Virtuele meetings hebben zo hun eigen uitdagingen. Virtueel vergaderen zal nooit makkelijk zijn, maar door een aantal eenvoudige etiquette regeltjes te volgen haal je het maximale uit je virtuele meetings.
Zo is het bijvoorbeeld erg moeilijk alle deelnemers actief te betrekken bij de meeting. Maar ook mensen inschatten wordt moeilijk wanneer je gelaatsuitdrukkingen en lichaamstaal moeilijk of niet kan zien.
- Beperk het aantal deelnemers. Hoe meer deelnemers, hoe moeilijker het wordt de vergadering te leiden. Hou rekening met maximum 10 deelnemers.
- Stel een duidelijke agenda voor de virtuele meeting op en zorg ervoor dat alle deelnemers deze ruim op voorhand ontvangen.
- Vermijd lange virtuele meetings. Door de online vergadering kort en gefocused te houden voorkom je dat deelnemers met andere zaken bezig zijn tijdens de meeting.
- Vraag je deelnemers op tijd bij de meeting aan te sluiten. Deelnemers die laattijdig inpikken storen de andere deelnemers.
- Begin een virtuele meeting met een korte introductie van alle deelnemers.
- Maak bij aanvang van de vergadering duidelijk welke objectieven je voor ogen hebt met de meeting. Wat wil je bereiken met de meeting?
- Hou je zo veel mogelijk aan de agenda.
- Vraag deelnemers die niet aan het woord zijn de 'mute' knop te gebruiken. Achtergrond geluid zorgt voor afleiding bij virtuele meetings.
- Maak duidelijke afspraken over wie wanneer en hoelang mag spreken. Ook over hoe commentaar gegeven kan/mag worden stem je best af. Je kan bijvoorbeeld een 'round table' houden na elk agendapunt.
- Vraag deelnemers zichzelf te identificeren alvorens te spreken. Anders is het moeilijk te weten wie aan het woord is.
Bron: Diana Huggins
