. Mensen moeten met een glimlach naar huis.
De hapjes waren lekker.
Ja, we hebben lekker geborreld. Er kwamen mensen naar je toe. Maar hoe gaat dat...
Dat gaat niets bijdragen aan het gedrag. De volgende dag zitten ze weer in de waan van de dag. Zitten ze gewoon weer achter de computer. Mailtje sturen. En dan was het een fantastisch evenement maar het heeft niks opgeleverd.
Nee maar door het stellen van die doelstellingen ga je je evenement ook zodanig inrichten dat je ze ook effectief naar daar stuurt. Ik kan me niet voorstellen dat je zo'n doelstelling hebt en niet het evenement afblaast van: jongens vergeet niet te downloaden.
Maar dat is het. Hij is moeilijk te formuleren maar als je hem eenmaal hebt...
Alles in de organisatie van het evenement, daarna, wordt makkelijker. Omdat je weet: hier doen we het voor. Als er iemand komt met nieuwe ideeën, dan kun je hem heel makkelijk daaraan toetsen. En zeggen van: nee dat past niet bij de doelstelling. Dat is wel een leuk idee. Moeten we bij een ander evenement misschien gaan doen. Maar niet voor dit evenement. Dus het helpt uiteindelijk heel erg in de focus. Naar de organisatie van je evenement toe. En uiteindelijk om het te meten, aan het einde.
We hebben die stap gehad met de doelstelling. What's next?
Ja, dan ga je een doelgroepanalyse doen. Deze wordt altijd overgeslagen. Als we vragen: wat weet je nou eigenlijk over je doelgroep op het evenement? Dan is het vaak: het zijn klanten. Man-vrouw verhouding. Opleidingsniveau. Dat soort demografische gegevens. Maar die informatie, als je daar naar kijkt, dat zou ook mijn buurvrouw, bijvoorbeeld, kunnen zijn. Maar die is niet de doelgroep. Dus wat maakt nou die doelgroep? Wie zijn die mensen? Wat speelt erbij? Wat zijn hun ambities? Wat zijn hun uitdagingen? Waar lopen ze tegenaan? Die doelgroepanalyse, wij vragen dat aan heel veel event professionals en oganisatoren, die is er gewoon heel vaak niet. Wordt niet gedaan. Die is interessant. Want dan leer je je doelgroep kennen en dan wordt ook het concept veel makkelijker, straks. Dus eerst een doelgroepanalyse. Wat is jouw relatie ten opzichte van die doelgroep? En hoe kunnen we met dit event bijdragen aan hun ambitie?
Maar net zoals je met die doelstellingen zei, ook weer heel makkelijk om af te toetsen. Want er komt altijd iemand aanlopen: moeten we die en die ook niet uitnodigen?
Ja, past die of past die niet?
Past die?
Precies. En dus, dat geeft allemaal richting.
Oké, weten het doel. We weten wie of wat de doelgroep is. En dan?
De kernboodschap. De kernboodschap is eigenlijk één zin die je bij je deelnemers in het hoofd wilt hebben als ze het event verlaten. En dat is een...
Ja, we gaan hier binnenkort een webinar over organiseren. Dan ga ik je daar wat meer over vertellen. Want we hebben ook nog best wel wat stappen te gaan. Ik weet niet of ze allemaal zoveel doen.
Ik vind ze boeiend, dus...
Oké, dus de kernboodschap is eigenlijk de zin, en je formuleert hem zo, vanuit de deelnemer: de ambitie. Dus: als ik dit wil bereiken, moet ik dit doen. Intrinsieke motivatie, dat heb je van iemand nodig. We hebben dit samen met de Behavior Change Group... Mike van Sendsteps heeft hier toen nog gezeten.
Die heeft hier nog in de studio gezeten.
Met Gert Slob van de Behavior Change Group hebben we dit samen ontwikkeld. Want je kunt mensen nog informeren over iets, dan gaan ze niet zomaar iets doen. Ze moeten intrinsiek gemotiveerd zijn. Dus wanneer je daarop aan kan sluiten, met je evenement: wil je dit bereiken, kom dan naar het evenement, want dan gaan we je dit leren. En daarmee ben je daarna in staat om dat te doen. Dan denk je ineens: hé, ik ben intrinsiek gemotiveerd om hiernaartoe te gaan. Het voelt niet als een verplichting. Dus dat is heel interessant. Dus die kernboodschap, die zin: als ik dit wil bereiken, moet ik dit hebben. En dat event gaat daarover. Volgende stap.
Ja, want we zitten ondertussen in stap 4 nog: doelgroep en kernboodschap, hé? Dan gaan we naar: budget, crew en leveranciers.
