Regels volgen kan moeilijk zijn. Vooral als het regels zijn waarvoor we ons gedrag moeten aanpassen. Gezien de huidige gezondheidscrisis, is het niet alleen belangrijk om nieuwe regels op te stellen, je moet er ook voor zorgen dat je deelnemers ze in de praktijk brengen. Anders is niet alleen de gezondheid van je gasten in gevaar, maar ook de kans om onze eventsector terug opnieuw leven in te blazen.
Meer nog, als sommigen van je gasten weigeren zich aan te passen, zullen andere deelnemers zich oncomfortabel en zelfs in gevaar voelen. Dat tast niet alleen de beleving aan, maar de kans bestaat ook dat je gasten beslissen niet naar een volgend evenement te komen.
En dat is het laatste dat we als sector wensen. Onze bedrijven zijn al hard geraakt door COVID-19. We zijn goed op weg om te ontwaken uit deze nachtmerrie. We moeten dus herdenken hoe we onze gasten in het gareel krijgen en hen de regels laten volgen. Je rol als eventprofessional verandert van een evenement plannen naar ervoor zorgen dat het een veilige omgeving wordt voor je gasten. En niettegenstaande dat veiligheid altijd een belangrijke rol heeft gespeeld, in de toekomst wordt het een zaak van levensbelang. Het lijkt misschien overweldigend, maar er bestaan heel wat manieren om je gasten de regels uit de nieuwe veiligheidsprotocollen te laten volgen. Zet deze stappen:
Stap 1: Communiceer de nieuwe regels voor je event
Nu we terug fysieke evenementen organiseren, zullen de dingen er anders aan toegaan. Mensen zullen in het begin nog niet goed weten wat ze moeten verwachten, ze hebben dus richtlijnen nodig. Het is jouw nummer één prioriteit om de nieuwe regels correct uit te leggen. Doe dit voor je evenement plaatsvindt, zodat je gasten zich kunnen voorbereiden en wennen aan het idee. Voel je vooral niet geremd om meer dan één keer te informeren.
We raden aan om e-mails te sturen om je nieuwe regels te communiceren, inclusief eventuele sancties bij het niet volgen van de richtlijnen. Deze mail stuur je best apart van alle andere communicatie. Een kort lijstje van regels bij je gewone e-mails voegen, vermindert het belang ervan. Creëer een aparte campagne die alleen focust op het informeren van wat er verwacht wordt. Deze mail kun je bijvoorbeeld sturen juist na het registratieproces. Vervolgens verzend je nog een reminder twee of drie dagen voor het event, zodat de informatie top of mind is.
Stap 2: Zorg voor zichtbaarheid en moedig mensen aan om de regels te volgen
De locatie voorbereiden is even belangrijk als je gasten voorbereiden. Borden herinneren, en dat is makkelijker voor mensen om zich aan te passen. Je kunt bijvoorbeeld een groot bord hangen bij de ingang die de belangrijkste regels weergeeft, en kleinere borden bij de entree van aparte zalen en ruimtes. Vergeet ook de koffie- of eetruimte niet. Zo ziet iedereen de regels en weet hoe hij zich moet gedragen.
Stap 3: Voorzie vriendelijke reminders wanneer nodig
Je gasten zullen in het begin nog niet gewoon zijn aan de nieuwe regels. Het neemt tijd om je aan te passen. Sommige mensen zullen vergeten hun handen te ontsmetten of dragen hun masker fout. Het is daarom een goed idee om vriendelijke herinneringen te voorzien. Spreek af met je team wanneer ze echt moeten ingrijpen. En maak hen duidelijk dat alle aanmaningen vriendelijk moeten gebeuren, en niet agressief of paternalistisch. Je gasten mogen er geen stress of oncomfortabel gevoel bij krijgen.
Stap 4: Voorzie handgel bij de ingang
Los van borden en vriendelijke herinneringen, zorg ervoor dat je genoeg handgeld en indien lokaal verplicht mondmaskers op voorraad hebt en voorzie die in elke ruimte. Zelfs al brengen mensen hun eigen masker mee, jouw exemplaren dienen als aanmoediging om de nieuwe regels te volgen.
Stap 5: Zorg voor een protocol als gasten weigeren de regels te volgen
Niemand wil eigenlijk te maken krijgen met een onwillige gast. Jouw doel is om iedereen een fijne tijd te bezorgen en niet om politieman of -vrouw te spelen. Maar misschien moeten jij en je team waar nodig toch zwaardere maatregelen treffen om iedereen veilig te houden. En dan hebben we het niet meer over vriendelijke herinneringen die mensen af en toe eens nodig hebben. Gasten die onverbiddelijk de regels blijven schenden, wat doe je daarmee, zeker als ze gewelddadig worden?
Om te beginnen kan één iemand uit je team vriendelijk vragen om de specifieke regel te volgen. Afhankelijk van je reactie die komt, schat je de situatie in en herhaalt de vraag. Als de persoon blijft weigeren, dan betrek je misschien best de security. Ga zelf geen confrontatie aan, dat kan gevaarlijk zijn. Zorg dat je een security persoon als back-up hebt die de nodige maatregelen kan treffen. Laten we hopen dat deze situaties niet escaleren en dat iedereen gemotiveerd is om de regels te volgen.
In het kort
Het lijkt misschien overweldigend en pure stress, al die nieuwe veiligheidsregels. Hadden we al niet genoeg waarover we ons zorgen moesten maken? Deze situatie is echter het nieuwe normaal. Als we opnieuw fysieke evenementen willen organiseren, dan moeten we het proactief aanpakken en gasten zo snel mogelijk de nieuwe regels laten volgen. Zo zorgen we er samen voor dat iedereen zich veilig voelt. Het zal eventjes tijd kosten voordat zowel jij als je deelnemers gewoon zijn aan de nieuwe regels, maar met het nodige geduld en duidelijke acties, overkom jij deze uitdagingen met glans en bouw je een veilige en comfortabele omgeving voor je gasten. Veel succes!
Engels
Following the rules can be hard sometimes, especially if they require us to change our habits. However, considering the current health crisis, it’s crucial to not only set new rules in place for your future physical events, but also make sure that people follow them. Otherwise, we risk comprising our attendees’ safety, along with the chance of reigniting the events industry.
Moreover, if some of our guests will be reluctant to do what’s required to keep everyone safe, chances are that the rest of your attendees will experience discomfort and even danger. That, subsequently, will greatly compromise their experience, and maybe make them decide to avoid attending your next event.
And that’s the last thing you need as someone whose business has already been greatly affected by COVID-19. So, while we’re on our way to end this entire nightmare, we also need to rethink the way we’ll be ensuring that everyone will follow the new safety rules. In other words, your role is changing from planning an event to making sure your event is a safe environment for your attendees. And although event security was always important, going forward, it will be a matter of personal involvement. While it might seem overwhelming, you can get your attendees to respect and follow the new safety protocol by following these simple steps:
Step 1: Communicate the new rules clearly before the event
Now we start running physical events again, things will be drastically different. People won’t know what to expect at your event, so they’ll need guidance. After all, how can your attendees follow the new rules if they aren’t aware of the regulations you have in place? That’s why your number one responsibility is to communicate these new rules correctly. It’s crucial to do so before the event so that your guests will have time to prepare and get used to the idea. And feel free to inform them more than once via email campaigns.
We recommend email your guests with an outline of the new rules, as well as the penalties people will face for not following them. This email campaign should be sent separately from the typical event-related emails. After all, simply listing the rules at the end of your registration email will diminish their importance. Create an email campaign focused exclusively on informing people about what’s expected from them. You can send this email campaign after the registration acceptance email. Subsequently, you may want to resend it one or two days before the event so that people don’t forget.
Step 2: Place signs in visible places and encourage people to follow the rules
Preparing the venue is as important as preparing your attendees. Signs will always play the role of reminders, getting people to comply easier. For example, you can place one large sign at the venue entrance that lists the main rules, and then place smaller signs at the entrance of every single room. You could also place a few signs in the coffee break room and dining area. If your event has a large dining room, then put a sign at each end of the room. This way, you’ll make sure that everyone can see the rules no matter where they are in the venue and remember what’s expected from them.
Step 3: Provide gentle reminders if needed
People will probably not be used to following certain rules when attending events. After all, these regulations are new to all of us, and we may need time to adapt. That’s why you may discover that some people are forgetting to sanitize their hands when entering a new room or wearing their mask correctly. So, it’s a good idea to give people gentle reminders if you see that happening. Talk to your team about when they should intervene. Make sure to let your team know that any reminders should be gentle, not aggressive or paternalistic, so attendees don’t get upset or stressed.
Step 4: Provide hand sanitizers and masks upon entry
Apart from signs and gentle reminders, make sure to supply hand sanitizers and even disposable masks (depending on local regulation) at the entrance of each room. Even if people may not need a mask because they have their own, the masks could serve as a reminder to follow the new safety guidelines.
Step 5: Have an action protocol in case some attendees don’t follow the rules
Nobody wants to deal with a defiant attendee who’s not following the rules. At the end of the day, your goal is to get everyone to enjoy the event and not punish anyone for doing things differently. However, when required, both you and your team might need to take harsher measurements to keep everyone safe. And we’re not talking about those gentle reminders some attendees may need from time to time—we’re referring to those guests who may bluntly ignore the rules. So, what should you do if that happens, considering that some people may get violent?
First, you or someone from your team can approach the person and ask them politely to wear their mask or respect a specific rule. Then, according to the reply you get, assess the situation and repeat the suggestion if not followed the first time. If the person refuses, you may want to get someone from security involved. Never confront the attendee by yourself. It may be dangerous. Make sure you’re backed up by a security team who can talk to that person and take the necessary measurements. But let’s hope that things won’t escalate to that point and everyone follows the rules.
Recap
Having to set up new rules for your physical event and getting people to follow them may sound overwhelming and stressful. After all, don’t we have enough things to worry about? However, this is a new reality, and if we want to start having in-person events again, we’ll need to be proactive and ensure that everyone is safe. Note that it will take time before both you and your attendees get used to the new regulations, but with patience and clear actions, you can overcome these challenges and build a safe and comfortable environment for your guests.
