Amsterdam Conference Centre Beurs van Berlage

Het was een vreemde gewaarwording, zo’n anderhalf jaar geleden. Wat niemand ooit voor mogelijk had gehouden gebeurde: de wereld van de evenementen en congressen kwam in één klap tot stilstand. Plots werd de Beurs van Berlage, net als haar collega-evenementenlocaties, geconfronteerd met een lege agenda. “Toch hadden we het in het begin nog best druk”, blikt de . “Vooral met het verplaatsen van evenementen. Daar komt veel bij kijken: je moet organisatoren geruststellen, ruimte creëren in de toch al volle agenda, kijken of de huidige vorm van het evenement bijvoorbeeld over een jaar ook nog geschikt is, en met de hotels in overleg over de reeds geboekte kamers voor meerdaagse congressen.”

Kijken naar wat wel mogelijk is: herstart met kleine evenementen

Bij de Beurs drong snel het besef door dat het geen oplossing was om stil te zitten en wachten tot de pandemie voorbij zou zijn. Er moest juist goed naar de wensen vanuit de markt moest worden geluisterd om passende nieuwe producten en diensten ontwikkeld moesten worden. Er werd gekeken naar wat nog wél mogelijk was, ondanks alle beperkingen en onzekerheden. Zo kwam het tot een herstart met kleinschalige evenementen, zoals concerten en diploma-uitreikingen. Ook werden ruimtes beschikbaar gesteld voor aandeelhoudersvergaderingen en examenkandidaten, en werd de Beurs zelfs ingericht als stemlocatie voor de landelijke verkiezingen. “Dat was een mooie manier om andere sectoren met ruimtegebrek te kunnen helpen. Voor onze mensen was het ook fijn, want niks doen en stilzitten zit niet in ons DNA.”

De volgende stap: virtueel de Beurs weer binnenlopen

Maar de Beurs deed nog meer, inspelen op de stijgende vraag naar hybride en virtuele evenementen bijvoorbeeld. Samen met partners Faber Audiovisuals, Univate en Plugged Live Shows, werd al snel een platform ontwikkeld dat organisatoren de mogelijkheid bood hun fysieke evenement uit te breiden met een virtuele ervaring, of zelfs volledig digitaal te maken.

Met het ‘Beurs van Berlage Virtual Live Events Platform’, stap je als deelnemer de digitale Beurs binnen. De portier heet je persoonlijk welkom, waarna je de beursfoyer binnenloopt. Daar hoor je het geroezemoes van de overige deelnemers op de achtergrond, net als bij een live congres. Van Kessel is hier erg enthousiast over, omdat het op deze manier alsnog mogelijk is de ambiance van het monumentale gebouw en de persoonlijke gastvrijheid te beleven. “Bij een online congres krijg je vaak een linkje. Als je daarop klikt, kom je meestal in een Zoom-achtige omgeving. Maar de Beurs is nu juist een locatie waarvoor je kiest vanwege de rijke historie en de uitstraling. Met het platform waan je je, hoewel digitaal, toch in de Beurs van Berlage. Het carrousel in het platform stelt bezoekers in staat met-mede congresbezoekers te communiceren, en zelfs de sprekers live vragen te stellen.”

Om hybride en virtuele evenementen naar een volwassen niveau te tillen, realiseerde de Beurs een volledige nieuwe state of the art eventstudio: Studio Berlage. Studio Berlage is niet zomaar een green screen waarbij een spreker plat in een andere achtergrond wordt geprojecteerd, maar een echt podium in één van de historische zalen van de Beurs. Er wordt gewerkt met een LED-basis met daaromheen een virtuele wereld, wat een levendige interactie op afstand mogelijk maakt tussen publiek, presentatoren en/of meerdere keynotesprekers.

Daarnaast werd de Administratiezaal omgebouwd tot een kleinere studio, Studio 1903, die volledig ingericht is op het volledig ontzorgen van organisatoren van kleinere online webinars, seminars en andere kleinschalige virtuele events.

