Rampen? De meeste organisatoren zijn er niet of slecht op voorbereid. Vooral over de communicatie omtrent rampen wordt nog nauwelijks nagedacht.
Volgens Frank Hoen van Netpresenter komt dat eenvoudigweg doordat bedrijven vaak niet weten waar te beginnen met het opstellen van een rampenplan. Daarom feeft hij een checklist opgesteld voor Infoworld. Onze redactie vertaalde de tips naar de eventsector.
1. Breng alle mogelijke rampen in kaart
Welke rampen zouden er allemaal kunnen gebeuren? Lijst ze netjes op.
2. Stel vast wat te doen per ramp
Zo zal bij een brand in de eventlocatie iedereen snel naar buiten moeten, maar bij een brand in de buurt moeten juist alle ramen en deuren gesloten blijven.
3. Beslis wie waarvoor verantwoordelijk is
Met wie kunnen medewerkers contact opnemen bij welke ramp? Wie waarschuwt de hulpdiensten, instanties, gasten en medewerkers? Wie controleert of iedereen de locatie verlaten heeft? Wie zorgt er voor eventuele gewonden? Wie praat met de pers? Zorg ook dat er een vervanger is voor de hoofdverantwoordelijke. Verspreid telefoonnummer, mobiel nummer en e-mailadres van iedereen op de lijst.
4. Bepaal communicatie
Beslis hoe er over wat voor soort ramp wordt gecommuniceerd. Naar de hulpdiensten en pers, maar vooral naar de gasten. Beslis welke media worden ingezet en zorg dat dat snel kan. Vertrouw niet enkel op een sirene. Mensen blijken die namelijk te negeren als niet duidelijk is wat er precies aan de hand is.
5. Stel de inhoud van een alarmmelding vast
Hoe wordt de alarmmelding opgesteld? Zijn er verschillende sirenes die elk iets anders betekenen? Wat moet er in het sms-bericht, het bericht op grote schermen, pc-schermen en/of e-mail staan? Berichten moeten kort, duidelijk, specifiek zijn, de aandacht trekken en duidelijk herkenbaar zijn als alarmbericht. Denk aan: 'Bommelding. Verlaat gebouw nu' of 'Brand bij receptie. Evacueren via achteruitgang'. Zet vast een aantal standaardberichten klaar.
6. Bepaal hoe het alarmbericht geactiveerd wordt
Bij een ramp telt elke seconde, dus is het aan te raden dat al deze media worden geactiveerd via één systeem. Stel ook vast wie verantwoordelijk is voor de activering. Dat kan de bedrijfshulpverlener, iemand van de receptie of een technicus zijn.
7. Instrueer de medewerkers
Zet de belangrijkste rampeninstructies en contactgegevens op een rij voor alle medewerkers. Zorg dat iedereen weet waar de nooduitgangen, brandblussers en EHBO koffers zijn. Ook rampoefeningen zijn een optie.
Bron: Infoworld, ManagersOnline
