Transcript
Dag Gilles, welkom in de studio.
Dag Kevin, goedemiddag.
Naar aanleiding van de lancering van het eventplanner eco-label wilden we een aantal gesprekken doen over sustainable events. En eigenlijk kwamen we heel snel bij Utopia events, bij jullie, uit. Omdat jullie natuurlijk een creative en sustainable agency zijn.
Maar misschien dat ik jou eens eerst laat vertellen: wat doen jullie precies?
Ja, wij organiseren duurzame evenementen. Maar het is wel belangrijk om daarbij te vermelden dat een duurzaam evenement niet iets is wat saai hoeft te zijn. En we vertrekken nog altijd van de principes dat als een bedrijf naar ons toe komt, we gaan rekening houden, één, met de doelstellingen van het evenement, die zij voorop zetten. Met het volledige bedrijf. En dan ten tweede ook: het moet creatief zijn. Want de mensen moeten naar huis gaan en een jaar later er nog over spreken. Dat is de standaardvraag die komt van de klant. En dan gaan we eigenlijk ook gaan nadenken of de reflex gaan maken, bij alles wat we doen in de organisatie van een event, om dat ook duurzaam te doen. Maar het is een way of life. Iets wat erbij komt. En niet wat een voorwaarde is en al de andere dingen, creativiteit en doelstellingen, opzij moet duwen.
Ja, hoe zijn jullie er eigenlijk bij gekomen om dat echt een deel van die business, het zit zelfs in jullie tag line, om er zo sterk een USP van te maken?
Het is eigenlijk een deel van mijn jeugd. Ik ben opgegroeid bij mijn grootouders. Tussen de fruitbomen en de bessenstruiken. En ook heel wat op pad geweest met mijn grootvader. En hij heeft mij al de levenswijze meegegeven. Rond het belang van de bij in onze voedselketen. En ook de biodiversiteit, de micro-organismen in de grond, om een goede teelt te hebben.
En in 2019 heb ik een event op poten gezet, DinnerWithTheQueen, en het is een ode aan die twee mensen, mijn bompa en mijn moeke. Die er vandaag niet meer zijn maar ik dacht: ik wil hen bedanken voor alle normen en waarden. En respect dat ze mij hebben meegegeven voor de natuur. Ik wil daar iets mee gaan doen. Het culinair avontuur is echt op een plukweide, waar mensen zelf fruit kunnen plukken. Ze krijgen een rondleiding met de bioboer. Die vertelt hoe hij samenwerkt met de natuur in plaats van ertegen. Om een goede fruit- en bessenteelt te hebben. En dan ook een imker die zijn bijenkolonie toelicht. Van : hoe werken die beestjes? En wat betekenen die voor ons? Om dan te eindigen met een vijfgangen diner op culinair niveau, dat geïnspireerd is op bloemen en groenten.
En eigenlijk heeft Covid dan toegeslagen. Eén jaar na ons DinnerWithTheQueen-bestaan. En ben ik gaan nadenken over: hoe zou ik dit concept kunnen implementeren in een nieuw verhaal, van ons bestaand event bureau, waarmee we de komende honderd jaar vooruit willen? Maar echt wel een visie die er met de paplepel, letterlijk, is ingelepeld.
Nu, je zegt al van: een sustainable event hoeft geen saai evenement te zijn. Het is nog altijd een creatief proces en zo verder. Maar als we nu even op dat duurzaamheidsaspect inzoomen. Hoe pak je dat dan concreet aan? Waar zitten dan precies de verschillen met een klassiek evenement? Wat doen jullie anders?
We hebben eigenlijk een soort duurzaamheidsstrategie, gebaseerd op een aantal pijlers. Nu, die zijn ook echt terug te vinden op Europees niveau, die daar al richtlijnen voor hebben uitgeschreven. Waarbij je begint bij het begin. Dat klinkt logisch.
