Transcript
Dag Alexandra, welkom in de studio.
Hey Kevin.
We gaan vandaag over, misschien voor heel veel organisatoren, een niet zo evident topic hebben, maar wel een superbelangrijk topic. Dat is winstoptimalisatie in food en beverage. In het voorgesprek dat we samen hadden, liet je eigenlijk al ontvallen dat daar heel erg veel marge te rapen valt voor organisatoren, maar dat heel veel organisatoren daar vandaag niet echt mee bezig zijn.
Hoe denk je dat dat komt?
Klopt inderdaad, wij merken bij heel wat organisatoren dat organisatoren organisatoren geworden zijn omdat ze heel graag bezig zijn met de creatieve kant van een evenement en de beleving van de bezoeker en het gedeelte rond FNB dat dat vaak minder de intrinsieke interesse is van een organisator.
Meestal gaat het tot zorgen dat het er is, zorgen dat het draait. Die logistiek, dat lukt ook toch wel. Maar jullie gaan eigenlijk net dat stapje verder. Hoe zorg je ervoor dat je er ook meer marge uit kunt halen?
Klopt inderdaad, wij zijn vaak de compagnon de roet van de organisator, dus wij gaan dan wel onze focus leggen op het F&B gedeelte, winstoptimalisatie gaan nastreven in combinatie met de kwaliteit van de bezoekersbeleving.
Hoe we dat gaan aanpakken is heel concreet door die specifieke processen die F&B sterk maken op vlak van finance en kwaliteit, die te gaan monitoren en te gaan bijsturen, zowel in de voorbereiding, in de productie als in de naverwerking.
Maar als je nu naar zo'n gemiddeld evenement, een festival ofzo, kijkt. Ik weet dat dat heel moeilijk is om daar een cijfer op te plakken, maar op basis van jullie ervaring, wat jullie zien, hoeveel marge is daar te rapen?
We merken dat er op heel wat verschillende vlakken heel wat processen niet optimaal lopen.
Dat gaat bijvoorbeeld van de verliesmarge op product. Dat betekent concreet het aantal producten dat je aankoopt versus het aantal producten dat je verkoopt. Hoeveel producten gaan er juist verloren? Dat is wel een heel belangrijk punt. Een ander belangrijk punt is bijvoorbeeld de aankoopmarge.
Wordt er op de juiste manier aangekocht? Een derde punt is partnerships. Hebben we eigenlijk de juiste producten voor de bezoeker op het terrein op de juiste plaats? Dat betekent dat er concreet juiste partnerships met aanbod moeten afgesloten worden met de juiste partij in de markt, zodat onze bezoeker op elk moment zijn favoriete drankje kan nuttigen.
Laten we eens even inzoomen op die drie aspecten. We beginnen met het eerste. Je zegt van er zit een verschil tussen wat je aankoopt en effectief kan verkopen. Je liet er straks al ontvallen in het vorige gesprek dat dat tot 15 tot 25% kan oplopen. Toen ik dat hoorde, stond ik versteld. Waar gaat dat allemaal naartoe?
Dat gaat over heel eenvoudige zaken. Dat gaat bijvoorbeeld over medewerkers die geen idee hebben dat bepaalde stokken commerciële stokken zijn voor de verkoop. Dat gaat over een bepaald assortiment.
Ik mag bijvoorbeeld als medewerker al snel een keer een energiedrankje, terwijl dat misschien in de forecast of in de budgettering eigenlijk niet opgenomen is. Daarnaast heb je de kwaliteit van tappen. met bepaalde type verpakkingen werken, werk je op vaten, werk je op citernes bijvoorbeeld.
Dat zijn een aantal details die ervoor zorgen dat je eigenlijk heel grote verliezen kan gaan hebben. Anderzijds heb je ook natuurlijk de veiligheid van uw toegankelijkheid achter de schermen. Hoe gemakkelijk kunnen bezoekers of entourage van bijvoorbeeld artiesten, hoe gemakkelijk kunnen zij aan die stok bijvoorbeeld.
Het belangrijkste insteek is dat bij heel wat mensen daar ook geen idee over bestaat dat dat effectief allemaal natuurlijk centen kost en ook centen zou moeten opbrengen en dat eigenlijk daar het grote verschil zit in de perceptie hoe je zo'n zaak aanpakt. Maar ja, als 1 vierde, tot 25%, 1 vierde van je drank letterlijk verdampt, heeft een gigantische impact op je resultaat met je evenement.
