Evenementen gingen het voorbije jaar digitaal, maar dat is geen reden om het concept van fysieke samenkomsten te dumpen. Eens alles weer beter gaat (fingers crossed) keren we terug naar fysieke evenementen en one-to-one interacties. Toch zal de wereld er niet meer hetzelfde uitzien. Nu we aan den lijve de echte kracht van online events hebben ondervonden, integreren we deze nieuwe aanpak maar beter in onze holistische eventstrategie.
Hybride evenementen bestonden al voor COVID-19, maar ze waren tamelijk uitzonderlijk. Vandaag zijn we zeker van de sterke trend naar hybride in de nabije toekomst, daarbij zowel de fysieke als de digitale belevingen combineren en de face to face en online connecties integreren met deelnemers van overal in de wereld.
Als je dit nieuwe concept nog niet goed kent: hybride evenementen combineren de synergie van fysiek aanwezige mensen en participatie op afstand. Mensen kiezen dan: ze reizen naar de fysieke locatie of ze connecteren vanuit het comfort van hun eigen huis of kantoor. Een ding is zeker: dit soort evenementen komt met een eigen set uitdagingen.
Een daarvan is je event aantrekkelijk maken voor je virtuele deelnemers. Dit is een echte uitdaging, aangezien het grote online aanbod. Als je naar een fysiek event gaat, dan ben je 100% geëngageerd. Je reist naar de locatie en je verblijft er één of meerdere dagen, samen met andere gelijkgezinde professionals. De echte waarde van fysieke evenementen bestaat in hun meeslepende ervaring.
Bij online belevingen, zijn de zaken anders. Waarom zou je een hybride event volgen terwijl je even gemakkelijk een aantal video’s op YouTube kunt meepikken? Dit is de reden waarom je extra aandacht moet besteden aan je virtuele gasten en hen de waarde van je online ervaring duidelijk maken. Om je te helpen dat te realiseren, zetten we enkele tips op een rij:
Bied unieke online ervaringen aan
Als je een hybride event organiseert, is het bijna onmogelijk om dezelfde fysieke en online belevingen te creëren. Maar in plaats van dit als een zwakte te zien, kun je het ook transformeren tot een waardepropositie voor je virtuele gasten. Voorzie tijdens je voorbereiding tijd om afzonderlijk na te denken en exclusieve ervaringen te ontwerpen die enkel voor je digitale gasten zijn.
Een live dj-set bijvoorbeeld, die enkel toegankelijk is voor de online deelnemers. Je kunt verschillende merkactivatie sessies voorzien. Werk daarvoor bijvoorbeeld samen met een brouwerij en ontwerp een speciale tasting sessie.
Je kunt je online deelnemers daarvoor een speciale box toesturen, de merkambassadeur vertelt tijdens de sessie dan over de verschillende smaaknuances, wanneer mensen thuis hun eigen creaties maken. Het is een fantastische manier om mensen met je merk te laten connecteren en hun vertrouwen in de toegevoegde waarde van je merk en van de online versie van je event te verhogen.
Faciliteer one-to-one netwerkmogelijkheden voor je virtuele deelnemers
Netwerken is een van de belangrijkste reden waarvoor mensen evenementen bijwonen. Dat hoeft bij een hybride event helemaal geen probleem te zijn. Heel wat online event platformen voorzien netwerkmogelijkheden voor je deelnemers. Als je je gasten registreert, kun je hen een aantal oriënterende vragen stellen zoals hun werklocatie) Deze info gebruik je dan om netwerkgroepen zo compatibel mogelijk samen te stellen voor je gasten die één-op-één business meetings wensen.
Zorg voor een gebruiksvriendelijke virtual stage
De technologie is enorm geëvolueerd, vooral in de laatste maanden, wanneer de pandemie bedrijven gedwongen heeft te innoveren. De nieuwe oplossingen zijn daarom veel beter dan de vorige versies. Let bij de selectie van een tech-partner wel goed op de gebruiksvriendelijkheid van het virtuele podium.
Het laatste wat je wil is je gasten een rommelige online ruimte bieden. Zorg er zeker voor dat je waarde toevoegt aan de virtuele beleving door samen te werken met de juiste tech-partner die een virtuele stage aanbiedt waarin het gemakkelijk navigeren is.
Voorzie toegang tot de virtuele stage voor je event
Mensen motiveren om in te schrijven voor de online versie van je event is één stap. De volgende stap is hun aandacht behouden en zorgen dat ze daadwerkelijk deelnemen. Een manier om dit te doen is je virtuele podium een week vroeger te openen dan het fysieke event. Je kunt er verschillende virtuele ruimtes aan toevoegen en je gasten aanbieden deze te ontdekken.
Overtuig je deelnemers ook hun profielen in te vullen, daarbij foto’s, social media profielen en websites toe te voegen. Zorg voor verschillende visuele aspecten, zoals trailers of behind-the-scenes interviews. Al deze elementen boosten de interesse van je deelnemers en maakt hen nog meer overtuigd van jouw evenement bij te wonen.
