Als event professional ben je verantwoordelijk voor de vele facetten van interne en externe evenementen. Om ervoor te zorgen dat alles gestroomlijnd verloopt, dienen alle betrokken partijen van een evenement op dezelfde golflengte te zitten.
Maximaal rendement behaal je door je te laten omringen door de juiste professionele partners. Kom in de test hieronder te weten of de event software Halito! aan jouw wensen en noden voldoet met betrekking tot online event communicatie.
Hoeveel scoor jij vandaag op efficiënte event communicatie, gastenregistratie en opvolging? Geef jezelf een cijfer van 1 tot 10!
|
|
Score |
|
1. 80-20 REGEL: ik creëer mijn eigen microwebsites waar en wanneer ik maar wil. Ik gebruik hiervoor slechts één softwarepakket waardoor ik niet op verschillende plaatsen moet zijn om de communicatie van mijn event aan te sturen. Voor de creatie van een nieuwe eventsite, kan ik starten vanuit een vorige versie die ik dan kan dupliceren en wijzigen. Hierdoor kan ik de website inhoud, formulieren en e-mailcampagnes snel aanpassen. Voor het versturen van de e-mailcampagnes maak ik een selectie van genodigden vanuit een bestaande contactenlijst die al dan niet gekoppeld is aan mijn CRM software. |
|
|
2. WYSIWYG: ik kan van a tot z het online communicatietraject coördineren. Dit zonder hulp van een graficus of IT’er. Wanneer nodig schakel ik accountmanagers of andere betrokken medewerkers in om bepaalde stappen van het proces uit te voeren. Dit zorgt ervoor dat we het bereik vergroten en de verantwoordelijkheden toekomen bij de juiste personen in onze organisatie. Ik behoud hierbij een volledig overzicht en stuur bij waar nodig. |
|
|
3. CONTENT MARKETING: ik enthousiasmeer mijn doelpubliek met triggerende teksten en beelden. De social media deelknoppen zorgen ervoor dat de website inhoud makkelijk gedeeld wordt met een ruimer publiek. Ingeval er volgende edities zijn vanwege overboekingen of andere gerelateerde onderwerpen, zorg ik ervoor dat de gast zich reeds kan inschrijven. |
|
|
4. REAL-TIME STATS: ik raadpleeg de status van de gastenregistratie in één oogopslag gaande van bezoekersstatistieken van voorgaande edities tot rapporten over mijn actieve e-mailcampagnes en registraties. |
|
|
5. LIVE: ik voorzie de nodige voorgekauwde content en functionaliteiten tijdens het event. Dit activeert de aanwezigen om informatie makkelijk te verwerken/delen via de gewenste kanalen. Zo brengen we live foto’s en content van onze gasten samen via hashtags en social media kanalen. De gasten weten snel een weg te vinden tot de downloadbare presentaties en andere info die van toegevoegde waarde is. |
|
|
6. NO SHOWS: ik voorzie verschillende manieren om de ‘no shows’ te beperken zoals sms en e-mail campagnes die automatisch verstuurd worden net voor het event plaatsvindt. Op meerdere plaatsen in mijn communicatie is de gast in de mogelijkheid om zich uit te schrijven (in de bevestigingsmail is een persoonlijke link voorzien). |
|
|
7. SOCIAL MEDIA: ik weet perfect welke toegevoegde waarde Facebook, LinkedIn, Pinterest, etc. voor mijn evenementen kan betekenen. Zo is de web content van mijn open events niet alleen makkelijk sharable, maar voorzie ik eveneens een advertentiecampagne met een rechtstreekse links naar mijn eventsite. |
|
|
8. FLEXIBILITEIT: ik pas mijn strategie aan per event en doelgroep. Zo zal ik voor een selecte groep van CEO’s de parameter ‘limieten’ niet hanteren om te vermijden dat een gast zich minder welkom zal voelen. Een deelnemerslijst met rechtstreekse link naar het LinkedInprofiel is voor dit type events dan wel weer handig. De event tool laat het perfect toe om een keuze te maken uit de talrijke en snel evoluerende functionaliteiten die ik nodig heb voor mijn verschillende type evenementen. |
|
|
9. EVALUATIE: ik stel op voorhand de tevredenheidsenquête in, herbekijk indien nodig de resultaten van een vorige editie en plan alvast de nieuwe enquêtering in. Deze aangepaste berichtgeving wordt dan automatisch verstuurd naar de aan- en afwezigen met link naar de sfeerbeelden of ander materiaal op de eventsite. |
|
|
10. BONUSPUNTEN: Als ik hulp of extra advies nodig heb m.b.t. het online & onsite communicatietraject van mijn evenementen, dan kan ik terugvallen op onbeperkte, gratis én vriendelijke support van onze software partner. Zij denken proactief mee na over de te bereiken doelen van onze evenementen. |
|
|
TOTAAL |
…./100 |
Waar bevindt zich uw eindtotaal?
|
0 tot 25/100 |
Ziet u soms door de bomen het bos niet meer? Wees niet langer afhankelijk van externe factoren voor een foutloos online communicatietraject. Zonder enige technische of grafische voorkennis, creëert u zelfstandig in no-time een onbeperkt aantal eventsites en e-mailcampagnes. |
|
25 tot 50/100 |
Hebt u het gevoel dat u vaak achter de feiten aanloopt? Bespaar tijd en stress dankzij een gecentraliseerd eenvoudig gastenbeheer. Ook uw gasten merken het verschil dankzij prefilled formulieren, gepersonaliseerde e-mailbevestigingen en een vlotte onsite registratie. |
|
50 tot 75/100 |
U bent goed op weg! Zet de puntjes op de i door elk event aan te grijpen als een opportuniteit om uw merkidentiteit, verkoop en relatiemanagement te boosten door het integreren van een aantal triggers in uw online communicatie die een positieve blijvende indruk maken op uw doelgroep. |
|
75 tot 100/100 |
U slaagt met grote onderscheiding! Laat u inspireren en ervaar zelf de impact van een proactief cross-mediaal eventbeleid met vernieuwende toetsen die de beleving ten goede komen. Zorg ervoor dat uw evenement niet onopgemerkt voorbij gaat. |
Benieuwd naar hoe Halito! het online communicatietraject van jouw evenementen kan optimaliseren? Ontdek tijdens een vrijblijvende demo de vele voordelen en functionaliteiten.
