Transcript
Op de jaarlijkse FRESH Conference voor de meetingindustrie worden telkens nieuwe ideeën en concepten getest. Maarten Vanneste, organisator van het congres, deelt in deze aflevering enkele boeiende experimenten uit deze case study.
Dag Maarten, welkom in onze studio.
Dankjewel, Kevin.
De FRESH Conference, wat is dat voor iets?
De FRESH Conference is een jaarlijks congres dat tweeënhalve dag duurt, en dat gaat over congressen eigenlijk. Een congres over congressen, zeg maar.
Het is eigenlijk een soort playground waarin jullie nieuwe initiatieven lanceren, concepten testen, of hoe moet ik dat precies zien?
Ja, het congres focust zich gedurende tweeënhalve dag volledig op de inhoudelijke kant van meetings. Dus alles wat je kan doen om een meeting of congres te verbeteren zodanig dat die meer impact heeft op zijn doel groep en op de deelnemers.
En dat gaan jullie dan ook echt aan den lijve uittesten?
Ja. Dus ik denk dat het bijvoorbeeld voor een session format, hoe een bepaalde session georganiseerd wordt, dat kan dan bijvoorbeeld de fish-bowl zijn, of open space, of zo, dat zijn van die session formats: als je dat niet meegemaakt hebt, dan is dat moeilijk om uit te leggen aan iemand. Of ook moeilijk om toe te passen. En de mensen komen uiteindelijk naar FRESH om dan nadien hun eigen congres of event te organiseren en daar nieuwe dingen te doen. Dus het beleven daarvan is ontzettend belangrijk.
Kan je zo eens een aantal voorbeelden geven van de afgelopen jaren waar jij van denkt daar kan eigenlijk heel de sector nog wel iets van leren, dat is misschien eens een leuk idee om mee te nemen?
Er zijn uiteraard heel veel dingen die wij proberen te lanceren ook op FRESH. Concepten, maar ook technologie, nieuwe technologie, nieuwe tools. Zo is er bijvoorbeeld een boek dat uitgekomen was, dat we gelanceerd hebben en eigenlijk de schrijver van het boek is een meeting designer. En die had beslist om in die sessie niet een typische boeklancering te doen waarbij de schrijver op het podium komt en vertelt over zijn boek, maar hij dus de mensen toegelaten om tijdens dat half uur, of die sessie, om zich comfortabel te zetten, en sommige zaten dus onder te tafel, de meeste zaten op de grond, in een cirkel; ze hadden alle lichten uitgedaan in de zaal en iedereen had ook een zaklamp gekregen – één boek per groep en een zaklamp - en er was één persoon aan het lezen met het licht van de zaklamp, en dat gaf dus een heel bijzondere sfeer en was eigenlijk een duidelijk voorbeeld van hoe heel die sessie qua design dus totaal anders was dan de klassieke sessie met een podium en licht en een spreker aan het spreekgestoelte...
Een heel ander effect ook natuurlijk...
... zo iets intiems en donker en een bijzondere sfeer. Iedereen heeft dat onthouden... iedereen die erbij was heeft dat onthouden en misschien op de een of andere manier kan dat ooit wel eens toegepast worden in hun eigen activiteiten.
Ik las ook iets over pair sharing. Wat is dat voor iets?
Ja, ja, pair sharing. Typisch aan een meeting is dat de expert op het podium staat en die is aan het praten en 99% of meer van de andere mensen in de zaal die zijn allemaal aan het luisteren. Wat pair sharing doet, is groepjes van twee – een pair – laten praten, laten delen met elkaar. De expert vertelt iets en zegt dan: nu mogen jullie even pair-sharen over dit onderwerp. En dan ga ik met u bijvoorbeeld, wij tweeën hebben een gesprek, of ik met iemand anders, een gesprek over dat onderwerp en ik deel mijn ervaring bijvoorbeeld met u en u deelt die van u met mij. En dan is eigenlijk op dat moment 50% van de hele zaal aan het praten en 50% aan het luisteren. Dus daarmee creëer je ook weer een heel andere sfeer.
En wat waren daar zo de reacties van de mensen aanwezig waren?
Dat is altijd fantastisch. Het is altijd moeilijk om de mensen te stoppen. Eenmaal ze begonnen zijn, is het moeilijk om ze te stoppen. Want iedereen heeft eigenlijk wel een verhaal. Wij zijn allemaal vakmensen uit een bepaald vakgebied – hetzij medisch, hetzij over papierproductie, of wat ook – maar wij zitten allemaal in datzelfde vak, dus wij hebben wel iets te vertellen tegen elkaar, of iets te leren van elkaar ook. Mensen doen dat graag ook. Delen, men leert elkaar ook kennen. Het is altijd heel leuk en moeilijk om te stoppen zelfs.
Een andere heel belangrijke trend zijn hybride evenementen. Hebben jullie daar al mee geëxperimenteerd?
