Invitado Visitor Management

Veilige en laagdrempelige oplossing voor eventorganisatoren

Invitado heeft de controle van door de CoronaCheck-app gegenereerde Nederlandse en Internationale QR-codes geïntegreerd in de eigen scansoftware. Dit biedt organisatoren van events de mogelijkheid om zowel de e-tickets als het coronatoegangsbewijs van de bezoekers bij dezelfde scanbalie, door dezelfde host en met dezelfde apparatuur te controleren.

'Wij maken het organisatoren en de bezoekers zo eenvoudig mogelijk. Dat is al 15 jaar onze insteek, en zeker in deze coronatijd, waarin het voor organisatoren al lastig genoeg is om een event op poten te zetten, is elke vorm van vereenvoudiging welkom. Als wij toch al e-tickets scannen, waarom dan niet meteen ook het coronatoegangsbewijs van de bezoeker?' legt Michiel Droog, directeur-eigenaar van Invitado Visitor Management, uit.

Open source broncode

De developers van Invitado maken hiervoor gebruik van de broncode van de Rijksoverheid. 'Die is volledig open source, waardoor het mogelijk is de actuele versie ongewijzigd te includen in onze scansoftware,' vertelt developer Antoine Veldhoven, die deze oplossing in samenspraak met programmeurs van de CoronaCheck-app mede ontwikkelde. 'Ook de in de app gedefinieerde configuratie nemen we één op één over, zodat onze scansoftware na controle exact dezelfde informatie toont als de officiële Scanner voor CoronaCheck-applicatie.'

Ook offline en volledig automatisch

De scansoftware van Invitado werkt ook als de internetverbinding wegvalt, en dat geldt ook voor het controleren van de QR-codes uit de CoronaCheck-app. De software herkent welk soort QR-code wordt getoond, schakelt vervolgens zelf tussen het controleren van e-tickets en coronatoegangsbewijzen en toont daarna het juiste resultaatscherm. 'Hiermee voorkom je dat hostessen behalve met onze scanapparatuur ook nog met een app op hun telefoon in de weer moeten of dat bezoekers met dubbele controleposten worden geconfronteerd,' legt Droog uit. 'De incheckprocedure wordt hiermee niet alleen sneller en efficiënter, maar ook veel veiliger.'

Alles in één systeem

Dit past in de filosofie van Invitado alle modules en diensten binnen één systeem aan te bieden, ook als dat diensten van anderen zijn. 'Voor rechtsgeldige stemmingen in ons online platform zijn we een samenwerking met de specialist Lumi aangegaan, en ook dit is weer een goed voorbeeld van hoe we onze klanten één allesomvattende oplossing willen aanbieden,' vertelt Droog. 'De implementatie van de CoronaCheck is als gezegd sneller en veiliger, maar wij voorzien ook dat hiermee meer organisatoren het zullen aandurven een event onder de vlag van Testen voor Toegang te organiseren.' Om de geïntegreerde CoronaCheck in te kunnen zetten is Invitado nog in afwachting van ministeriële goedkeuring.

Grote belangstelling voor streamingplatform registratiespecialist

Het is maar een kleine, optionele module in Transmisión Livestreams, het online eventplatform van registratiespecialist Invitado uit Rotterdam: Chatroulette, waarin deelnemers random aan elkaar worden gekoppeld voor snelle 1-op-1-videochats van een minuut. Maar juist deze module ontketende grote belangstelling voor de totaaloplossing die Invitado voor inspirerende online events biedt.

Toeschouwers of deelnemers?

We zijn altijd op zoek naar creatieve toevoegingen,' legt Michiel Droog van Invitado uit. 'We kunnen een solide platform aanbieden voor het streamen van plenaire sessies naar toeschouwers, maar daarin zijn we zeker niet uniek.' En dus ging het bedrijf op zoek naar additionele diensten, waarmee online en hybride events tot leven gebracht kunnen worden. 'Hoe verander je toeschouwers in deelnemers? Dat is de vraag waarvoor veel organisatoren zich in dit Nieuwe Normaal gesteld zien. Het antwoord is even simpel als doeltreffend: door aan je online of hybride event interactie toe te voegen die verder gaat dan de standaard chatfunctie.'

