Uitnodigingen voor virtuele evenementen, je mailbox zit er vol van! Van meetings tot concerten, verjaardagen en happy hours. Hoe maak jij het verschil?
Meten is weten: volgens Google Trends is de zoekterm 'virtueel evenement' 1100% meer ingegeven in de periode tussen februari 2020 en eind maart 2020. Hoog tijd dus om dit hot topic nader te bekijken en na te denken over hoe je je virtuele offer kunt verbeteren.
1. Een marketing- en eventplan
Onderschat nooit de kracht van een sterk marketing- en eventmanagementplan. Wanneer je je event gaat vermarkten, weet altijd dat het voor de persoon de eerste keer kan zijn dat hij in contact komt met je evenement. Je wil mensen lokken en enthousiast maken om deel te nemen. Anders dan bij in-person evenementen, is fysiek netwerken niet meer je grootste aantrekkingskracht. Nu is het: content is king. Aantrekkelijke keynote sprekers en duidelijke onderwerpen zijn the way to go. Zoek uit wat je publiek wil zien, wie ze willen horen, en biedt een breed aanbod van verschillende thema’s en topics aan die de diverse deelnemerstypes bekoren.
2. Aantrekkelijke en interactieve content
Daar zijn je deelnemers. En nu? Het geheim is je publiek geëngageerd te houden. Tijdens fysieke evenementen is je publiek meer verbonden. Tijdens virtuele events raken mensen makkelijker afgeleid. Er gebeurt van alles in hun huis, en als ze willen vertrekken, is één druk op een knop voldoende. Zorg daarom zeker dat jouw content waarde toevoegt aan het leven van je deelnemers en creëer memorabele momenten. Maya Angelou zegt er dit over: “mensen vergeten wat je hebt verteld en wat je deed, maar ze vergeten nooit hoe zij zich voelden.” Moedig daarom doorheen je event participatie aan. Wat je echt niet wil, is dat je deelnemers zich minderwaardig voelen. Wat je wel wil is een omgeving creëren waar je publiek de mogelijkheid heeft een actieve rol te spelen, gehoord worden en in staat zijn om ervaringen met sprekers en andere aanwezigen te delen. Onderzoek daarom zeker ook de mogelijkheden om bewegende beelden en andere grafische elementen te incorporeren zodat je ook de visuele ervaring een boost geeft.
Extra tip: mix live en vooraf opgenomen content. Je publiek houdt waarschijnlijk meer van de live momenten, maar vooraf opgenomen content zorgt ervoor dat jij als organisator meer controle hebt, als er bijvoorbeeld een technisch probleem ontstaat. Vorige maand hield Deepak Chopra een live meditatie en zijn sessie crashte ongeveer halfweg. De deelnemers keken 20 minuten op een wit scherm. Met vooraf opgenomen content los je dit probleem op.
3. Toegankelijkheid en inclusiviteit
Fysieke evenementen kennen vele voordelen, maar de troef van virtuele events is wel hun toegankelijkheid en inclusiviteit. Mocht je gast toch afgeleid raken door huiselijke beslommeringen of afleidingen, dan kun jij jouw content bijna onmiddellijk on-demand ter beschikking stellen. Als je een privé-evenement organiseert, dan kun je de content daarna delen met zij die er niet bij konden zijn. Highlights en snippets van sessies deel je dan weer als marketing tool voor je volgende evenement.
4. Analyseer je data
Bekijk je analytics goed en gebruik deze informatie om je volgende stappen te bepalen. Het is fantastisch om leads te verzamelen, maar het is ook belangrijk om de feedback van je deelnemers te erkennen en aan te pakken. Er zijn heel wat platformen op de markt die live analytische rapporten aanbieden. Dit maakt het gemakkelijker om je data te segmenteren en te communiceren met je verschillende doelgroepen. Als je het juiste platform kiest, dan kun je je publiek bereiken en opvolgen. Je geeft hen de mogelijkheid om hun bezorgdheden te uiten en je kunt eventuele valkuilen snel en efficiënt stroomlijnen.
