Het zit er alweer bijna op: 2022 loopt ten einde. Hét moment om een bewogen jaar af te sluiten en 2023 met een knal te beginnen. Kan je wel wat inspiratie gebruiken om een knallend nieuwjaarsfeest of bijzonder kick-off evenement te organiseren?
Account- en eventmanager Anke Verstraten van het congrescentrum bij Jaarbeurs deelt inspirerende voorbeelden én tips. Anke heeft de meest spetterende evenementen de revue zien passeren. Samen met haar team is ze verantwoordelijk voor de organisatie van evenementen en bijeenkomsten in het congrescentrum. Ze draait haar hand niet meer om voor unieke events.
We legden haar de vraag voor: hoe kan je nou écht goed een jaar afsluiten of beginnen?
1. Organiseer een dinnershow
"Een dinnershow is echt een mooi evenement om het jaar af te sluiten", zegt Anke. "Je wil medewerkers of relaties bedanken voor wat ze hebben gedaan. Je wilt uitpakken. En dat kan met een dinnershow. Swingende entertainment, techniek, aankleding, catering: alles is volledig op elkaar afgestemd."
"Zo hebben we weleens champagnedames gehad in de Progress of de Polar compleet volgehangen met prikverlichting. Het zag er waanzinnig uit. Een dinnershow biedt het beste van twee werelden. Culinair genieten terwijl je kijkt naar een compleet spektakel."
2. Combineer het event met de Tina Turner Musical in het Beatrix Theater
Als je de beleving wil maximaliseren, is een combinatie met de Tina Turner Musical een mooie optie. Anke: "Een musical brengt je gasten gelijk in de juiste sfeer. Dit is het moment voor hen om even achterover te leunen en gewoon te genieten. Het versterkt echt het ‘uitjes-gevoel’. Voor of na de voorstelling zorgen wij uiteraard voor een feestsetting. Zo bieden wij naast de theaterzaal ook verschillende ruimtes aan waar je je eigen gasten exclusief kunt ontvangen."
3. Laat catering op je evenement aansluiten
Een goed menu dat naadloos past bij het thema van het event: het is de finishing touch die je nodig hebt. Bij een eindejaarsevent denk je natuurlijk aan bubbels, feestelijke tafels, oliebollen etc. Maar wat doe je dan bij een kick-off event bij de start van het nieuwe jaar? Anke: "Een leuk idee is bijvoorbeeld ‘Vitaal het nieuwe jaar in’. Denk hierbij aan onze duurzame catering met een verfrissende smoothiebar. Origineel en nog gezond ook."
4. Boek inspirerende sprekers voor de beste kick-off
Hoewel het in eerste instantie niet echt logisch lijkt om een spreker te boeken op een personeels- of relatiefeest, is het dé manier om mensen te inspireren. Een goede spreker zet mensen aan het denken of maakt een onderwerp bespreekbaar. Anke: "Een goede spreker voegt enorm veel toe aan de groepsdynamiek, het moet alleen wel bij je thema passen. Wij denken graag met je mee over de juiste spreker en kunnen jullie eventueel met elkaar in contact brengen."
5. Voeg een verrassingselement toe
Jouw relaties en medewerkers prikkelen om naar het event te komen? Maak ze nieuwsgierig met een verrassingselement of surprise act. Het is een mooie manier om spanning op te bouwen voor en tijdens het event. Anke: "Een verrassingselement kan iets kleins zijn, bijvoorbeeld een unieke lichtshow. Of juist iets groots, zoals de lancering van een nieuw product of de plannen voor het nieuwe jaar. Het maakt het event echt uniek en zorgt ervoor dat mensen er echt bij willen zijn."
Tot slot
Tot slot nog deze belangrijke tip: Vergeet het draaiboek niet! Stel een programma en draaiboek samen en communiceer dat met de locatie. Anke: "Qua techniek is er bij ons gigantisch veel mogelijk. Audio, verlichting, schermen, microfoons ... alles. Maar we moeten wél weten dat je het nodig hebt. Onze technici kunnen veel on the spot regelen, maar het is natuurlijk makkelijker als het al klaarstaat."
Daarnaast is het goed om het event achteraf te evalueren: "Dit moet je eigenlijk altijd doen. Evalueer het event achteraf met je gasten én met ons. Zo weet je precies wat de volgende keer anders kan en wat de succesfactor was."
Ook uniek het jaar afsluiten of spetterend een nieuw jaar beginnen?
"Samen organiseren we een spetterend event waar je medewerkers het nog lang over hebben. Neem contact met ons op of bekijk eerst de vele mogelijkheden van onze congreslocaties via onderstaande link."