Modules voor engagement

Binnen Transmisión Livestreams van Invitado kan het basisplatform daartoe worden opgetuigd met diverse modules. Zo kunnen vragen worden gesteld aan de sprekers, kunnen deelnemers gezamenlijk creatieve opdrachten doen tijdens digitale rondetafelsessies en kunnen plenaire sessies verlevendigd worden met live polls. 'Maar met die laatste module kun je net zo makkelijk een pubquiz organiseren,' vertelt Droog enthousiast. 'Daarmee activeer je je deelnemers en zorg je voor fun en engagement.'

Regelrechte hit

Net als met de chatroulette, een tool die aanvankelijk bedoeld was om tijdens de dode wachtmomenten in het online programma in te zetten, maar die nu een regelrechte hit blijkt. 'Waar we enerzijds inzetten op matchmaking, waarmee we deelnemers gericht aan elkaar koppelen, speelt in deze tool juist toeval een belangrijke rol,' zegt Droog lachend. 'Al gaat ook hier uiteraard de nodige intelligentie achter schuil: als organisator kun je als je dat wilt wel groepen deelnemers definiëren die met elkaar in contact kunnen komen.'

Van deelnemersregistratie tot live registratie

Transmisión Livestreams van Invitado is er op gericht online events tot leven te wekken en de deelnemers van begin tot eind te boeien. Michiel Droog: 'Dat kan door matchmaking toe te voegen, maar ook door gebruik te maken van de diensten van externe digital producers waarmee we nauw samenwerken. Zo zijn we in staat een totaalproduct aan te bieden: one-stop-shopping. van deelnemersregistratie tot live registratie.'

Invitado deelt kennis in interactief online event voor de eventbranche

Rotterdam, woensdag 1 juli – Wat zijn de gevolgen van het anderhalvemeterprotocol voor de bezoekersregistratie van jouw vakbijeenkomst? Over die vraag organiseert registratiespecialist Invitado dinsdag 7 juli van 13.00 tot 14.00 uur een interactieve online sessie. Belangstellenden uit de branche kunnen zich hiervoor gratis aanmelden.

Als marktleider in bezoekersregistratie is Invitado nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van het brancheprotocol, en al sinds de intelligente lockdown anticipeerde de Rotterdamse organisatie intern volop op de onlangs afgekondigde versoepelingen. 'Via de online bezoekersregistratie, die nu verplicht is voor elk evenement, kun je al op voorhand aan veel voorwaarden voldoen,' vertelt Michiel Droog, een van de oprichters van Invitado. 'Daarnaast is het protocol van grote invloed op het bezoekersmanagement bij de entree van je event. Graag delen wij onze oplossingen voor een veilige en efficiënte, maar tegelijk gastvrije bezoekersregistratie met de branche.'

Uitdagingen en oplossingen

Tijdens 'Bezoekersregistratie en Corona-protocol' zal onder meer worden stilgestaan bij de communicatie met de bezoekers en komen onderwerpen aan bod als het gebruik van timeslots, de medische controlevragen en selfservice bij de entree. 'Voor elke uitdaging vanuit het anderhalvemeterprotocol, bieden wij een oplossing, maar de online sessie van 07/07 zal geen eenrichtingsverkeer zijn,' benadrukt Droog het interactieve karakter van het event. 'Om deze interactie mogelijk te maken, maken we gebruik van Transmisión Livestreams, ons eigen platform voor online en hybride events.'

Online eventplatform

Invitado ontwikkelde dit platform tijdens de lockdown als interactief alternatief voor alle bekende webinaroplossingen. 'Met Transmisión veranderen we toeschouwers in deelnemers,' stelt Droog. Polls, een quiz, vragen stellen (via chat of 'live in de uitzending') en netwerken tijdens de Chatcarrousel: al deze elementen dragen bij aan een online event met impact,' vertelt Droog. 'Vanuit de registratie nemen we elke bezoeker mee in zijn eigen programma, zonder dat er geklikt hoeft te worden tussen de verschillende onderdelen.'

'Bezoekersregistratie en Corona-protocol' vindt plaats op dinsdag 7 juli van 13.00-14.00 uur. Gratis deelnemen kan na aanmelding vooraf via https://workspace.invitado.nl/anderhalvemeter. Om voorrang te kunnen geven aan genodigden wordt er bij de open inschrijving een wachtlijst gehanteerd.