Momice vierde vorige week haar 10-jarig jubileum. Uiteraard met een event! De meest gehoorde feedback: geweldig hoe warm en persoonlijk het voelde. Dit wil ik ook voor mijn events!
Momice deelt het 'geheim' graag met je!
1. Een persoonlijk openingswoord via een podcast versturen
Ieder event begint meestal gezamenlijk plenair met een openingswoord. Dat kun je vervangen door een persoonlijk welkomstboodschap door de directeur / gastheer of gastvrouw in de vorm van een podcast te sturen. Een vooraf opgenomen audiobericht die je stuurt de ochtend van het event. Zodat iedereen onderweg die het verhaal kan horen en de praktische informatie over het event al mee heeft.
2. Breng de huisstijl tot leven
Wanneer je voor een event een unieke huisstijl maakt draagt dat bij aan de beleving voor de deelnemers wanneer je helemaal ‘ondergedompeld’ wordt. Dat begint al vanaf de uitnodiging en alle opvolgende e-mails en event website. Maar ook op de locatie door die huisstijl in de branding & signage door te voeren en de presentaties van de sprekers. Werk de branding & signage door bij alle communicatie op het event, zoals bij het inchecken, bij de catering, WC’s, plattegronden, of andere informatiepunten.
3. Heet alle deelnemers persoonlijk welkom
Jouw deelnemers hebben waarschijnlijk er veel voor moeten doen om naar het event te komen. Beloon hun aandacht voor jouw event met de persoonlijke aandacht van de gastheer of vrouw door iedereen welkom te heten bij de deur.
4. Bied kleine interactieve sessies
Grote plenaire keynotes zijn vaak onpersoonlijk omdat je als deelnemer 1 van de honderden bent. Daardoor is vragen stellen en meedoen ook eng. Wanneer je kleine interactieve sessies maakt, maak je het veel laagdrempeliger voor deelnemers om mee te doen.
5. Zorg dat je deelnemers nooit naar informatie hoeven te zoeken
Het wordt vaak vergeten hoeveel er gecommuniceerd moet worden om alle deelnemers op een soepele manier aan het event te laten deelnemen. Te vaak zijn deelnemers nog aan het zoeken naar de locatie en parkeerplaats. Zorg ervoor dat alle informatie over de locatie, parkeren, inchecken, het programma, wie er komt makkelijk beschikbaar is. in bijvoorbeeld een event website staat en je de e-mail gebruikt voor de belangrijkste notificaties.
6. Verbind je deelnemers met een spelvorm
Een van de belangrijkste redenen voor deelnemers om naar een fysiek event te gaan is om mensen te ontmoeten. Alleen netwerken is vaak alleen mogelijk na het inhoudelijke programma, bij de borrel. Daar wordt uiteindelijk weinig genetwerkt omdat mensen weggaan of niet zelf op mensen afstappen. Dan dat enorm zonde. Wanneer je een spelvorm gebruikt tijdens het programma zorg je ervoor dat iedereen wordt begeleid om nieuwe mensen te ontmoeten. Dat kan bijvoorbeeld bij de lunch, dat je gekoppeld wordt met andere deelnemers, of een interactieve sessie tijdens het programma.
7. Zorg dat de host en de organisatie alle tijd heeft voor haar gasten
Fysieke events hebben vaak als doel om nieuwe relaties aan te gaan of bestaande relaties te versterken. Zorg ervoor dat de gastheer/vrouw daarom gedurende het event alle tijd om zich alleen maar op haar gasten te richten. En niet met praktische zaken bezig te zijn. Niet backstage blijven hangen. Maar in gesprek met je doelgroep.
8. Bied een flexwerk op de locatie
Met een flexwerkplek op event locatie haal je de drempel weg om niet te komen omdat mensen druk zijn of die dag nog wat moeten doen. Zeker bij een event de hele dag duurt kan deze flexwerkruimte de reden zijn dat mensen wel kunnen komen.
9. Bied je deelnemers een programma zo lang als ze zelf willen
Vanwege de huidige werkdruk die er is kan je met een flexibel programma ervoor zorgen dat je genodigde wel komt omdat hij/zij niet er de hele dag hoeft te zijn. Met een ‘festival’ programmering zeg je eigenlijk; kom wanneer je wil. Je bepaalt zelf hoeveel je van het programma zonder dat ze zich ‘schuldig’ hoeven te voelen als ze later komen of eerder weggaan.
10. Zorg dat de sessies van experts volledig aangepast zijn op de doelgroep
Events worden veel persoonlijker ervaren als de inhoudelijke sessies ook volledig aansluit op de behoeftes van de doelgroep. Te vaak wordt er nog een ‘standaard Keynote’ verhaal verteld waar de deelnemer dan zelf een toepassing moet bedenken naar zijn of haar wereld. Wanneer je jouw sprekers / experts brieft om het verhaal echt aan te laten sluiten op de doelgroep met voorbeelden, vragen uit ‘hun wereld’ draagt dat enorm bij aan persoonlijke ervaring en ook dat ze met de nieuwe informatie iets gaan doen.