Ja, ja... hybride... dat is een heel hoofdstuk. Daar kunnen we wel een paar dagen mee vullen. Maar wij hebben natuurlijk met FRESH de plicht om daar ook de gekste dingen uit te halen, ondanks het feit dat we willen dat het professioneel gebeurt, dat het niet te veel experimenteren is. Want je zit tenslotte met een online publiek dat mee aan het kijken is.
Ja, je moet dan ook wel kwaliteit geven natuurlijk.
Kwaliteit enerzijds, maar ook een stukje interactie. Een goed beeld, goede klank, dat is een vorm van kwaliteit, maar interactie is natuurlijk ook een vorm van kwaliteit.
Hoe doe je dat dan?
Daar zijn verschillende mogelijkheden. We hebben... vorig jaar hadden wij een aantal laptops in de hal staan en dus telkens als er coffeebreaks waren, konden de mensen die online waren praten met mensen die on-site waren. Dus daar ontstond in sommige gevallen toch iets meer connectie van de eenzame man of vrouw thuis met die groep in Kopenhagen dan. En dat is een mogelijkheid. Een andere mogelijkheid is dat je de deelnemers eigenlijk ook samenbrengt in een online meeting. Dat men elkaar kan zien en dat men elkaar kan horen en met elkaar kan praten. Een soort online break-outgroep of zaaltje waar mensen samen kunnen komen en met elkaar kunnen chatten of praten of eventueel zelfs met video voor een aantal.
Op een van de foto’s zag ik ook mensen met een iPad rondlopen.
Ja, dat is ook een nieuwigheid die we daar getest hebben. We noemen het Hybrid Angels; een bevallige jongedame met gekruld blond haar wandelt daar rond met een iPad – vandaar de Hybrid Angel denk ik – die heeft een iPad, en die iPad heeft een camera en een scherm, zoals wij allemaal wel weten, en die loopt rond en is verbonden met die groep die online ook samenzitten, en heeft daar een stuk video: een van de videovensters is eigenlijk die (rondwandelende) assistent (man/vrouw maakt niet uit) die rondwandelt en die eigenlijk laat zien waar er gediscussieerd wordt bijvoorbeeld. Want als je een sessie gaat ontwikkelen met veel discussie erin, ja, de mensen die thuis zitten hebben niemand om mee te discussieren – misschien wel online – maar het kunnen zien van de actie omdat er iemand is die rondwandelt met een camera is wel...
Productietechnisch is dat natuurlijk wel een uitdaging, want je moet tussen al die verschillende aspecten schakelen...
Ja, ja. Eigenlijk zijn er twee producties. Je moet een producer hebben die eigenlijk de on-site belevenis regisseert en coördineert, en licht en geluid en wie wanneer op het podium komt en zo, maar je hebt eigenlijk ook een regisseur nodig – met eigenlijk ook een aparte klankman - die dan weer de online-belevenis produceert. En die heeft dan bijvoorbeeld ook een online moderator die nog dingen kan zeggen terwijl eigenlijk de mensen in coffeebreak zijn, die beschikt over iemand die met social media bezig is en daar ook een aantal vragen kan opvangen en coördineren dus... Eigenlijk zijn er twee producties die samen op elkaar moeten aansluiten.
Jullie hebben elk jaar ook een thema. Kan je al iets vertellen over het thema van de eerstvolgende editie?
Ja, ons thema is, verder bouwend op vorig jaar..
Je hebt precies een foto van mij genomen?
Ja, het lijkt er een beetje op... Het thema is Present People. En wat we dus doen is: we wandelen door de toolbox van meeting architectuur. We zijn begonnen met het conceptuele, we gaan de mensen, de professionals doen die in die toolbox van meeting designers zitten, dan Art, dan Technical en dan Technology. Er zijn nog drie thema’s te komen na dit. En dus, dat evolueert steeds verder. We zijn nu geland bij de man die achter op zijn hoofd een QR-code heeft, waar onze website dan ook in verborgen zit. Maar dus, het gaat over mensen, over people, mensen in de toolbox van Meeting Architects. Dus dat zijn faciliteerders, acteurs, maar ook producers en presenters – zoals u – of moderators, die op het podium de zaak mee aan elkaar praten. Maar ook heel gespecialiseerde [mensen] zoals copywriters en thema-uitwerkers, designers en allerhande specialisten die eigenlijk tot onze beschikking staan om een meeting of een congres goed te ondersteunen. Dat is een heel gamma van professionals, allemaal verschillende categorieën en soorten, verschillende soorten van mensen...
En waar kunnen mensen meer praktische informatie over het congres vinden?
Het congres heeft een website, uiteraard, en daar kan je meestal de up-to-date informatie vinden. En de website is: thefreshconference.com.
Oké. Super. Maarten, bedankt voor je komst naar de studio.
Graag gedaan. Dankjewel.
En u beste kijker, bedankt voor het kijken, en alweer tot volgende week.