Online blijft vanwege de grote toegevoegde waarde

De Beurs van Berlage gaat ervan uit dat hybride evenementen blijven, omdat de online component van grote toegevoegde waarde is. Een belangrijk voordeel is dat organisatoren hun bereik nu kunnen vergroten. “Normaal gesproken is er in de Beurs van Berlage plek voor maximaal 1300 congresdeelnemers. Door het toevoegen van een online component, kun je het aantal deelnemers ophogen, tot het oneindige. Maar je kunt óók een hele andere doelgroep aantrekken, doordat online ook als een soort on-demandmodel werkt. Mensen die alleen voor een bepaald congresonderdeel belangstelling hebben, kijken alleen naar dat item. Op afstand kijken is bovendien interessant voor mensen die niet willen, kunnen of mogen reizen. Je kunt er ook voor kiezen om sessies op een later tijdstip terug te kijken. Met online toevoegingen haal je dus meer rendement uit je evenement. Dankzij het deelbare karakter van bijvoorbeeld een opname, kun je ervoor kiezen om die later nog eens aan te bieden. Dat kun je doen via een digitaal kanaal, bijvoorbeeld via een abonnementsvorm, maar ook tijdens een ander evenement.”

Live events komen volledig terug

Maar hoe waardevol alle online opties ook zijn, Van Kessel gelooft nog steeds in de kracht van live-events. “Een spontaan gesprek op de vloer is toch anders dan via een scherm communiceren. Het geeft natuurlijk ook een ander gevoel om een evenement te bezoeken in een internationale hotspot met charme; een gebouw met grandeur, the place to be in het warme hart van Amsterdam waar bijzondere dingen gebeuren.”

Ze is er dan ook van overtuigd dat live events in volle glorie terugkomen. Dit gaat in haar ogen wel gepaard met nieuwe uitdagingen wanneer er ook een online component is. Zo raken mensen die via een scherm meekijken vaak snel afgeleid, waardoor het meer moeite kost om hun aandacht vast te houden. Andersom geldt: juist als het eenvoudig is vanuit de huiskamer bij een event te zijn, vergt dat een extra inspanning om mensen te verleiden tot een bezoek op locatie.

“Wil je succes hebben met een hybride evenement, dan moet je eigenlijk twee aparte programma’s aanbieden. Die programma’s zullen een groter onderscheidend vermogen moeten hebben dan voorheen. Bij live congressen draait het om het programma voor de hele dag, inclusief dingen als een goede lunch, schone toiletten, duidelijke bewegwijzering en gastvrij personeel. Bij het online gedeelte draait het veel meer om zaken als de kracht van de sprekers, de onderwerpen van de sessies en de content.”

Samen een succes maken van uw event

De Beurs van Berlage denkt graag mee met organisatoren van congressen en andere evenementen, over hoe zij hun deelnemers live en online het beste kunnen boeien. “We hebben alle faciliteiten in huis om een onvergetelijk congres volledig van A tot Z te organiseren en neer te kunnen zetten, zowel live, hybride als volledig virtueel. Onze medewerkers zijn zeer ervaren en kunnen, samen met onze partners, veel werk uit handen nemen van een organisator. Denk aan het voortraject, de registratie, het regelen van hotels tijdens het evenement, het evenement zelf met alles erop en eraan, maar ook aan de nazorg. Wij hebben alles in huis om van elk evenement een groot succes te maken.”

De gebeurtenissen van de afgelopen tijd hebben in ieder geval veel creativiteit bovengebracht bij de Beurs van Berlage. Het is gebleken dat de organisatie veerkrachtig is en snel kan inspelen op verandering. “We zijn niet bij de pakken neer gaan zitten. De crisis heeft ons geleerd dat je altijd over een plan B moet beschikken. Daardoor kan een evenement altijd doorgaan, ook als er iets onverwachts gebeurt. We kunnen dus altijd iets betekenen voor onze klanten. Samen maken we er een succes van en zorgen we ervoor dat we bereiken waar het uiteindelijk allemaal om gaat: dat bezoekers een onvergetelijke ervaring hebben,” besluit Evelien van Kessel.