Geen evenementen in 2020? Zeg die woorden eens hardop! Het klinkt nog altijd ongelofelijk. Het is nog altijd een schok voor ons allemaal. Maar het goede nieuws is dat de economie stilletjes aan terug opleeft. We gaan terug evenementen kunnen organiseren! Maar wat doen we zodat mensen zich comfortabel gaan voelen op die fysieke events?
Na lange maanden van lockdown en constante stromen van nieuwsberichten over de gevaren van de pandemie, voelen jouw gasten zich misschien angstig om terug naar jouw evenementen te komen. Misschien ga je veel minder deelnemers krijgen dan voorheen.
Als organisator verandert je rol: zorgen dat je gasten zich veilig voelen zodat ze fysieke evenementen terug gaan vertrouwen. Als je dat doet, gaat je opkomstpercentage ok zijn en verschijn jij in de boeken van dit nieuwe normaal als een verantwoordelijke persoon. Hoe garandeer je de veiligheid en bouw je het vertrouwen terug op? Hier zijn een aantal stappen die je kunt overwegen als je terug je eerste fysieke evenement gaat plannen:
Stap 1: Begin met lokale evenementen
Pak het stap voor stap aan. Je hoeft je deelnemers niet direct naar een andere locatie te vliegen en hen bloot te stellen aan bepaalde risico’s. Denk lokaal en begin al met een evenement te organiseren in je eigen stad. Zo houd je niet alleen je gasten veilig, je draagt ook bij aan de lokale economie. En dat is heel belangrijk nu de lockdown zo een grote impact heeft gehad op zoveel bedrijven. Je kunt zo samenwerken met lokale eventleveranciers, en hen helpen hun business te vergroten en de economie terug op te starten. En je gasten gaan meer geneigd zijn naar een lokaal evenement te komen dan naar ergens anders te reizen.
Stap 2: Zorg voor social distancing
Locaties waar we allemaal gezellig dicht op elkaar gepakt zaten? Vergeet die maar even! Om je gasten gerust te stellen en hen te overhalen terug aan evenementen deel te nemen, herdenk je best je seating plan. Je wil misschien wat afstand creëren door een iets grotere eventlocatie te boeken. Fysieke evenementen gaan over mensen fysiek samenbrengen, maar we worden maar beter snel gewoon aan deze nieuwe settings en vinden andere manieren om mensen bij elkaar te brengen zonder hun gezondheid in gevaar te brengen.
Stap 3: Maak van grote evenementen kleinere ervaringen
Grote evenementen. Misschien nog even niet. Vervang ‘duizenden deelnemers’ door kleinere micro-sessies met minder gasten. Laten we een conferentie als voorbeeld nemen. Normaal duurt die twee à drie dagen met tientallen activiteiten per dag. Nu moet je dat format opnieuw ontwerpen. Organiseer bijvoorbeeld één of twee workshops per dag met een beperkte capaciteit, gedurende een hele week. In plaats van een workshop één keer te organiseren, kun je deze een paar keer herhalen, zodat toch meer mensen deelnemen. Samengevat: hou je evenementen klein en spreid ze over een langere periode
Stap 4: Creëer richtlijnen rond veiligheid en gezondheid voor je team
Je team is de eerste lijn van je evenement. Zij zullen interageren met de deelnemers, ze registreren, hen de ruimtes aanwijzen, en antwoorden op elke vraag. Je moet dus niet alleen je gasten veiligheid bieden, maar ook je team. Creëer daarom veiligheidsvoorschriften die iedereen moet volgen. Als mogelijk, stel je deze richtlijnen op samen met een epidemioloog die je kan helpen met de best practices zodat je alles vermijdt wat de veiligheid van je gasten in gevaar kan brengen. Deze richtlijnen omvatten zaken zoals waar en wanneer een mondmasker te dragen, hoe interageren met het publiek, en ook hoe de locatie voor te bereiden en welke afstand mensen van elkaar moeten houden.
Stap 5: Communiceer de regels aan je deelnemers
Voor. je evenement plaatsvindt, zet je best een e-mailcampagne op waarin je al de veiligheidsregels op een rijtje zet. Zo vermijdt je miscommunicatie, je bereidt je gasten ook voor en bezorgt hen een gevoel van veiligheid. Maak een gemakkelijk te begrijpen e-mail die samenvat hoe mensen zich moeten gedragen eens ze binnenkomen. Deze boodschap kun je nog versterken door ze uit te hangen bij de ingang. Op die manier kijken je deelnemers er nog een keer naar en worden ze aangemoedigd om de regels te volgen.
Bonus stap
Onnodige interacties maak je best digitaal. Meestal staat er een rij aan te schuiven bij de ingang om het registratieproces te doorlopen. Om de veiligheid van zowel je team als je gasten te waarborgen, digitaliseer je best je check-in proces. Dat doe je door je deelnemers vooraf hun badge of QR-code toe te sturen waardoor ze de locatie kunnen betreden.
Engels
Who would ever think that we wouldn’t have events in 2020? Just saying those words out loud sounds crazy, even after the crisis we’ve experienced. It’s still unbelievable and a shock for all of us. But the good news is that the economy is gradually reopening, and soon we’ll start running events again. But how do we get people comfortable with the idea of attending events again?
After so many months of lockdown and a continuous stream of media messages regarding the dangers of this epidemic crisis, your potential attendees may feel anxious about attending your events again. You may end up having a much smaller attendance rate than you’re used to.
That’s why your new role as an organizer is to ensure that guests are safe at your events so that they’ll trust physical events again. By doing so, you’ll be able to get your normal attendance rate back and be a responsible contributor to the “new normal.” So how can you ensure people’s safety at your events and rebuild the trust they’ve lost in face-to-face engagements? Here are some initial steps to consider when planning your first event after the epidemic crisis:
Step 1. Start by running local events
Take things slow. There’s no need to put your attendees in the situation of flying to a different location and exposing themselves to a certain level of risk. Instead, think locally and start by planning events in your city. Apart from keeping your guests safe, you’ll also contribute to your local economy, which is crucial these days considering the lockdown’s impact on so many businesses. You’ll be able to engage with local event providers, help them increase their own business, and get the economy moving again. As for the attendees, they’ll be more eager to attend a local event than to travel somewhere else.
Step 2. Ensure social distancing at your events
Forget about those compact venue rooms with people crammed together shoulder to shoulder. To guarantee your attendees’ safety and make them trust events again, you’ll need to rethink where they sit. You may want to place your guests at a certain distance and book a larger event venue than normal. Yes, physical events are about bringing people together, but we’ll have to get used to the new settings and find different ways of gathering a mass of people without endangering their health.
Step 3. Break large events into smaller experiences
Forget about big events for a while. Instead of trying to gather thousands of attendees together, you have to think small for now and run micro sessions with fewer guests. Let’s take a conference, for example. Normally, it’d be a two- or three-day event with dozens of activities per day. But now, you’ll need to recreate the entire conference format and maybe run one or two workshops per day during an entire week with a limited capacity. Instead of just running a workshop once, you can run the same workshop for a few days so that more people will be able to attend. Keep your events small and extend them during a larger period of time.
Step 4. Create a biosafety guideline for your team
Your team will be at the forefront of your event. They will be engaging with the attendees, registering them, showing them the rooms, and answering any questions. So not only do you need to keep your guests safe, but you need to keep your team safe, too. Create a biosafety guideline that outlines the necessary precautions each team member should take. If possible, create the guideline in coordination with an epidemiologist who can help you define the essential practices and avoid anything that may compromise people’s safety. Your guideline may contain things such as outlining situations in which your team must wear a mask or how they should interact with the attendees, as well as the venue preparation and marking the distances people should have between each other.
Step 5. Communicate all these rules to your attendees
Before the event, create an email campaign around communicating the biosafety rules. This will help you avoid any misunderstandings, prepare your guests, and make them feel at ease knowing that you took all the necessary measurements to ensure their safety. Create an easy-to-understand email with the basic biosafety rules people should follow from the moment they enter the venue. You can reinforce the message by displaying the same rules at the entrance and encouraging people to take a second look at them.
Bonus step
Make unnecessary interactions digital. For example, there’s usually a crowd of people gathering at the venue’s front desk for registration. To ensure the biosafety of both your team and attendees, instead of setting up a registration desk, digitize the check-in process by sending your attendees the badge or QR code they can use via their phone to access the venue.
