Hoe gebruik je tickets?

Deze trainingsgids laat zien hoe u de Tickets-functie in eventplanner.net kunt gebruiken. Net als al onze andere tools vindt u Tickets in het hoofdmenu, samen met Moodboards, Checklists, Callsheets, Budgets en Contacts.

Voordat we Tickets gaan instellen, moeten we een aantal instellingen optimaliseren. Ga naar Tickets in het menu in het linkerdeelvenster. Selecteer vervolgens het juiste evenement uit de vervolgkeuzepijl.

Informatie over de organisator

Het eerste wat u moet instellen is de organisatorinformatie. Klik op "Instellen" en er verschijnt een venster. U moet het volgende invoeren:

• Naam van de organisator
• Contact e-mailadres (dat automatisch wordt ingevuld)
• Introductie van de organisator
• Een afbeelding die dit evenement onderscheidt (minimale grootte 1024x1024px)

Zodra u de velden hebt ingevuld, klikt u op 'Opslaan'.

Evenementinformatie

Vervolgens moet u uw evenementgegevens instellen, dus klik op 'Instellen' in de rij 'Evenement'. We beginnen met het invoeren van wat basisgegevens: de evenementnaam. U hebt die al eerder ingesteld toen u uw hoofdevenementprofiel instelde, maar u kunt het hier wijzigen als u een andere naam aan uw publiek wilt weergeven.

Voer vervolgens wat details in de introtekst van het evenement in, zoals wat er tijdens het evenement zal gebeuren, waarom het belangrijk is en welke uitkomsten de deelnemers kunnen verwachten. Dit is slechts een introductie, dus twee tot drie zinnen zijn voldoende. We zullen binnenkort een meer gedetailleerde beschrijving van het evenement schrijven.

Nadat u de introductie van het evenement hebt voltooid, voert u de relevante begindatum en tijd in (en einddatum en -tijd).

Belangrijk! Zorg ervoor dat u de juiste tijdzone instelt voor de bestemming van het evenement.

U kunt kiezen uit drie locatietypen: een fysiek evenement, een online evenement of beide. Als u kiest voor een online evenement (of beide), moet u een URL invoeren. Als u kiest voor een fysiek evenement, moet u het adres invoeren, inclusief:

• Locatienaam
• Huisnummer
• Straat
• Stad
• Postcode/postcode
• Land

Zodra u de gegevens hebt ingevoerd, vindt de kaart automatisch het adres en plaatst een markering op de locatie. U kunt deze verplaatsen als deze niet helemaal klopt.

Dan moeten we wat afbeeldingen uploaden: een coverafbeelding en een previewafbeelding. Zorg ervoor dat u afbeeldingen met een hoge resolutie gebruikt, omdat klanten grote versies hiervan zullen zien. Voor het beste resultaat gebruikt u een PNG-bestand met een minimale resolutie van:

• Omslagafbeelding: 2564x804px
• Voorbeeldafbeelding: 540x360px

Vervolgens moeten we meer gedetailleerde informatie over het evenement invoeren. Als uw evenement bijvoorbeeld livemuziek bevat, kunt u een overzicht geven van de artiesten, het muziekgenre en eventuele speciale details van de show, zoals leeftijdsbeperkingen en toegankelijkheidsinformatie.

Voor betaalde tickets is het vooral belangrijk om uw restitutiebeleid in het volgende veld op te nemen. Om te voldoen aan de EU GDPR-wetgeving, moet u ook een URL naar uw privacypagina opnemen, zodat klanten en bezoekers weten wat uw privacybeleid is. Als u klantgegevens verwerkt of opslaat, hebt u toestemming van de klanten nodig. Selecteer 'Ja' of 'Nee'.

U kunt ook wat tags aan uw evenement toevoegen, bijvoorbeeld 'zakelijk evenement'. Zodra alle velden zijn ingevuld, klikt u op 'Opslaan'.

Secties

Dan moeten we naar Secties gaan en op 'Instellen' klikken. Deze specifieke sectie is niet verplicht omdat veel evenementen geen secties hebben (wat in wezen verschillende soorten tickets zijn, zoals een bepaald tijdslot of aangewezen gebieden). Hier ziet u drie opties om uit te kiezen:

• Zone
• Tijdslot
• Zone en tijdslot

Als u een evenement heeft waarbij u tickets heeft voor vaste klanten en VIP-klanten, kunt u die zones hier instellen. Als u meerdere podia hebt, kunt u ze hier ook instellen.

Een sectie kan ook een tijdslot zijn. Als u bijvoorbeeld een evenement hebt dat meerdere dagen duurt, kunt u gebruikers toegang tot een ticket voor slechts één van de dagen toewijzen of een combiticket aanbieden. U kunt zelfs combinaties maken tussen een tijdslot en een zone en u kunt zoveel secties toevoegen als u wilt.