Als je met zo'n organisatoren praat, zijn er sommigen uiteraard wel, maar de meesten zijn zich daar zich bewust van?
We merken... dat dat eigenlijk tweeledig is. Er zijn een aantal organisaties die daar heel erg mee bezig zijn en dat is superfijn om te weten dat je als organisatie daar kwetsbaar naar durft te kijken en effectief durft te gaan zeggen van oké en de berekeningen durft te maken van oei, daar gaat hier de mist in.
Anderzijds hebben we ook heel wat ervaringen in de markt dat we merken, die cijfers worden ook niet berekend. De data is ofwel voorhanden en wordt niet berekend, want De focus ligt vaak natuurlijk op het creatieve en de beleving van de bezoeker, wat ook uiteraard een heel grote prioriteit is.
Anderzijds merken we ook, de data is eventueel wel voorhanden, maar er wordt niets mee gedaan. Dat is voor ons wel een hele belangrijke natuurlijk. Dat is ook een van de eerste vragen die we altijd stellen in een gesprek van, oké, wat is de verliesmarge vandaag de dag? En dan kan je eigenlijk verder gaan kijken, waar is het optimaliseren?
Wat zijn de huidige processen vandaag de dag? Als je daar als organisator mee aan de slag wil en je wil daar iets aan gaan doen, aan die drank die bijvoorbeeld geconsumeerd wordt door je medewerkers. En ik snap, je moet je medewerkers drinken geven als ze werken, maar je sprak net ook al over, je hebt commerciële stok en misschien stok voor je personeel.
Hoe pak je dat dan aan? Zijn dat policies die je moet hebben?
Dat is een combinatie van enerzijds de juiste processen gaan opzetten en anderzijds de juiste communicatie ook naar je medewerkers gaan voeren. Het is heel belangrijk dat je medewerkers ook weten van oké, dit drankje is wel voor mij bestemd, dit drankje is niet voor mij bestemd.
Maar ook heel belangrijk om uit te leggen waarom dat effectief zo is. Dus die communicatie en die processen die er ook voor zorgen dat je dat stukje nou gaat gaan optimaliseren. Een van de andere aspecten die je ook aanhaalde was het selecteren van de juiste partners, het juiste assortiment.
Hoe pak je dat dan? Je kan daarmee starten door in kaart te brengen wat voor jouw bezoeker de meest favoriete drankjes zijn. Dan kan je heel specifiek gaan kijken naar categorieën. Is jouw bezoeker een typische bierdrinker die graag een speciaal bier drinkt?
Is jouw bezoeker iemand die graag een cocktail drinkt of een mixed drink? en dan ga je gaan kijken naar welke partnerships kunnen voor mijn festival een meerwaarde zijn, ook omgekeerd. Uiteraard is het ook belangrijk voor de partners om de juiste zichtbaarheid te hebben op het evenement zelf zodat ze ook de meerwaarde voor hen er kunnen uithalen.
In het vorige gesprek liet je ook ontvallen dat het zelfs belangrijk is om dat elk jaar opnieuw te durven bekijken.
Ja, zeker en vast. Het is heel erg afhankelijk natuurlijk van de duurtijd van de partnerships die je hebt. Maar het is heel belangrijk om los van die partnerships kritisch te gaan kijken.
Hoe evolueert mijn type doelgroep? Wat is het profiel van mijn doelgroep of mijn evenementenbezoeker? Om daar te gaan kijken zijn er misschien extra noden. Dat gaat bijvoorbeeld rond alcoholvrije varianten bijvoorbeeld. Is er een verschuiving van het verbruik van bier? meer richting bijvoorbeeld sterke dranken of mixed drinks.
En dat kan natuurlijk een impact hebben op de partnerships die een meerwaarde voor jou kunnen zijn en jij die meerwaarde kan zijn voor jouw partners. Ja. Wat je wel eens ziet gebeuren op evenementen, is dat een populair drankje bijvoorbeeld op één plek al heel snel is uitverkocht, waardoor er geen marge niet meer opgedraaid kan worden en aan de uitgang van het festival nog heel erg voorhanden is.
Dat stokmanagement en de allocatie van die stok, hoe belangrijk is dat in de mix en hoe ga je daarmee om? Dat is een heel cruciale om ervoor te zorgen dat jouw bezoeker op eender welk moment in de voorziene locaties het drankje kan nuttigen dat daarvoor voorzien is.
