De ultieme checklist die je nodig hebt om een congres te organiseren

Stel, je gaat een congres organiseren, of een symposium, netwerkevenement of kick-off bijeenkomst. Je hebt de visie, maar de details ontbreken nog. Het plannen en uitvoeren van een congres kan namelijk een complexe taak zijn. Als event organisator zoek je dus naar de sleutel tot het organiseren van evenement dat niet alleen voldoet aan de verwachtingen van jouw doelgroep, maar deze overtreft! Hoe bereik je dat? 

Kelly van der Velden-Otten, account- en eventmanager congressen heeft in haar 8 jaar bij Jaarbeurs al heel wat succesvolle congressen achter haar naam staan en weet als geen ander welke stappen je moet doorlopen.

Met deze checklist neemt ze je mee door de essentiële stappen om een congres te organiseren dat niet alleen vlekkeloos verloopt, maar ook inspirerend en impactvol is. Hoe selecteer je leveranciers en wanneer moet je een spreker boeken? Hoe ziet een draaiboek eruit? Gebruik deze checklist om een succesvol congres te organiseren.  

 

1. Duidelijke doelstellingen, doelgroep en KPI's definiëren

Waarschijnlijk denk je al snel aan mooie acties, spraakmakende workshops of supertoffe sprekers. Maar ga eerst even een stapje terug. Het begint namelijk allemaal met een heldere visie: wat wil je bereiken met jouw congres? Is het om nieuwe zakelijke kansen te ontdekken, kennis te delen, of misschien wel beide? Je doelstelling goed voor ogen hebben zal je helpen de juiste strategieën te kiezen en keuzes te maken tijdens het hele proces.

Het definiëren van duidelijke doelstellingen is essentieel, maar het gaat verder dan dat. Je moet ook de doelgroep nauwkeurig bepalen. Wie zijn de deelnemers die je wilt aantrekken? Wat zijn hun verwachtingen en behoeften? Hoe spreek je ze aan? Waar kun je ze vinden en bereiken?

Naast het identificeren van de doelgroep, is het even belangrijk om Key Performance Indicators (KPI's) te definiëren. Deze meetbare doelen stellen je in staat om het succes van jouw congres objectief te beoordelen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal deelnemers, leads gegenereerd, tevredenheidsscores van deelnemers, of zelfs de ROI van het evenement. Het definiëren van duidelijke KPI's zal je helpen om gericht te blijven en het succes van jouw evenement te meten.

(Vergeet overigens niet die goede ideeën ergens op te schrijven, want ze komen sowieso van pas bij punt 5!)

2. Budget slim beheren

Misschien wel gelijk het lastigste onderdeel: het budget. Geld is vaak een van de belangrijkste overwegingen bij het organiseren van een congres. Een goed doordacht budget is cruciaal om ervoor te zorgen dat je de kosten onder controle houdt en tegelijkertijd de kwaliteit van jouw evenement behoudt. We geven je een paar handige tips om je te helpen bij het beheren van het budget:

• Prioriteiten stellen: Begin met het identificeren van de belangrijkste elementen van jouw congres. Wat zijn de absolute must-haves en waar kun je eventueel kosten besparen? Door prioriteiten te stellen, kun je je budget toewijzen aan de meest impactvolle aspecten. Houd hierbij je eerder gestelde doelstelling goed voor ogen.
• Onderhandelen: Onderhandel met leveranciers en dienstverleners. Soms kunnen kleine aanpassingen in contracten aanzienlijke kostenbesparingen opleveren. Bij Jaarbeurs begrijpen we de waarde van efficiënte kostenbeheersing en kunnen we je adviseren over hoe je het meeste uit je budget kunt halen.
• Sponsorships en partnerships: Overweeg het aantrekken van sponsors of het aangaan van strategische partnerschappen. Dit kan niet alleen extra financiële middelen opleveren, maar ook zorgen voor extra exposure voor jouw congres.
• Slimme technologie: Maak gebruik van moderne technologie om kosten te besparen. Denk aan digitale marketing, online registratieprocessen en virtuele conferentieopties. Deze kunnen niet alleen kostenbesparend zijn, maar ook de efficiëntie van jouw evenement vergroten.
• Post onvoorzien: Houd altijd wat budget in reserve voor onvoorziene omstandigheden. Het is belangrijk om flexibel te blijven en snel te kunnen reageren op veranderingen.
• Toegangsprijzen bepalen: Als je toegangsprijzen in rekening brengt voor jouw congres, overweeg dan om ze strategisch te bepalen. Denk na over wat jouw doelgroep bereid is te betalen en welke waarde ze in ruil daarvoor krijgen. Flexibiliteit in ticketopties, zoals vroege vogelkortingen of groepstarieven, kan ook deel uitmaken van je strategie.

Wat zijn de absolute must-haves en waar kun je eventueel kosten besparen?