Wanneer u klaar bent, klikt u op 'Opslaan' en gaat u naar de volgende fase: Ticketing.

Kaartverkoop

Er zijn een aantal basisinstellingen die we hier moeten instellen. U hebt op dit moment drie keuzes tot uw beschikking. We kunnen RSVP-evenementen doen wanneer u een gastenlijst hebt, om de uitnodigingen te versturen en ontvangers te vragen te reageren als ze van plan zijn om uw evenement bij te wonen.

We hebben ook gratis tickets en in de nabije toekomst bieden we ook betaalde tickets aan via ons platform. Nadat u het juiste evenementtype hebt geselecteerd, moet u beslissen of u het volgende wilt:

• Genereer een scanbare QR-code voor elk ticket, of
• Stuur automatisch een boekingsbevestiging wanneer iemand zich registreert.

U wilt dit misschien niet doen voor sommige evenementen, bijvoorbeeld als u de deelnemers die zich registreren wilt controleren voordat u ze een ticket geeft. Hierna kunt u een einddatum en -tijd voor de registratie instellen, zoals tien dagen voor het evenement om 12.00 uur.

Vervolgens kunt u kiezen of er een limiet is aan het aantal gasten. Selecteer het selectievakje 'Geen limiet' als u handmatig een specifiek aantal wilt invoeren.

Vervolgens moet u aangeven welke informatie u van de ticketkoper nodig hebt. Wilt u hun adres en telefoonnummer? En wat de bezoekers betreft, moet u aangeven of u hun namen en e-mailadressen nodig hebt.

Belangrijk! Er kan een verschil zijn tussen een koper en de aanwezigen. Een klant kan bijvoorbeeld drie tickets kopen: één voor zichzelf en twee voor zijn vrienden.

U kunt gebruikers om toestemming vragen voor het versturen van e-mails, als u wilt dat zij later marketing-e-mails naar u sturen.

Onthoud! Met ticketing verwerkt u veel data. In dit geval fungeert eventplanner.net als platform, maar het zijn uw data en u bent verantwoordelijk voor het beheer ervan.

eventplanner.net is ISO 27001-gecertificeerd en hanteert de hoogste normen voor gegevensbescherming. Bovendien zijn we AVG-goedgekeurd. Maar aangezien u deze gegevens verwerkt, moet u ervoor zorgen dat u toestemming hebt om dit te doen.

In dit stadium kunt u een aantal specifieke vragen toevoegen:

• Meerkeuzevragen/vragen met één antwoord: wanneer u wilt dat de ticketkoper één antwoord kiest uit de aangeboden opties.
• Meerkeuzevragen/vragen met meerdere antwoorden – waarbij de ticketkoper meerdere antwoorden kan selecteren uit de aangeboden keuzes.
• Tekst – wanneer u de ticketkoper de mogelijkheid wilt geven om zonder beperkingen commentaar te geven.

Een voorbeeld van een meerkeuze-/meervoudige antwoordvraag zou zijn: 'Heeft u specifieke dieetwensen?' De volgende opties zouden doorgaans worden opgenomen: Nee, Vegetarisch, Lactosevrij, Glutenvrij, Halal, Kosjer en specifieke allergieën. Een klant kan vegetariër zijn en een notenallergie hebben.

Nu is het tijd om de daadwerkelijke tickets te maken. Als u eerder specifieke zones hebt gemaakt, moet u voor elk van deze tickets maken door 'Create new ticket' te selecteren. Vervolgens moet u het volgende opgeven:

• Ticketnaam
• Aangepaste einddatum, bijvoorbeeld early bird-tickets
• Hoeveelheid (het totale beschikbare bedrag)
• Maximaal aantal tickets per bestelling
• Beschrijving (meer gedetailleerde informatie over uw evenement).

Dit wordt vooral handig bij het instellen van verschillende prijzen wanneer de functionaliteit beschikbaar wordt. Speel in de tussentijd met de instellingen.

Zodra u alle relevante gegevens hebt ingevuld, klikt u op 'Opslaan'.

Twee-factorauthenticatie

Het volgende dat we moeten doen is twee-factor authenticatie instellen. Het verwerken van klantgegevens brengt een grote verantwoordelijkheid met zich mee, vooral als je grote evenementen faciliteert met duizenden, zo niet tienduizenden, deelnemers.

Snel en eenvoudig instellen! Je moet een authenticator-app downloaden, zoals:

• Google Authenticator ( iOS of Android )
• Microsoft-authenticator
• 1Wachtwoord- authenticator

Deze zijn overigens helemaal gratis, dus download ze gerust en probeer ze uit voordat u besluit uw favoriet te kopen.

Zodra u uw app hebt gedownload, scant u eenvoudig de QR-code. U moet deze code invoeren in eventplanner, evenals uw wachtwoord.

Vervolgens moet u uw mobiele telefoonnummer invoeren om SMS-verificatie in te stellen en op 'Code verzenden' klikken. Dat is een tweede beveiligingslaag voor het geval u de app niet kunt openen. Er wordt een code naar uw telefoon gestuurd die u in het daarvoor bestemde veld moet invoeren.

Klik op 'Verifiëren' om uw tweefactorauthenticatie in te schakelen.

Als u ook andere gebruikers toegang tot Ticketing geeft, moet u voor hen tweefactorauthenticatie afdwingen in uw account.

Uw evenement publiceren

Vervolgens gaan we verder met het publiceren van het evenement. Selecteer 'Actief'. Houd er rekening mee dat u bepaalde instellingen niet meer kunt wijzigen nadat u uw evenement hebt gepubliceerd (zoals het wijzigen van het type van RSVP naar Tickets).

In het volgende gedeelte (Instellingen voor delen) kunt u kiezen uit:

• Openbaar evenement - iedereen mag meedoen
• Privé-evenement - iedereen met een specifieke beveiligde link heeft toegang
• Privé-evenement - alleen mensen met het wachtwoord hebben toegang

Als u optie 2 of 3 selecteert, wordt er een link voor uw evenement gegenereerd. Als u die link volgt, wordt u naar een kassa geleid waar u de tickettypen ziet die u hebt aangemaakt. Als u het proces als klant volgt, ziet u dat de vooraf bepaalde regels van kracht zijn, zoals het maximale aantal tickets per klant, de vereiste klantgegevens en eventuele aanvullende vragen die u stelt.

De gebruiker kan zelf beslissen of hij/zij een eventplanner.net-account aanmaakt of niet. Dat is geheel aan hem/haar. Nadat hij/zij op 'Tickets kopen' heeft geklikt, wordt hij/zij doorgestuurd naar een orderbevestigingspagina.

Uw tickets beheren

Als we teruggaan naar onze Tickets-pagina, ziet u een bijgewerkte gastenlijst. In de rechterkolom ziet u enkele acties, aangegeven met een ellips (...). Als u daarop klikt, worden enkele opties weergegeven:

• Bekijk en bewerk gastgegevens
• Bevestiging opnieuw verzenden
• Ticket downloaden

U kunt de naam wijzigen, bijvoorbeeld als een gebruiker een verkeerd e-mailadres of naam heeft ingevoerd. U kunt 'Bevestiging opnieuw verzenden' selecteren als de gebruiker bijvoorbeeld geen bevestigingsmail heeft ontvangen.

Belangrijk! Het is de moeite waard om de gebruiker te vragen om hun spam/junk folder te controleren. Soms voorkomt een overijverige e-mailclient dat onze e-mails klanten bereiken. Als het probleem aanhoudt, kunt u het ticket handmatig downloaden en verzenden zoals elke normale e-mail.

Je kunt tickets eenvoudig printen of gewoon opslaan op je telefoon. Onze handige eventplanner-app heeft een ingebouwde ticketscanner. De app is gratis beschikbaar in de Android- en iPhone-appstores. Als je onderaan de ticketscanner klikt, kun je je evenement selecteren.

Het scannen van tickets is heel eenvoudig. Met uw camera hoeft u alleen het ticket te scannen en u kunt met meerdere apparaten tegelijk scannen. Als u een groot evenement heeft, zorg er dan voor dat u van tevoren meerdere gebruikers aanmaakt en hen toegang geeft tot ticketing.

• Het scherm wordt groen wanneer de scan succesvol is.
• Het scherm wordt geel als een ticket twee keer is gescand.
• Het scherm wordt rood als het een ongeldig ticket is.

Normaal gesproken heb je internettoegang nodig om alle gescande tickets te verwerken en ze te synchroniseren met onze server. Maar de app is slim, want hij schakelt over naar de offlinemodus als de verbinding tijdens je evenement wegvalt. Je kunt nog steeds tickets scannen in de offlinemodus. Wanneer je internettoegang weer online is, wordt alles automatisch gesynchroniseerd.