Dat zorgt ervoor dat je een heel strak stokmanagement moet hebben en dat je achter de schermen natuurlijk enerzijds de stok juist in kaart brengt, maar anderzijds ook de juiste logistieke zaken gaat gaan uitvoeren om ervoor te zorgen dat de out-of-stocks eigenlijk uit hun boze zijn. Een ander topic dat ik heel even wil aanraken, Best wel hot is de laatste twee jaar in de evenementensector.
Dat is alles wat de herbruikbare bekers betreft. Die natuurlijk op zich al met een kost komen, maar ook nog eens gecombineerd met je moet aan een systeem gaan neerzetten om die bekers terug te recupereren. Daar is geld op een of andere manier mee gekoppeld en heel vaak ook misbruik.
Wat zijn jullie ervaringen daarmee?
Het is op dat vlak heel belangrijk om in kaart te brengen wat de focus is van de organisatie. Je hebt dat op verschillende gebieden. Je hebt op vlak van duurzaamheid, je hebt heel wat op vlak van beleving van de bezoeker.
Finance is ook een heel belangrijk en uiteraard het logistieke stuk. Dan is het belangrijk om te kijken als organisatie wat zijn voor ons de focuspunten, wat zijn voor ons de zwakke punten van dag de dag en te gaan kijken op basis van die informatie welk bijvoorbeeld waarworksysteem en communicatie naar de bezoeker dat daar een prioriteit kent.
Dan is belangrijk te kiezen voor het juiste waarworksysteem dat past bij die mix van zaken die voor jou belangrijk zijn en ervoor te gaan zorgen dat dat heel goed gecommuniceerd wordt naar jouw bezoeker.
Kan je een voorbeeld geven van hoe het mis kan lopen met zo'n waarborgsysteem? Wat risico's zijn?
Het risico is als je een waarborgsysteem hebt die bijvoorbeeld verkeerd gecommuniceerd wordt naar jouw bezoeker, dan kan je ervoor natuurlijk gaan zorgen dat jouw bezoeker eigenlijk een verkeerde ervaring krijgt, een slechte ervaring krijgt. Anderzijds heb je natuurlijk ook logistieke en financiële risico's.
Als een bepaald waarborgsysteem bijvoorbeeld niet afgestemd is op De functionaliteiten van jouw kassasysteem kan ervoor gaan zorgen dat je natuurlijk een financiële kater hebt op het eind van de rit. Door bijvoorbeeld bekers die in de backstage kunnen gestolen worden. Dat zijn allemaal zaken...
En die dan omgewisseld worden voor cash aan de voorkant. Bijvoorbeeld, inderdaad, gebeurt wel regelmatig. Daarom is het heel belangrijk om heel het totale plaatje, van kassasystemen tot processen, tot het juiste waarborgsysteem, tot het cashless verhaal, dat daar allemaal naadloos op aansluit aan waterdicht is.
En dan vermijd je zaken zoals bekers die worden ingeruild, die gestolen worden, of eventueel bekers die op het terrein gebracht worden van buiten door bezoekers en dan eigenlijk geld geïntwort langs jouw kant. Dat zijn de financiële risico's. Je moet ook rekening houden met de beleving van de bezoeker.
Er wordt vaak ook gekozen dat de bezoeker een coin krijgt aan de ingang bijvoorbeeld om een beker in te ruilen. Dat heeft een heel ander proces, heeft heel andere voordelen, heeft heel andere nadelen. Dat is ook weer belangrijk om daarop die processen aan de achterkant ook weer juist te gaan afstemmen om die risico's dan te vermijden.
Maar eigenlijk, als ik dat zo goed hoor, is het vooral belangrijk om daar grondig over na te denken, die voor- en nadelen afwegen en de juiste keuzes te maken. Daar waar misschien bij heel veel organisaties, en nu maak ik een assumptie, daar heel licht over heen gegaan wordt en gezegd wordt van ah, we hebben een systeem nodig, we kennen dat systeem, we kiezen dat.
Ja, we zien wel hoe het dan loopt met mogelijk gevolgen van dien. Dat zal dan vooral in het eerste jaar zijn dat je zoiets tegenkomt waar je dan merkt van oké, de financiële impact is toch wel anders dan we gedacht hadden. Of de impact langs de bezoekerszijde is toch anders dan we gedacht hadden.