Je mobiliseert bezoekers om naar uw evenement te komen. Dan ga je daar al kijken van: van waar komen uw bezoekers? Waar organiseer ik mijn evenement? En dat heeft niet alleen impact op het milieu op dat moment. Om de bezoekers een minder grote afstand te gaan laten afleggen met de wagen, bijvoorbeeld. Maar je gaat ook de kans vergroten dat mensen naar uw evenement komen, als je het voor iedereen op dezelfde afstand organiseert.
Duurzaamheid heeft ook niet enkel te maken met de milieu-impact. Maar ook met de kansen vergroten om de doelstellingen van uw evenement te behalen. En dan schuiven we ook op naar keuze locatie. Dan gaan we zoeken naar een locatie die: één, makkelijk bereikbaar is met openbaar transport, gaan we gaan zien of die locatie inspanningen doet naar energiezuinigheid, en of we achteraf kunnen gaan meten welk energieverbruik er nu werkelijk is, in de realiteit.
Dan gaan we door naar het volgende punt: de catering. Waar we kunnen gaan zoeken naar een lokale cateraar. Maar die ook werkt met seizoensgebonden groenten en producten.
En zo gaan we eigenlijk een volledig proces af.
Nu, als je dat allemaal opsomt, denk ik dat jij eigenlijk heel vaak de vraag zult krijgen: maar dat is toch een pak duurder dan een gewoon evenement?
Ja, wel dat is absoluut niet de realiteit. En ik durf zelf te zeggen dat wij, in vele gevallen, kunnen gaan besparen. Doordat je, bijvoorbeeld, geen uitnodigingen meer met de post gaat versturen maar een communicatie digitaal opzet. Waarbij je dan ook soms nog een app kunt gaan lanceren. Waar je echt een community kunt gaan bouwen van alle mensen die deelnemen aan dat evenement. Dus dat is ook, voor ons, weer iets sustainable. Je creëert een soort netwerk waar kennis gedeeld wordt. Of mensen in contact gaan komen, die anders, via een uitnodiging per post, niet met elkaar in contact gaan komen.
Zeker ook op niveau van food waste, bijvoorbeeld. Als je kunt gaan elimineren, dat mensen niet laten weten dat ze gaan komen naar uw evenement, dan kan je ook echt wel catering gaan besparen. En ik denk dat veel mensen snel kunnen rekenen. Als er 50 mensen niet aanwezig zijn op een evenement van 1000 personen. Doe dat maal een catering van zeventig euro. Ja, dan kom je toch aan bedragen dat je zegt van: amai, dat is echt weggesmeten geld. Dus je kan echt wel duurzaam gaan zijn op kost.
Maar ook op gebied van uw mensen die aanwezig zijn in verbinding te stellen.
In het vorige traject zei je, of haalde je in ieder geval ook al aan: het is niet alleen een duurzaam evenement organiseren, maar het is ook daarover communiceren.
Hoe zie je dat?
Ja, dat klopt inderdaad.
Nu, het communicatieluik is iets wat zich situeert over alle pijlers die we doen. Op het gebied van mensen te mobiliseren om naar het evenement te komen. Maar ook om een no-show beleid te hanteren. Daar moet je echt wel een communicatiestrategie gaan opzetten. Waarin je, bijvoorbeeld, om de zoveel dagen een mail stuurt of om de zoveel weken, als je echt heel vroeg begint. Van: vergeet dat je u hebt ingeschreven op het evenement. Of een leuk nieuwtje lossen, van: die spreker komt. Wees erbij. Of: je hebt je al ingeschreven.
En dan ook, bijvoorbeeld, echt zeven dagen voor het evenement. Meestal is dat de periode waarin je met je cateraar nog kunt afspreken van: dit zijn de definitieve getallen. Dat je een mail uitstuurt naar de genodigden, waarin ze zich met één klik kunnen uitschrijven. Want als je zegt van: stuur naar dit mailadres dat je niet komt...
Je moet al een onderwerp invullen. En dan moet je een excuus invullen. Voor de helft van de mensen die eigenlijk gewoon afhaken omdat ze niet willen komen. Dat is een stap te ver. Dus je moet het op de juiste manier inzetten, de communicatie. Op verschillende vlakken. Dat is dan vooraf het evenement.
Maar ook op het evenement zelf is het belangrijk, als je duurzame inspanningen levert, dat je die communiceert.
Waarom hebben we gekozen om een deel van de catering vegetarisch te serveren? Wat heeft dat als positieve impact? Want anders ga je altijd mensen hebben die gewoon graag lastig doen of die het beter weten. Die daar een soort kritiek gaan rondbazuinen tegenover andere bezoekers. Terwijl, als je het echt right-in-the-face communiceert, dan ga je dat gaan vermijden.
Ja, er zijn denk ik nog…
Er is nog een evenwichtsoefening die je moet maken, hé. Klimaat komt meer en meer in het nieuws, wordt belangrijker. Wat top is. Ik denk dat iedereen wel doorheeft dat we die richting uit moeten gaan. Of, enfin, toch bijna iedereen.
Het is natuurlijk wel nog altijd een balans maken: je moet mooi in het midden blijven, het mag ook geen klimaatactivisme worden. Of, langs de andere kant, een soort greenwashing doen om het te doen als marketingstunt, want dat werkt ook niet.
Hoe houden jullie daar die balans in?
Ja, door het feit dat we, wat ik in het begin van het gesprek zei, nog altijd die doelstellingen van het evenement vooropzetten. De creativiteit. En dat die duurzaamheidsstrategie eigenlijk iets is wat daarop aansluit.
Om maar een voorbeeld te geven: ballonnen. Tegenwoordig kan je die ook vinden in een vorm die nadien verwerkbaar zijn, recycleerbaar. En op die manier valt dat zelfs zo hard niet op, visueel voor de bezoeker, dat wij daar keiharde inspanningen aan het leveren zijn. De bezoeker heeft niet het gevoel dat hij op een klimaatevenement aanwezig is.
Ja, en het omgekeerde: greenwashing, is dat iets waar je al geconfronteerd mee bent geweest?
Wel, dat is iets waar wij sowieso tegenin zullen gaan. als zich dat voordoet. Want één onderdeel van onze duurzaamheidsstrategie bestaat er wel uit, dat we bij onze volledige organisatie, parameters bijhouden van de CO2 uitstoot die wij niet kunnen vermijden en niet kunnen reduceren. Want dat is ook wel één van de doelstellingen binnen die strategie. Gaan kijken van: hoe kunnen we meer bezoekers via de trein laten komen of openbaar transport? En dan gaan wij berekenen van: wat hebben wij hier nu vermeden of gereduceerd? En op het einde van ons hele verhaal hebben wij een datacollector. In samenwerking met CO2logic. Een South Pole company. En daar gaan wij alle parameters ingeven. Krijgen we een resultaat. En dat staat dan gelijk aan zoveel ton CO2, die wij niet hebben kunnen vermijden. En daar krijgen onze klanten dan de kans om dat te compenseren in gecertificeerde klimaatprojecten over gans de wereld. Maar dat is voor ons de last resort. Dat is niet de oplossing, in the end.
Maar het gaat er over dat we de negatieve impact, die we toch hebben gemaakt, dat we iets terug geven aan de natuur daarvoor. En dat zouden bedrijven in het algemeen moeten doen. Niet alleen bij de organisatie van een evenement.
Wij gebruiken grondstoffen om onze business te runnen. En dat is normaal. Dat is nodig om business te kunnen doen. En we mogen geld verdienen. Geld verdienen is niet iets vies. Maar het is maar logisch dat we de resources die wij ontnemen, ook teruggeven aan de natuur of die gaan ondersteunen.
Dat brengt ons ook terug bij dat meten. Eigenlijk, dat was mijn volgende vraag maar je hebt het al deels beantwoord.
Jullie hebben daar een tool voor. Hoe gaat dat concreet in zijn werk? Is dat op basis van standaardmodellen? Dat je dan ingeeft van: oké, ik had een zittend diner, zoveel personen En dat dan automatisch berekent? Of hoe werkt zoiets?
Klopt, eigenlijk alles wat impact kan maken op een evenement, daar kan je parameters voor invullen. Van de mobilisatie van uw bezoekers, uw locatie, de catering, uitnodigingen per post,...
Noem maar op. Eigenlijk, alles kan je ingeven. En volgens parameters wordt er dan berekend welke CO2 uitstoot dat vertegenwoordigt.
Zoals je hoort zeg ik parameters. We kunnen dat vandaag nog niet exact tot op de kilo CO2. Maar het is wel al een heel grote stap. En het wordt ook aangepast. Dus, doorheen de tijd wordt die tool aangepast door ingenieurs die dat blijven berekenen, herberekenen en die tool voor ons terug correct ijken, om het zo te zeggen.
Maar ook een digitaal evenement heeft een CO2 uitstoot. Zelfs dat kunnen we gaan berekenen.
Juist, want daar wordt dan vaak aan gedacht van: dat is een duurzaam alternatief. Maar het heeft natuurlijk ook nog altijd een uitstoot.
Ja, absoluut. Alles wat we doen heeft eigenlijk een uitstoot. Van een e-mail versturen met een banner tot onszelf zichtbaar maken via een Zoom-call. En als je dan ziet wat het verschil is tussen een Zoom-call zonder camera of met camera...
Voor bedrijven die 1000-2000 medewerkers hebben, kan dat op een jaar tijd toch echt wel een impact hebben. En we zijn ons daar niet van bewust. Vaak.
Maar dat is het ook een stuk, hé. Ik denk: bewustwording errond. Dat is eigenlijk ook exact de reden waarom we...
Ja, we hebben het aangekondigd met eventplanner dat we begin 2023 ons eventplanner eco-label lanceren. Een stuk ook om net die visibiliteit, bewustwording te creëren. Maar anderzijds ook om organisatoren de mogelijkheid te geven om op zoek te gaan naar leveranciers die met duurzaamheid, in de breedste zin van het woord...
Want we hebben nu vooral over CO2 uitstoot gesproken maar er zijn natuurlijk ook heel veel andere duurzame aspecten.
Hoe kijk jij daar naar? Is dat iets wat de sector iets kan bijbrengen, zo'n label?
Ik kan dat alleen maar aanmoedigen. Al is het om bedrijven in de eerste fase nu te gaan inspireren. Van: er is iets op til. Het feit dat dat in het leven wordt geroepen, is het teken dat daar belang aan gehecht wordt. En ik denk dat het wel echt tijd is, dat de sector een versnelling maakt. En ik wil zeker geen kritiek geven op onze sector. Maar we hebben twee jaar de tijd gehad, in Corona, om eindelijk veel na te denken. Denk ik dan. Over: hoe willen we onze sector zien in de toekomst? En ook: welke rol hebben wij, als eventsector, te vervullen naar een duurzame wereld?
Want wij beseffen dat misschien niet genoeg: wij hebben eigenlijk echt wel een grote macht. Om de consumenten en de bezoekers van de evenementen ook gewoon bewust te maken over hun dagdagelijkse zijn, consumatie in onze maatschappij. En ik vind wel dat wij daar echt wel iets in te betekenen hebben. Maar ook dat onze klanten die vraag krijgen van hun consument. Het is de consument vandaag, die naar de bedrijven kijkt van: kunnen jullie de klimaatcrisis oplossen? Kunnen jullie ervoor zorgen dat we een transitie maken? Want de overheden gaan niet snel genoeg. Dus die bedrijven krijgen de vraag. Dus ik vind dat, automatisch, het onze verantwoordelijkheid ook wordt. Om daarin bij te staan.
Maar je ziet het ook bij de investeerders en dus ook bij de grote bedrijven.
Voilà.