• Belangrijk! In 'offline modus' is het mogelijk dat twee bezoekers met hetzelfde ticket naar binnen gaan bij verschillende controlepunten bij de ingang van je evenement terwijl het internet eruit ligt. Het is belangrijker dat je jouw tickets kunt blijven scannen dan dat je gasten moeten wachten tot de internetverbinding is hersteld. De app geeft aan wanneer deze in de offline modus staat. Je kunt zelf kiezen of je de offline modus wilt gebruiken of niet.
• Let op! Om veiligheidsredenen wordt alle ticketdata automatisch van je mobiele apparaat verwijderd als de app wordt geopend meer dan 7 dagen na het evenement. We raden aan om onze app na deze periode te openen om je gegevens veilig te stellen. Belangrijk: Als je tijdens de check-in in offline modus hebt gewerkt, zorg er dan voor dat je je apparaat synchroniseert met onze servers vóór de 7-dagenlimiet. Anders worden niet-gesynchroniseerde scans niet geüpload en permanent verwijderd samen met de lokale data.

En dat is, in een notendop, hoe gratis tickets werken (en hoe betaalde tickets zullen werken wanneer we deze functie lanceren).

RSVP's

Voordat we afsluiten, leggen we kort uit hoe RSVP's werken. Ga terug naar de Tickets-pagina door dit te selecteren in het linkerdeelvenster. Je moet een nieuw evenement instellen, omdat je het evenementtype niet kunt wijzigen nadat een evenementticket is gepubliceerd.

Stel je bijvoorbeeld voor dat we een bruiloft organiseren, een evenement waarvoor je normaal gesproken een RSVP-lijst gebruikt.

U vult de volgende stappen in zoals hierboven beschreven om de secties Organisatorinformatie, Evenement en Secties te voltooien.

Vervolgens moeten we in Ticketing dit instellen op RSVP en onder 'Use tickets' no selecteren. De volgende instellingen worden op exact dezelfde manier voltooid als hierboven beschreven. U moet het volgende invullen:

• automatisch uitnodigingen verzenden
• inschrijving eindigt
• maximaal aantal gasten
• alle aanwezigen
• Vraag om toestemming per e-mail
• aanvullende vragen

Als u nog geen tweefactorauthenticatie hebt ingesteld, ga dan terug naar het gedeelte in dit artikel met de titel 'Tweefactorauthenticatie'.

In Publish stelt u het evenement in op actief. In tegenstelling tot gratis ticketing is er geen link om te delen met deelnemers. Klik vervolgens op 'Opslaan'. Vervolgens moet u klikken op 'Gasten toevoegen'. Voeg uzelf als test toe als gast door uw naam en e-mailadres in te vullen en wijs uzelf drie tickets toe. Klik vervolgens op 'Gast toevoegen' en herhaal dit voor al uw gasten.

Wanneer u teruggaat naar het overzicht van de gastenlijst, ziet u direct dat er drie tickets aan uw naam zijn toegewezen, maar dat u nog niet hebt gereageerd (zie Status).

Nadat u uw gastenlijst heeft ingevuld, kunt u op 'Uitnodigingen verzenden' klikken. U heeft de keuze om de uitnodigingen te versturen naar:

• Iedereen die de uitnodiging niet heeft ontvangen
• Iedereen die niet op de uitnodiging heeft gereageerd

Uw gasten ontvangen een e-mail met een link naar de RSVP-pagina. Vervolgens moeten ze selecteren of ze aanwezig zijn of uw uitnodiging afwijzen. Vervolgens kunnen ze de tickethoudergegevens invoeren voor iedereen die met hen aanwezig is.

De primaire tickethouderinformatie is al vooraf ingevuld, maar als ze meerdere tickets toegewezen hebben gekregen, kunnen ze de gegevens van degenen die met hen meegaan toevoegen. Zodra ze de gegevens hebben ingevuld, hoeven uw gasten alleen nog maar alle relevante selectievakjes aan te vinken:

• Ik ga akkoord met het Privacybeleid van eventplanner.net
• Ik ga akkoord met de Gebruiksvoorwaarden, Verkoopvoorwaarden en verklaar kennis te hebben genomen van het Privacybeleid
• Ik wil toestemming geven aan de organisator van dit evenement om mij updates en promoties te sturen over dit evenement en andere evenementen
• Ik wil een eventplanner.net account aanmaken om sneller tickets te bestellen en zelf evenementen te organiseren.

Zodra alle relevante vakjes zijn aangevinkt, klikt u op 'Bevestigen' - en dat is alles! Het evenement is bevestigd.

Als u teruggaat naar uw gastenlijst, ziet u dat deze is bijgewerkt met de bevestigde tickets. U kunt op de namen van de primaire tickethouders klikken om te zien wie er in hun gezelschap heeft bevestigd. Indien nodig kunt u de gegevens bewerken en de evenementbevestiging opnieuw verzenden, net zoals u dat met normale tickets zou doen.

Zoals eerder vermeld, komt er binnenkort betaalde ticketverkoop. Blijf dus op de hoogte en bedankt voor het lezen!