5. Kies het juiste platform
Het allerbelangrijkste is een eventplatform te kiezen dat geschikt is voor jouw specifieke noden. Ga niet standaard voor het platform waar iedereen het over heeft. Begrijp goed wat jij nodig hebt – misschien is het belangrijk voor jouw deelnemers om via een virtuele lobby te netwerken. Doe voldoende research zodat je de beste oplossing voor jouw publiek vindt.
Klaar om jouw evenementen te laten shinen? Start hier een gratis 30 dagen test met InEvent.
In a world where we are constantly bombarded with virtual invitations - from meetings to concerts, birthdays, and happy hours, it is imperative to consider new ways to improve our virtual offerings.
Google Trends have indicated an increase of 1100% for the search term 'virtual events' for the period beginning at the end of February to the end of March 2020. Considering that they are a hot topic, now is a good time to ensure that your virtual event leaves a mark.
1. Marketing & Event management plan
Never underestimate the power of a great marketing and event management plan. When you market your event, consider that this might be a person's first exposure to your event. You want to entice people to be excited to attend your event. With virtual events, unlike in-person events, networking might not be your biggest selling point anymore. In this case, it is important to remember that ye' old saying: content is king. Compelling keynote speakers and well-tailored topics are the order of the day. Find out what your attendees would like to see, who they would like to hear from, and offer a wide range of different themes and topics that will appeal to different attendee types.
2. Engaging & Interactive Content
So you got them to attend, now what? Now, it is up to you to keep them engaged. With in-person events, your attendees offer a higher level of commitment. People travel from far and wide, taking time out of their lives to be there. With virtual events, people can easily get distracted by what is happening in their homes and if they so wish, leaving your virtual event just requires the click of a button. Ensure that your content is adding value to your attendees' lives and remember to create memorable moments. Maya Angelou once said, "People will forget what you said, people will forget what you did, but people will never forget how you made them feel." Encourage their participation throughout the virtual event. The last thing you want is for your attendees to feel inferior. You want to create a space that allows your attendees to feel like they are an active part of the event, that they feel heard, and they are able to share their experiences with the speaker and other attendees. Explore ways to incorporate motion and other graphic design elements to enhance the visual experience.
Pro-tip: include a variety of live and pre-recorded content. Audiences may enjoy the live experience more, but pre-recorded content gives you (the organizer), the added benefit of control, in case technical glitches arise. Last month, Deepak Chopra held a live meditation that crashed midway through, leaving attendees with a blank screen for more than 20 minutes. Pre-recorded content can help you to avoid such pitfalls.
##asset-327##
3. Accessibility & Inclusivity
While there are many benefits to in-person events, virtual events offer the opportunity to be easily accessible and more inclusive. In the event that an attendee might drift off due to responsibilities or disturbances at home, you can offer the option to make the content available on-demand almost immediately. If your event was private, you can use content from your virtual event to be shared with those who might not have been eligible to attend. You can share highlight reels or snippets of sessions as a marketing tool for your next event.
4. Consider the data
Take a look at the analytics and use this information to inform your next steps. It's great to collect leads, but it is also important to acknowledge and address the feedback that you receive. There are platforms that offer live analytical reporting, making it easier to segment data and communicate with different groups of attendees. If you choose the appropriate platform, you will be able to reach out and follow up, giving you the opportunity to address concerns and streamline any pitfalls quickly and efficiently.
5. Choose the right platform
Most importantly, ensure that you choose a platform that is suitable for your specific event needs. Don’t simply opt for a platform that is currently the buzzword around town. Understand what your event will need - perhaps it is important for your attendees to network via a virtual lobby. Do some research into finding the platform that will offer the best virtual solutions for your attendees.
##asset-328##
Ready to make your events stand out from the crowd? Start a 30 days free trial with InEvent.
Waarom cookies? Ze zijn noodzakelijk om onze website te laten functioneren en jouw browserervaring te verbeteren, maar ze zijn ook nodig om te koppelen met sociale media en marketingdoeleinden. Klik op 'Ik heb het begrepen' om de cookies, onze gebruiksvoorwaarden en privacy policy te accepteren. Of klik op om jouw cookievoorkeuren te wijzigen.