Dat die vraag meer en meer komt. Om daar echt op te focussen. Dat zien jullie ook?
Ja, velen zullen het misschien nog niet kennen maar je hebt de ESG rapportering die bedrijven moeten gaan maken, binnenkort. Vooral de heel grote, de multinationals. Maar ik vermoed dat iedereen daarin zal moeten volgen. Waarin je echt een rapport opmaakt, jaarlijks, over uw duurzame inspanningen. Of wat je hebt gedaan om negatieve impact te gaan reduceren. En op basis daarvan zal je zelfs beloond worden in de kredietverstrekking. Zal je bepaalde kredieten krijgen of aan betere voorwaarden. Dus iedereen heeft er werkelijk baat bij. Het is niet alleen voor het milieu maar ook gewoon voor de werking van uw eigen bedrijf. Dus het wordt gemotiveerd om die inspanningen te leveren.
Ja, iemand die met klimaatneutrale evenementen aan de slag wil gaan, wat is de eerste stap? Hoe zorg je ervoor dat je de juiste stap zet?
Ja, ik zou zeggen ons bellen maar dat zou ik niet doen want wij maken geen sluikreclame. Maar dat je effectief gaat gaan kijken naar elke stap die er is binnen het organiseren van iets. Want een duurzaam event organiseren - en dan spreek ik tegen mijn winkel - is op zich niet zo moeilijk. Het is kwestie van de reflex te maken bij alles wat je doet. En iemand die zich...
Een consument die daar de eerste stappen in zet, wat doet die? Die gaat naar de winkel, die neemt een product en die gaat gaan lezen. Van: wat is hier nu duurzaam aan? En ik denk dat dat hetzelfde is bij een evenement.
Als je met verschillende partners gaat werken, vragen van: wat doen jullie nu om een zo min mogelijke impact te gaan maken? En dat geldt zowel voor bedrijven, als voor onze volledige sector. En zeker: wij zijn een event bureau. Of een designer zoals ze dat noemen. Dus wij brengen allemaal toeleveranciers samen om een event te realiseren. De grootste impact komt van die partners die een event op poten zetten. Wij zijn degene die hen samenbrengen en die een draaiboek maken zodat alles goed loopt. Maar de grootste impact zit bij onze partners. Dus wij moeten echt met hen één voor één gaan samenzitten en vragen van: wat doen jullie al vandaag? Maar ook gaan mee nadenken met hen van: wat kunnen jullie nu gaan doen? En op welke termijn wil je wat gaan doen?
Want uw business moet in de eerste plaats blijven draaien. En het mag niet zo zijn dat duurzaamheid er gaat voor zorgen dat we al ons werk moeten stilleggen. En dat dat nu 100% voorrang krijgt.
Het is een transitie, hé.
Het is een transitie. We mogen niet verwachten dat alles op één dag kan. En ik durf dat hier voor de camera te zeggen, dat wij vandaag met een dieselwagen rijden.
Waarom? Ook omdat wij in transitie zijn.
Eén: er zijn ook gewoon geen elektrische wagens voorhanden in leasing, op dit moment. Dus ook daar: je moet ook kijken budgettair. Hoe hard ga ik mij pijn doen om een duurzaamheidsinspanning nu te leveren?
Dus al die factoren moeten in de weegschaal. Want anders gaan we weer naar het klimaatactivisme afglijden. En dat mag echt niet de bedoeling zijn. We organiseren nog altijd creatieve evenementen met een doelstelling. En daarnaast doen we het gewoon duurzaam.
Oké, top. Voor mensen die toch hulp nodig hebben: we gaan toch die link naar jullie bedrijfspagina onder de video leggen.
Gilles, ontzettend bedankt om naar de studio te komen en voor je verhaal.
Met heel veel plezier. Ik hoop dat we mensen inspireren. En aan het nadenken zetten om mee de transitie te maken vanaf vandaag.
Daar ben ik zeker van.
En u, beste kijker, bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
