Kleine eventlocaties zijn makkelijk te vinden. Maar waar moet je op letten als je een kleine ruimte kiest en hoe kan je ze optimaal benutten?
Je houdt bij je keuze het beste rekening met volgende zaken:
Grootte
Als je een evenement organiseert voor 25 tot 50 personen heb je een veel grotere keuze aan locaties dan wanneer je 1.000 deelnemers verwacht. Houd wel in je achterhoofd dat zelfs bij een kleine verandering in het aantal deelnemers - bv. 75 personen in plaats van 50 - je mogelijk op zoek zal moeten gaan naar een andere locatie. Kies daarom voor een locatie die het hoogste aantal bezoekers die je mogelijk acht, kan herbergen. Zelfs al komen die niet allemaal, dan nog zal de ruimte druk bezet lijken.
Licht
Is jouw evenement erop gericht om mensen te doen netwerken, kies dan voor een ruimte met veel ramen en natuurlijk licht. In een kleine ruimte met weinig natuurlijk licht op elkaar gepropt staan is een van de ergste evenement ervaringen. Met veel licht en ruimte creëer je een open sfeer waar iedereen zich welkom voelt. Vind je evenement 's avonds plaats, is er uiteraard geen natuurlijk licht meer. Kies dan voor sfeervolle verlichting in plaats van scherp fluorescerende lampen. Dat bevordert de sfeer.
Meubiliair
Verwijder alle overbodige rommel uit de ruimte. Je hebt uiteraard voldoende meubilair nodig voor al je gasten, maar voorzie zeker niet meer. Zorg dat er nog voldoende open ruimte is zodat de gasten niet over elkaar of het meubilair struikelen. Te veel tafels en stoelen geven de indruk dat de ruimte te klein en te vol is.
Breakout zalen
Heb je groepswerkjes, netwerksessies of koffiepauzes voorzien, huur dan eventueel een extra ruimte waar die kunnen plaatsvinden. Als mensen kunnen rondwandelen in verschillende ruimtes, houd je ze fris. Gasten appreciëren die nieuwe ruimtes vooral als het event een hele dag duurt. Zo vermijd je rommel in je hoofdruimte en zoals je daarnet al kon lezen: je bevordert het gevoel van een open ruimte.
Spiegels
Als je echt de illusie wil creëren van een grotere ruimte met veel volk, gebruik dan spiegels. Als je de spiegels op strategische plaatsen aan grote muren in je ruimte hangt, zorg je voor een luchtiger gevoel, zeker als de kamer baadt in het natuurlijke licht.