Ja, als je weet voor wie je het uiteindelijk ook doet en wat er moet achterblijven, dan kan je gaan bepalen: welk budget past hierbij? Als je de doelstelling geformuleerd hebt, dan kan je daar ook de waarde wel, ongeveer, van in gaan zien. En we zien dat, heel vaak, het budget een opeenstapeling van kosten is. Of: het mag niks kosten. Maar als je weet wat de doelstelling is, welk gedrag je uiteindelijk wilt zien, en wat dat, hopelijk, aan het einde gaat opleveren, dan kan je daar beter een bedrag aan koppelen. Wat de waarde van het evenement zou zijn.
Is dat dan omdat je, bijvoorbeeld, zegt van: die doelstelling is die download. Ik weet dat uit de downloads, gemiddeld, zoveel sales komt. Dus een download is me zoveel waard. Dus het evenement mag me zoveel kosten.
Precies, ja. En dan kan je dus ook zeggen: dan kunnen we dus wel die heel toffe locatie doen. En dan hebben we iets meer budget, daarvoor. Of: nou, we denken dat de impact van dit event niet zo groot gaat zijn. Dus dan hebben we een iets kleiner budget. Wat ook oké is.
Ja, natuurlijk maar je moet wel weten wat je ermee wilt bereiken.
Precies.
Ja. Dus we hebben het budget.
En dan bepaal je daarmee ook je team. En je leveranciers. En met wie je het gaat bereiken, eigenlijk. Of je tools.
En de volgende stap, dus dan gaan we het rondje om, is concept en format. En we zien dat, heel vaak, hier het event dus start. Maar wanneer je dus dit allemaal...
Dan ga je het concept, of een format bij online events, bedenken, dat aansluit bij de doelgroep, bij de kernboodschap, die je zou willen bereiken.
De volgende stap is het programma. Die ga je...
Hoe gaan we ervoor zorgen dat het gedrag van het publiek...
In hoe kort tijdsbestek ook, hé. Ga je een online event doen? Ga je een live event doen? Ga je een hybride event doen? Dat zijn drie heel verschillende programma's. Maar voor die keuze moet je eerst weten: wat willen we met hen bereiken? Hoe gaan we dat in het programma doen? En dan de vorm. Live, online of hybride?
Ja, want dan begin je ook over event design en zo verder te praten. Van: hoe creëer je dan een experience en niet alleen een opsomming van tafels, stoelen en geluidsinstallatie. En een bar.
Ja, klopt. En dat is...
Ja, daar is deze sessie, denk ik, wel wat te kort voor. En bij Momice bemoeien we ons daar ook niet heel erg veel mee. Wij houden ons alleen maar op: wat wil je bereiken en hoe ga je ervoor zorgen dat het gedrag gaat plaatsvinden? En het event design en het creatieve proces ook, daar zijn andere partijen veel beter in dan wij.
Maar dan kom je op een stap, wie wel heel dicht bij Momice zit. Registratie, interactie en communicatie.
Ja. Dus dan kan je je uitnodiging gaan schrijven. Maar het leuke is, die schrijf je dus niet meer op: u bent uitgenodigd voor...
We hebben spreker zus en zo en we gaan dit en dit en dit doen.
Nee: wil je dit bereiken? Kom dan naar dit event. Dat is de eerste zin van je evenement.
Dat is een heel andere insteek.
Ja en dan heb je niet zo'n lap tekst nodig. Je hebt eigenlijk één of twee zinnen nodig. Waardoor je diegene meteen prikkelt om te denken: ja, dat wil ik. Of: nee, dat wil ik niet. Ook prima: afmelden. Maar dan heb je in ieder geval wel mensen die zich aanmelden, specifiek voor dat thema, voor dat evenement.
Maar zelfs dat afmelden is ook wel interessant. Want je hebt er ook heel weinig aan om dan te investeren in iemand die toch niet geïnteresseerd is.
Ja, want het kost heel veel geld. En het is voor niemand fijn. Het is voor hen niet fijn, want zij krijgen uiteindelijk niet het event waar ze mee geholpen zijn. Ze geven waarschijnlijk een lage respons op de enquête. Of slechte feedback ook in de enquête. Dus liever met een klein groepje dat enthousiast is over wat je wilt bereiken. Dan met heel veel mensen een middelmatig evenement halen.
Yes. Regie en script.
Ja, dat hebben we bij online events wel geleerd. Hoe strak je moet regisseren. Om een goed online event te hebben. Je voelt het meteen wanneer het wankel is. Maar ik denk dat we dat ook...
En velen deden dat al wel.
Maar bij live events geldt hetzelfde. Gewoon alles, tot op de seconde, helemaal uitschrijven. En heel veel repeteren. We merken ook dat dat overgeslagen wordt. Van: oh ja, we hebben het uitgeschreven, dan zal het wel goed zijn. Bij onze vorige generale kwamen we erachter dat mijn computer het niet hield en vier keer klapte onze livestream eruit. In de generale, gelukkig. Dus...
Ja, want dat wil je niet in je live hebben.
Nee, precies. Dus er gaat zoveel nog fout in een generale. En het wordt zoveel soepeler, vaak nog, als je een echt goede generale doet. En met sprekers die gewoon nog even het verhaal nog iets scherper maken en zo. En we zien dat het vaak op de ochtend zelf nog even gedaan wordt. Oh, we moeten ook nog een generale.
Maar dan heb je geen tijd meer om aan te passen, hé. Mocht het nodig zijn.
Wij doen hem echt een paar dagen voor het de echte show is. Dan kunnen we het programma nog aanpassen en zo. En het wordt echt zoveel beter.
De laatste stap is eentje die heel vaak wordt overgeslagen. Maar misschien nog wel de belangrijkste van allemaal.
Ja, wij horen echt heel vaak van: ja, we waren zo druk. We hadden geen tijd om te evalueren want we alweer bezig met het volgende evenement. Ik denk: je hebt zoveel tijd, bloed, zweet en tranen in je evenement gestopt. Hoe kan het dat niemand in de organisatie dit dus belangrijk vindt? De event manager vindt het wel belangrijk. Want die weet hoeveel tijd het heeft gekost. Die wil weten: heb ik het goed gedaan? Is het goed gegaan? Hebben we het goed gedaan, met z'n allen? Maar dat wordt heel vaak overgeslagen. Maar dat komt omdat de doelstellingen, van tevoren, niet duidelijk waren. Of niet goed geformuleerd. Want als je dat met elkaar doet, dan wordt het heel logisch om aan het einde in de evaluatie te zeggen: hebben we het gehaald of niet? Je gaat veel gerichter op die resultaten sturen.
Ja, heb je het gehaald? En wat moeten we bijsturen om het, eventueel, volgende keer wel te halen? Of wat moeten we zeker behouden? We hebben het dit keer gehaald.
Want als het doel is van: ja, het event moet vlekkeloos georganiseerd worden en we moeten de mensen informeren. Ja, dan hoef ik daar misschien geen evaluatie over te hebben. Want het event is geweest. Het verliep prima. Het waren blije mensen. Het was weer een succes. Ja.
Dat is misschien leuk als je een personeelsfeestje organiseert.
Maar zelfs dan. Altijd, eigenlijk bij ieder event...
Er zijn sommige team events die gewoon echt om de lol gaan. Maar ik zou zeggen: altijd evalueren. Sterker nog, ik zou zeggen: ik ga niet verder met het organiseren van mijn volgende event voor we geëvalueerd hebben. Je haalt er altijd zoveel uit. En zeker wanneer je ook een enquête uitstuurt.
We zien in de software dat 23-30% maar een enquête uitstuurt, bij evenementen. Hoe krijg je dan feedback van je publiek? Zeker bij een online event. Maar bij live publiek...
Je kan ook andere tools of andere middelen gebruiken, daarvoor. Maar je hebt die enquête echt nodig. Maar je merkt, bij event professionals maar ook bij de deelnemers zelf, dat ze een beetje enquêtemoe zijn. Dat zeggen ze dan: mijn publiek is enquêtemoe. Maar in de webinar bieden we wel nog een hele hoop tips. Hoe je wel een hoge respons op je enquête kan krijgen. En dat er echt hele waardevolle informatie uit terugkomt.
Ja, want als volgende stap, voor kijkers en luisteraars die nu zeggen van: dat verhaal, Rutger, dat prikkelt me wel. Ik wil daar meer over weten. Jullie hebben dus webinars. En informatie ook op jullie website waar ze mee aan de slag kunnen.
Ja, want wij geloven erin: onze software is een tool, een middel. Maar als je die niet goed gebruikt, dan is het resultaat ook slecht. Dus daarom organiseren we deze webinars. Die veel meer over de methode gaan. Dat je aanpak, zeg maar, beter wordt. En daar organiseren we, dit jaar, een aantal webinars voor. Je kan kiezen welke datum. We doen hem elke zes weken. Het is gewoon dezelfde webinar, eigenlijk. Dus je kunt kiezen wanneer je wilt. En dan leer je meer over die methode. Je gaat er ook echt mee aan de slag. En dan, daarna, komt de tool wel. Dat is het leuke voor Momice. En we zien, als ze echt met die methode aan de slag gaan, dat de resultaten gewoon veel beter worden.
Oké, we gaan de link onder de video zetten, zodat iedereen het makkelijk kan vinden.
Rutger, dank je wel voor je komst naar de studio.
Heel graag gedaan.
En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