3. Kies een datum en creëer een projectplanning

Het kiezen van de juiste datum is cruciaal, want het beïnvloedt niet alleen de beschikbaarheid van locaties en sprekers, maar ook de deelname van jouw doelgroep. Houd bij het prikken van de datum rekening met andere evenementen in de branche en eventuele vakantieperiodes van de doelgroep. Je kunt ook eerst beginnen met de locatie (het volgende punt), en dan een datum prikken. Zo weet je zeker dat je het congres kunt organiseren op jouw voorkeurslocatie. 

Zodra de datum is vastgesteld, is het tijd om een projectplanning op te stellen. Een gedetailleerd schema helpt je bij het structureren van alle taken, van marketing en logistiek tot programmabeheer en evaluatie. Het zorgt ervoor dat je niets over het hoofd ziet en helpt bij het bewaken van de voortgang. Maak daarnaast ook een planning voor alle externe communicatie over het event. Denk aan save to dates, previews, de uitnodiging om in te schrijven en bedankjes etc. Werk terug vanaf de datum van het evenement tot nu om te bepalen wanneer je wat wilt communiceren en dus ook wanneer wat af moet zijn. Zo zorg je ervoor dat je belangrijke momenten in de klantreis vergeet. 

4. Locatie, Locatie, Locatie

Een van de meest cruciale beslissingen die je moet nemen, is de keuze van de locatie. Een locatie kies je niet zomaar, want de ene evenementenlocatie is de andere niet. Er zijn een hoop afwegingen die je moet maken om de geschikte locatie te vinden. Denk aan:  

• Is de locatie goed te bereiken met alle soorten vervoer, of alleen met de auto bijvoorbeeld?  
• Is de zaal leeg, of krijg je er ook technische faciliteiten bij? 
• Hoe is de catering georganiseerd en wat is er mogelijk?  
• Kan je andere ruimtes bijboeken als het congres toch andere vormen aanneemt?  
• Kan je het congres eventueel ook via een extra livestream opname uitzenden, zodat je daarmee meer mensen kan bereiken? 

Onze congreslocaties in Utrecht bieden niet alleen state-of-the-art faciliteiten, maar we zijn ook gemakkelijk bereikbaar met openbaar vervoer én bieden voldoende parkeergelegenheid voor jouw gasten. Onze recente erkenning als Congreslocatie van het Jaar 2022 spreekt boekdelen over onze kwaliteit en gastvrijheid.

5. Maak een doelgroepgericht marketingplan en voer het continu uit

Zorg ervoor dat je jouw doelgroep grondig kent en pas jouw marketingstrategie aan om hen op de juiste manier en op de juiste kanalen aan te spreken. Social media, e-mailmarketing en gerichte advertenties kunnen allemaal helpen om jouw congres onder de aandacht te brengen. Stel een contentkalender op (of integreer deze in je al bestaande contentkalender). Bepaal je wat je wilt communiceren en op welk kanaal. Wordt er bijvoorbeeld een eigen website gelanceerd, of niet? Zet bovendien de promotie in grote lijnen uit. Andere belangrijke beslissingen: 

• Welk content ga je delen (previews, tips, programma etc.)? 
• Hoe nodig je uit tot inschrijven? 
• Welke kanalen en social media gebruik je?  
• Hoe zoek je de publiciteit (betaald en/of niet betaald)? 
• Voor welke opvolging na het event kies je? En hoe regel je dat?

6. Stel een bijzonder programma samen

Het succes van een congres staat of valt met de kwaliteit van het programma en de sprekers. De invulling van de dag is vaak hét punt waarop men besluit wel of niet aan je congres deel te nemen. Werk samen met inspirerende sprekers en zorg voor boeiende onderwerpen die de deelnemers informeren en inspireren. Kies je wel of niet voor een dagvoorzitter? Wanneer zijn de netwerkmomenten en hoe gaat dat eruit zien?

7. Soepele logistiek en de juiste leveranciers en catering

Een soepel verloop van het evenement is cruciaal. Zorg voor een goed doordachte logistieke planning en overweeg cateringopties die deelnemers een onvergetelijke culinaire ervaring bieden. Vraag aan jouw eventlocatie waar zij je allemaal in kunnen ondersteunen, welke leveranciers zij geschikt vinden voor jouw evenement en wat je dan zelf nog moet regelen. Tip: maak (mits mogelijk) zoveel mogelijk gebruik van de partners en leveranciers van de locatie. Zij kennen de logistieke routes, werkwijzen en wat er wel en niet mogelijk is bij de locatie goed. Bovendien kan je er dan van uit gaan dat de kwaliteit goed is, aangezien de locatie ze aanbeveelt. Denk onder andere aan:  

• AV-technologie 
• Aankleding
• Horeca/catering 
• Foto- en/of videograaf 
• Gastheren/gastvrouwen

Vraag de locatie of ze leveranciers kunnen aanbevelen, bij hen ben je verzekerd van kwaliteit. 