Communiceer de exclusieve voordelen van het op afstand volgen
Ten slotte heeft het helemaal geen zin om exclusieve voordelen voor je online deelnemers te voorzien, als je er niet over communiceert. Schrijf alle voordelen in een nieuwsbrief neer, in social media copy, en in online advertenties. Op deze manier gaan mensen begrijpen waarom ze je event willen bijwonen en zijn ze gemotiveerder om in te schrijven.
In het kort
Hybride evenementen organiseren kan een heuse uitdaging zijn wegens van het volume werk dat voor je ligt. Het laatste wat je wil is talloze uren investeren in je online ervaringen, om dan te realiseren dat er maar een handvol online inschrijvingen zijn. Om dit te voorkomen werk je best met exclusieve voordelen voor deze doelgroep. Verpak het in een aantrekkelijke format en communiceer duidelijk de toegevoegde waarde. En zorg er dan voor dat je je beloftes waarmaakt en de verwachtingen van je online deelnemers invult. Veel succes!
Engels
Events went digital, but that's not a reason to ditch physical gatherings. Once things get better (and we hope this will happen soon), we'll go back to in-person events and face-to-face interactions. However, the world won’t be the same. After experiencing the real power and outreach of online events, it will be impossible not to leverage this new approach and integrate it into a holistic events strategy.
And although we were familiar with hybrid events before COVID-19, it was an exception rather than the norm. Today, however, we’re more and more certain that we’ll see a strong hybridization of these events in the near future, combining both the physical and digital experience and connecting both in-person and online with attendees around the world.
In case you’re not familiar with this concept, hybrid events represent the synergy of in-person attendance and remote participation. People can choose to travel and attend the event physically or connect from the comfort of their office. However, this type of event comes with its fair share of challenges.
And one of them is to make your event attractive for your virtual attendees. This is a real issue, considering the surplus of online choices and options. When you choose to attend an event in person, you’re 100% committed to it. You need to travel to the location and then spend one or more days surrounded by like-minded professionals. The real value of physical events consists in their immersive experience.
With online experiences, however, things are different. Why choose to attend a hybrid event by connecting through your computer when you can just watch a few YouTube videos of the speakers who were invited? That’s why you’ll need to take extra care of your virtual attendees and showcase the value of the online experiences you’re providing through your hybrid event. To help you do that, we’ve put together a list of tips:
Offer unique online experiences
When running hybrid events, it’s almost impossible to offer the same physical and online experiences. But instead of seeing it as a flaw, you can transform it into a value proposition for your virtual attendees. When planning the event, you’ll want to set aside some time and resources on crafting unique online experiences that will be accessible only to your virtual audience.
For example, you can prepare a live DJ session set that is available only by attending the online version of the hybrid event. Or, you can incorporate different brand activation sessions that can be enjoyed exclusively if you’re a virtual guest. Imagine partnering up with an adult beverage company and designing a special tasting session.
You can send your online attendees a special tasting kit to their homes, and then during the session itself, have a brand ambassador explain all the different tastes and nuances of the beverage while people use their kits to make their own creations at home. It’s a great way to get people to really connect with your brand better and increase their trust in the added value of the online version of the event.
Provide one-on-one networking for your virtual attendees
Networking is one of the main reasons why people attend physical events. But this shouldn’t be the case anymore. There are countless event management platforms that provide B2B matchmaking solutions for hybrid events. The only thing you’ll want to consider is the way you ensure the matchmaking between your attendees. For example, when registering your guests, you can ask qualifying questions (such as interests or areas of activity) and then use this information to guarantee greater compatibility between the virtual attendees who’ll want to have one-on-one business meetings.
Make sure the virtual stage is friendly
Event technology has developed tremendously, especially in the last few months, when the pandemic pushed brands and tech companies to innovate. That’s why the new solutions for online events are much better than before. However, there are certain things you’ll want to think about when choosing an event tech partner, and that’s the friendliness of the virtual stage.
The last thing you want is to push your virtual attendees away by offering them a clunky and confusing online space. Make sure to add value to the online experience by partnering up with the right event tech company that provides a virtual stage that is easy to navigate.
Provide access to the virtual stage before the event
Getting people to register for the online version of your hybrid event is one step. The next step is to keep their interest and actually get them to attend. One way to do this is to open up access to the virtual stage a week before the event. You can add different rooms to the virtual stage and ask your guests to explore them.
Also, you can convince people to fill out their profiles by adding their photos, social media profiles, websites, etc., as well as provide different event-related visual assets, such as a trailer or behind-the-scenes interviews. All these elements will keep your guests’ interest alive and make them feel more determined to actually attend your event.
Communicate the exclusive benefits of attending the event remotely
Finally, there’s no reason in adding value to the online version of your hybrid event if you’re not communicating these perks. Mention all these exclusive benefits in your newsletter, social media copy, and online advertising. This way, people will understand why they should attend the event and be more eager to subscribe.
Recap
Running hybrid events can be challenging because of the volume of work that lies ahead. And the last thing you want is to spend countless hours designing the online version of your event only to discover that you have a handful of virtual attendees. To prevent this, add online exclusive experiences people can access only if attending the event remotely. Pack the digital version of your event into an attractive format and communicate its added value. And then, make sure to keep up with your promises and meet people’s expectations.
