De snelle verandering van de markt, in combinatie met de vraag of veel (freelance) event manager überhaupt nog werk zouden hebben in de (nabije) toekomst zorgde bij veel event pro’s voor een totale 'freeze'.
"Om me heen zag ik event professionals heel verschillend reageren op het fenomeen online events", vertelt Rutger Bremer van Momice. Hij deelt 9 belangrijke inzichten:
3 soorten event professionals
Ik zag al gauw 3 groepen, met een verschillende kijk op online events:
Groep 1: Online events zijn niets voor mij. Ik mis fysieke events, de dynamiek en interactie met deelnemers en leveranciers.
Groep 2: Online events zijn een (tijdelijk en vaak secundair) alternatief voor fysieke events. Ik ga er pragmatisch mee om.
Groep 3: Online events zijn leuker dan ik dacht! Hier liggen nieuwe kansen voor mij.
Veel event professionals kwamen 'automatisch' in Groep 1 (en 2) terecht. Logisch: de dynamiek van het op locatie samenwerken en samenkomen vormt een belangrijk onderdeel van de event professional. Dit belangrijke onderdeel leek weg te vallen. Ook vroegen sommige opdrachtgevers direct om een (online) alternatief voor events die al gepland stonden. Veel eventmanagers hadden nog geen, of zeer weinig ervaring met online events, wat de onzekerheid rondom online events alleen maar groter maakte. Het resultaat: veel weerstand en struisvogelpolitiek.
6 Covid-maanden in vogelvlucht
Maart april: Uitstel en oriëntatie
In maart en april wordt normaal gesproken druk voorbereid voor event-topmaanden mei en juni. Maar in maart dit jaar kwam de industrie door de ‘intelligente lockdown’ ineens stil te staan. Event professionals uit Groep 1 kozen ervoor hun events te cancellen of uit te stellen. Event pro’s uit Groep 2 en 3 begonnen zich te oriënteren op online alternatieven.
Mei/juni: Vallen en opstaan
In mei en juni zagen we vooral ‘online versies van fysieke events’. Er werd volop geëxperimenteerd met verschillende formats, software, leveranciers en studio’s, maar in veel gevallen waren het helaas nog langdradige livestreams zonder interactie – weinig spannend, dus. Ook ging er hier en daar van alles mis, door de onervarenheid van online event managers (dit hebben we bij Momice ook zelf meegemaakt). De liefde voor online events nam in veel gevallen nog verder af: Groep 1 werd groter, Groep 2 en 3 kleiner.
Augustus/september: Nieuwe ronde, nieuwe kansen?
Ook september en oktober zijn drukke event maanden. Een versoepeling van de regels maakte fysieke 1,5m events in de zomer mogelijk, maar toch ging de ontwikkeling van online ook verder. Een langere aanloop, betere voorbereiding en meer ervaring, grotere budgetten en betere techniek zorgden voor kwalitatief betere online events. En er verschenen trotse berichten van eventprofs over hun producties op LinkedIn. Hier zag ik dus weer een verschuiving van Groep 1 naar 2, maar voor het eerst ook van Groep 2 naar 3!
9 belangrijke inzichten
Event professionals werden gedwongen om hun hele job in korte tijd over een totaal andere boeg te gooien. Ik ben onder de indruk van de snelle leercurve! Het is mooi om te zien hoe snel men in staat is om te leren, creativiteit terug te vinden en de toegevoegde waarde als event prof te ontdekken in een nieuw vakgebied: online events.
Bij dit nieuwe vakgebied komt veel kijken. Ik laat graag een paar uitspraken zien die ik voorbij heb horen komen:
1. "Online events kosten meer dan ik vooraf had gedacht"
Voor veel organisaties was (en is!) de toegevoegde waarde van online events onzeker, waardoor de budgetten teruggeschroefd werden. Er werd verwacht dat dit wel zou kunnen, de kosten voor locatie en catering vielen immers weg. In veel gevallen werd eerst gezocht naar een ‘gratis’ oplossing voor een livestream. Maar al snel werd duidelijk dat investeren in goede software, hardware en productie onvermijdelijk is, als je wilt gaan voor kwaliteit.
2. "Ik moet me veel meer bemoeien met de inhoud dan fysieke events"
Doordat het format naadloos moet aansluiten, zullen online event pro’s veel meer met de inhoud te maken krijgen. In mijn ogen is dit is alleen maar een goede ontwikkeling, want hier kun jij als event professional van toegevoegde waarde zijn. Voor alle events, maar zéker bij online geldt: je kunt alleen impact maken als je verhaal klopt en afgestemd is op de (online) doelgroep.
3. "Techniek maakt online events veel spannender in de productie"
Bij online events kun je niet langer blind varen op publiek dat in de zaal zit. Ten eerste ben je de kijker meteen kwijt als je programma niet aansluit of te weinig interactief is. Daarnaast ben je afhankelijk van de (kwaliteit van) de techniek. Je moet kunnen vertrouwen op de technologie. Dit is voor veel event pro’s een heel nieuw gevoel.
4. "De no-show bij online events is véél hoger"
Online events worden vaak als vrijblijvender ervaren dan fysieke events. Men geeft zich gemakkelijk op voor een online event of webinar, zeker als deelname gratis is. Vaak zorgt de waan van de dag ervoor dat een online event toch ‘geskipt’ wordt. Jij als event pro zult moeten zorgen voor een ijzersterk programma met een scherpe propositie. Toch hoeft no-show geen probleem te zijn. Je kunt altijd besluiten om een terugkijk-link te sturen naar degenen die het gemist hebben.
5. "De relatie met mijn leveranciers is helemaal anders"
Ik heb veel eventmanagers horen zeggen dat ze verrast zijn door wat hun leveranciers allemaal kunnen. Een heel aantal AV-leveranciers hebben veel kennis in huis over online events. Maar ook de andere kant wordt belicht: niet alle leveranciers zijn online proof. Door de verschuiving in disciplines leer je beter wat je aan elkaar hebt.
6. "Online events = televisie maken"
Online events zijn anders dan offline events. Het tempo ligt hoger en de content moet scherper. Maar ook het simpele feit dat het event zich ‘voor de camera’ afspeelt heeft veel invloed: sprekers en gasten zonder beeldervaring komen minder goed uit de verf. Ook hier moet je scherp op zijn als online eventmanager.
7. "Ik zie nu het belang van een goede regisseur"
Omdat je dus ‘televisie aan het maken bent’ is wát je in beeld brengt ineens leidend. Om te zorgen voor afwisseling en een fijne kijkersbeleving is een regisseur vaak onmisbaar. De expertise van AV-leveranciers reikt vaak niet ver genoeg om dit echt professioneel te verzorgen.
8. "Online events leveren data én content op"
Door een online event op te nemen, kun je er heel lang plezier van hebben. Je kunt verschillende onderdelen van het event ‘hergebruiken’ op je verschillende kanalen of de gehele livestream later alsnog aanbieden aan een breder publiek. Achteraf vertellen de kijkcijfers je heel duidelijk hoe jouw event heeft gepresteerd.
9. "Ik kan als online event pro nóg meer toevoegen"
Bij het maken van online events of livestreams komt heel veel kijken. Als event pro moet je (live) schakelen tussen presentator, redactie, techniek, regie én de reacties via live chat of interactietool. Dit allemaal in goede banen leiden is heel spannend en lang niet voor iedereen weggelegd. Event pro’s die zowel de inhoud als het proces snappen, zijn van ongekende waarde – nu en in de toekomst!
What’s next?
Corona of niet, online events zijn here to stay. De eventbranche kan dit niet langer ontkennen. Online is een bijzondere discipline, maar de skill set van een online event manager verschilt niet veel van een 'gewone' event pro: creativiteit, goed project management, schakelen tussen stakeholders en sterke communicatie blijven de sleutel tot succesvolle events. Mijn boodschap aan de event professionals uit Groep 1: geef jezelf wat tijd om online events te ontdekken en te waarderen. Misschien ga je er zelfs van houden.