8. Maak het draaiboek - een gedetailleerd plan

Nu je duidelijke doelstellingen hebt vastgesteld, je doelgroep hebt geïdentificeerd en je budget hebt beheerd, is het tijd om een gedetailleerd draaiboek te maken. Het draaiboek is de ruggengraat van een succesvol congres en misschien wel het allerfijnste hulpmiddel om te zorgen dat jouw congres op rolletjes loopt. In een draaiboek zet je actiepunten, tijden en de persoon die ervoor verantwoordelijk is. Je kunt het zo uitgebreid (of niet) maken als je zelf wilt. Van uur tot uur of zelfs tot op de minuut. Een paar essentiële punten die in het draaiboek horen:

• Tijdlijn: Creëer een gedetailleerde tijdlijn voor het evenement, beginnend vanaf de opbouw tot aan de afsluiting of zelfs afbouw. Dit omvat de planning van de leveranciers, sprekers, sessies, pauzes, en andere activiteiten.
• Taken en verantwoordelijkheden: Wijs duidelijk taken en verantwoordelijkheden toe aan je teamleden en leveranciers. Een duidelijke communicatie en coördinatie zijn essentieel om alles soepel te laten verlopen.
• Back-up plannen: Bedenk vooraf mogelijke problemen en ontwikkel een plan B voor elk scenario. Dit zal je helpen om snel te reageren op onvoorziene omstandigheden en de impact op je congres te minimaliseren.

Een draaiboek is onmisbaar bij een congres. Het is de chronologische weergave van de hele dag.  

 

9. De laatste check

Een paar dagen voor het congres is het tijd voor de laatste check. Dit is het moment waarop je ervoor zorgt dat alles op zijn plaats is en dat er niets over het hoofd is gezien. Maak een laatste actielijst en probeer zoveel mogelijk vooraf te regelen. Zo hou je tijd over voor onvoorziene zaken op de dag zelf. Zorg ervoor dat iedereen goed gebrieft is. Zo weten alle collega’s en betrokkenen wat er van hen wordt verwacht, wat ze moeten doen en hoe laat en waar ze aanwezig moeten zijn:

• Technische uitrusting: Controleer de technische uitrusting, zoals audiovisuele apparatuur, microfoons en projectoren. Zorg ervoor dat alles goed werkt en dat er voldoende back-ups beschikbaar zijn.
• Registratie: Zorg voor een soepele registratieprocedure voor deelnemers. Dit omvat het controleren van de registratielijsten, het uitdelen van badges en het verstrekken van eventuele benodigde documentatie.
• Catering: Bevestig de cateringbestellingen en zorg ervoor dat er voldoende eten en drinken beschikbaar is voor deelnemers en sprekers.

10. De dag zelf - coördinatie en gastvrijheid

This is it. Dit is het moment waar je maanden mee bezig bent geweest! Zorg dat je het draaiboek bij de hand hebt, hier staat alles in dat je voor die dag moet weten. Op de dag van het congres gaat het voor jou voornamelijk over coördinatie en gastvrijheid:

• Teambriefing: Houd een korte briefing met je team om de laatste details door te nemen en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van hun taken.
• Deelnemers begeleiden: Zorg voor een warm welkom voor deelnemers en begeleid hen naar de juiste locaties. Een vriendelijke en behulpzame houding zal bijdragen aan de algehele ervaring.
• Tijdmanagement: Houd strikt de tijd in de gaten om ervoor te zorgen dat het schema wordt nageleefd. Communiceer eventuele wijzigingen in de planning onmiddellijk aan de deelnemers.

Iets anders wat vaak over het hoofd wordt gezien: vergeet niet je telefoon van tevoren op te laden (en een lader mee te nemen). Draag bovendien lekker zittende schoenen, want je staat waarschijnlijk de hele dag op je benen.

Oh en niet onbelangrijk: vergeet niet te genieten van hetgeen je hebt neergezet en jezelf en je team een schouderklopje te geven!

11. Evalueer de campagne en bedank deelnemers

Na het congres is het essentieel om feedback van deelnemers te verzamelen. Wat ging er goed en waar kunnen verbeteringen worden aangebracht? Analyseer deze feedback om je volgende evenement nog beter te maken.

Pak je eerder gestelde doelstellingen en KPI's er weer bij en bekijk zo of het congres geslaagd was en wat het opgeleverd heeft. Evalueer dus niet alleen de dag, maar de hele campagne: Wat ging er goed? Wat ging er minder? Welke kansen heb je gepakt en welke laten liggen? Heb je bereikt wat je wilde bereiken? 

Denk ook aan een vragenlijst voor de deelnemers: wat vonden zij ervan? En als leuke afsluiter: stuur iedereen een bedankje met een link naar video/foto’s van het congres. Met wellicht gelijk al een linkje of hint over de volgende editie!

Op zoek naar een congreslocatie in Utrecht?

Bij Jaarbeurs vinden we het belangrijk dat je een onvergetelijk en succesvol event neerzet. Je krijgt bij ons daarom een eigen accountmanager die je voorziet van persoonlijke service. We zorgen daarnaast voor bijzondere ruimtes, de beste technische apparatuur en heerlijke catering. Neem vandaag nog contact met Jaarbeurs op en laat ons jouw volgende congres tot een succes maken.

Neem contact met Jaarbeurs: