Er zijn verschillende systemen die je kunt gebruiken als basis voor het opstellen van een eventbudget, ieder met zijn eigen invalshoek en voor- en nadelen. In deze post zetten we de opties voor je op een rij.
Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo ontdek je meteen of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken.
Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten één voor één na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit. Verder kun je sponsoring overwegen om je eventbudget te verhogen. Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen.
De verschillende strategieën die je kunt hanteren voor het opstellen van je eventbudget:
Functionele kostenindeling
Wanneer je voor een functionele kostenindeling kiest, groepeer je de kosten in hoofdgroepen zoals catering, locatie, audiovisuele kosten, ... Per activiteit geef je de kosten weer. Voor iedere hoofdgroep maak je een tussentotaal. Gebruik deze kostenindeling alleen voor kleine evenementen; voor complexere projecten zal deze indeling immers niet volstaan.
Pluspunten
- Je hebt een goede kijk op het evenwicht tussen de verschillende activiteitengroepen. Met een functionele kostenindeling maak je een uitgebalanceerd budget. Zijn de kosten van catering heel laag in vergelijking met de kosten van technische ondersteuning? Aan de hand van je doelstelling stel je dan vast of je te maken hebt met een realistisch budget of met een wanverhouding. In dat laatste geval dien je de invulling van je evenement te herzien.
Minpunten
- Onderlinge verbanden tussen deze rubrieken worden nogal eens over het hoofd gezien en blijken daarna te zorgen voor onvoorziene kosten. Als je bijvoorbeeld beslist om meer gasten uit te nodigen, moet je niet alleen de rubriek catering verhogen, maar ook zullen bijvoorbeeld de rubrieken communicatie (uitnodigingen), locatie (een grotere zaal) en veiligheid (zoals een betere brandpolis en extra security agenten) aanpassingen vergen.
Vaste en variabele kosten
In de indeling van je kosten maak je een opsplitsing tussen de vaste en variabele kosten van je evenement. Vaste kosten zijn onafhankelijk van het aantal genodigden, zoals entertainment, sprekers en audiovisuele apparatuur. Variabele kosten bewegen mee met het aantal gasten, denk bijvoorbeeld aan cateringkosten of programmaboekjes.
Let op! Sommige kosten zijn vast tot een bepaald plafond. De locatie is bijvoorbeeld een vaste kostenpost, maar zodra het aantal genodigden groter wordt dan de capaciteit van de zaal moet je op zoek naar een andere locatie. Een vaste kostenpost kan zo variabel worden.
Pluspunten
- De opsplitsing in vaste en variabele kosten is een handig, vaak noodzakelijk instrument om snel af te kunnen lezen bij welk aantal gasten het budget in evenwicht is.
Minpunten
- Het is minder gemakkelijk om de budgetten van de verschillende deelactiviteiten te monitoren.
Doorrekening volgens programmaonderdelen
Bij deze werkwijze maak je een overzicht van de kosten per programmaonderdeel. Plan je bijvoorbeeld een dagvullend evenement, dan krijgen de onderdelen teambuilding en avondfeest een eigen budget. Voor overkoepelende kosten, zoals uitnodigingen en website, gebruik je een verdeelsleutel om ze over de deeltaken te verdelen.
Pluspunten
- Per onderdeel heb je een goed overzicht van het beschikbare budget.
Minpunten
- Een verdeelsleutel voor de overkoepelende kosten is vaak artificieel.
Combinatie van kostenindeling
Natuurlijk kun je ook kiezen voor een combinatie van verschillende kostenindelingen. Je kunt bijvoorbeeld per programmaonderdeel een functionele kostenindeling maken, terwijl je voor het avondfeest aparte subtotalen maakt voor locatie, catering, ...
Event budget software
Automatiseer je budgettering zodat je steeds een up-to-date overzicht behoudt van het kostenplaatje van je evenement. Gebruik best specifieke software voor het budgetteren van evenementen zoals de gratis event software van eventplanner.net