En dan wordt daar wel vaak naar bijgeschakeld. Maar het is zeer belangrijk om daar op voorhand over na te denken. om voorhand na te denken over die verschillende facetten, daar de juiste keuze in te maken en misschien zelfs nog het belangrijkste van allemaal, effectief die keuzes en die processen te gaan implementeren en daar iemand dedicated te laten voorzorgen tijdens het evenement, maar ook in de voorbereiding rond communicatie naar de bezoeker, dat dat effectief te hard wordt genomen en effectief ook gerealiseerd wordt, zoals het plan op voorhand was.
Ik denk oprecht dat in de evenementensector, waar ook heel vaak met vrijwilligers en zo verder gewerkt wordt, De meeste mensen handelen altijd vanuit een goeie intentie, maar hoe vaak gebeurt het ook niet dat als een groep vrijwilligers pintjes staan te tappen en er komen wat vrienden passeren, dat er dan wel eens wat gratis bier over de toog gaat. En dat klinkt allemaal niet zo erg, maar op een groot festival, met grote omzet, kan dat diepe putten maken en eigenlijk is het diefstal.
Het is heel belangrijk om dan vanuit die bar ook de juiste briefing te geven aan die vrijwilligers.
Ook effectief opnieuw uit te leggen wat de impact is van zo'n pintje gratis weggeven bijvoorbeeld. Dat ze ook het verhaal daarachter begrijpen van oké, op het moment dat ik dat doe, oké ik maak mijn vrienden blij of mijn buurman blij. Maar we weten ook dat je de organisatie daar schade mee doet.
En door dat effectief ook mee te nemen in die briefing en hen daarbij te betrekken, zorg je er ook al voor dat die aandacht daarvoor op een andere manier wordt gezet. En dat je dat toch iets positiever kan brengen, want het zijn uiteindelijk vrijwilligers die daarmee heel veel enthousiasme komen om te helpen.
Zeker en vast, klopt. Maar je moet natuurlijk ervoor zorgen dat het op het eind van de rit allemaal financieel gezond blijft en op lange termijn kan blijven bestaan. Ja, want zolang je een goed jaar hebt... Ça va, maar je moet ook een buffer maken voor jaren dat het misschien iets wat minder is.
Misschien interessant, en in onze afleveringen laat ik meestal weinig ruimte om wat zelf reclame te maken, maar ik vind het interessant wat jullie doen. Kan je toch een keer even kort toelichten wat jullie als aanbod naar organisatoren hebben? Want ik kan me voorstellen dat als je organisator aan het kijken bent naar deze aflevering, dat je zoiets hebt van goh, we willen daar wel mee aan de slag, maar ik zou niet weten hoe.
Wat zouden jullie voor hen kunnen betekenen? Met MRSHL zijn wij een compagnon de route voor eventorganisatoren met die focus op F&B management. Wij gaan daarbij de focus gaan leggen op winstefficiëntie en winstmaximalisatie, maar ook de beleving van de bezoeker uiteraard.
Wij ondersteunen organisatoren op verschillende facetten. Dat kan enerzijds zijn van adviesverlenend orgaan. Kom eens kijken naar onze productie. Welke zaken kunnen we gaan verbeteren? Ja, in de vorm van een audit klopt inderdaad, waar we verschillende punten gaan controleren en evalueren om nadien met die lessons learned en plan van aanpak naar die klant toe te komen, zodat ze daarmee verder aan de slag kunnen voor volgende edities.
Dat is enerzijds een principe waarop we werken, anderzijds hebben we ook samenwerkingen waarbij we verschillende facetten zelf dienen uit te voeren. omdat daar de focus de tijd of de expertise intern niet is. Dus dat is op een heel andere manier.
En dan gaan jullie iemand ter plekke op zo'n evenement zetten die die processen gaat bewaken en in de gaten houden.
Klopt inderdaad. Dus afhankelijk van het type processen dat we daar dienen te gaan verbeteren, gaan we eigenlijk de juiste persoon op de juiste plaats gaan zetten om die processen te gaan bewaken en te gaan managen.
Klopt inderdaad.
Alexandra, dank je wel voor je komst naar de studio.
Jij bedankt.
En u best kijken bedankt voor het kijken en alweer tot volgende week.
