Er kan heel wat mislopen tijdens een event, maar een echte bummer is toch wel een wereldberoemde spreker een minder dan gemiddelde speech te zien geven, begeleid met slides van lage kwaliteit.
Helaas, pindakaas, het gebeurt vaak. En je hebt er als eventorganisator niet altijd controle over. Je nodigt fantastische sectorleiders uit als een manier om veel mensen aan te trekken. Helaas bied je je publiek een ondermaatse ervaring omdat je spreker een middelmatige presentatie geeft.
Hoe kun je dit euvel voorkomen? Je sprekers opleggen hoe ze moeten presenteren of spreken gaat niet. Dat zullen ze ervaren als opdringerig en vervelend, op zijn minst! Je sprekers slechte presentaties laten geven, is evenmin een optie. De reputatie van je event staat op het spel. Want je deelnemers leggen de link tussen een slechte presentatie en jouw event. Ze gaan die presentatie zelfs associëren met je merk en de kans is groot dat je hen nooit meer terugziet. Of nog erger, ze vertellen anderen je event maar niet bij te wonen.
Jij moet zeker zijn dat de presentaties van je sprekers engagerend, verhelderend en van belang zijn. Maar hoe doe je dat, zonder dat je spreker het gevoel heeft dat je hem tracht te controleren? Hier volgen enkele aanbevelingen:
Tip 1. Brief je spreker over je publiek
Een van de fouten die vaak gemaakt worden, is de sprekers niet te briefen over je context. Los van je sector, er zijn talloze niches en deelnemerstypes. Je sprekers moeten een gedetailleerd profiel krijgen van je deelnemers en waar zij naar op zoek zijn, wat ze willen leren, samen met de doelen die jij wil bereiken tijdens je evenement.
Laten we dit voorbeeld nemen: je organiseert een samenkomst voor solo-entrepreneurs en hoe zij zich vermarkten. Je engageert een marketingexpert, maar je vertelt hem niet wie je publiek is. Verwacht je zo dat hij zijn verhaal en presentatie aanpast aan de profielen die er in de zaal zitten? Zijn presentatie varieert namelijk significant, afhankelijk van het profiel van je gasten.
Sprekers vertellen een volledig ander verhaal wanneer ze spreken voor solo-entrepreneurs dan wanneer ze hun verhaal doen voor SaaS marketeers. Dus als je iemand engageert, stuur hem zeker een goede briefing over wat je evenement juist gaat, wie je gasten zijn en wat de doelen zijn die jij wil bereiken.
Tip 2. Ontwikkel een 'best practices' document
Een slimme manier om je sprekers te leiden naar excellente presentaties, is door hen een best practices document te sturen. Dat maakt de regels van het begin duidelijk en laat hen weten hoe hun presentatie er dient uit te zien.
Bijvoorbeeld, je kunt het type presentatie beschrijven en de dimensies ervan. Er is niets vervelender dan iemand een standaard PowerPoint presentatie (4:3) te laten presenteren op een widescreen (16:9). Voeg daarbij enkele andere suggesties, zoals het aantal woorden per slide. Dit is een belangrijke, want de meeste mensen hebben de gewoonte om overvolle slides te creëren met te veel beelden en woorden. Je kunt je sprekers ook een PowerPoint of Keynote template sturen.
Tip 3. Ontmoet je sprekers voordat ze hun draft doorsturen
Nadat je je best practices document hebt doorgestuurd, plan je best zo snel mogelijk een meeting in met je sprekers. Een one-to-one, of nog beter, een online groepsmeeting. Op die manier heb je de aandacht van al je sprekers samen. Ga met hen door de best practices, laat enkele voorbeelden zien van excellente presentaties en geef een antwoord op de vragen die ze hebben. Je kunt onmiddellijk ook de timing en lengte van elke presentatie bespreken.
Tip 4. Plan een 1-op-1 met je spreker als zijn presentatie klaar is
Vraag je sprekers hun presentatie op voorhand door te sturen zodat je deze kunt goedkeuren. Plan een meeting om te bespreken wat er nog aangepast moet worden. De meeste sprekers zijn dankbaar om stap voor stap door hun werk te gaan om te bekijken hoe ze hun presentatie zo aantrekkelijk mogelijk kunnen maken.
Zullen ze zich niet storen aan al die meetings voor het event? Niet als je deze bijeenkomsten kadert als een manier hen te helpen zo veel mogelijk uit het event te halen. Vergeet ook niet je sprekers te informeren over dit protocol, wanneer je hen engageert om te spreken. Zo weten ze op voorhand wat er van hen wordt verwacht, en zullen ze er geen probleem van maken om samen met jou aan hun speech te werken.
Tip 5. Ondersteun je sprekers met visuele content
Dit gebeurt vaak: je sprekers willen hun presentatie visueel pimpen. Ze openen Google en knippen en plakken enkele lage resolutie beelden. Of nog erger, ze surfen naar beeldenbanken zoals Shutterstock of iStock en kopiëren beelden met de watermerken nog op. Dat is natuurlijk niet acceptabel! Stuur je sprekers naar websites zoals Unsplash of Pexels, waar ze gratis stockbeelden kunnen vinden van een goede kwaliteit.
In het kort
Wanneer je een event plant, ontwerp dan een presentatie protocol en stuur het naar je sprekers. Doe dit zo vroeg mogelijk. Onthoud dat je protocol eenvoudig en gemakkelijk toepasbaar moet zijn. Ondersteun je sprekers doorheen elke stap en laat hen weten dat het je bedoeling is een memorabele speech en presentatie te laten. Veel succes!
Bron: Photo by Teemu Paananen on Unsplash
