Advertorial - Neem je zelf de organisatie van je evenement volledig in handen of besteed je het uit aan een freelance eventplanner? Freelancenetwork heeft op 2 jaar tijd een indrukwekkende database van freelance eventplanners uitgebouwd. Interessant voor wie beroep wil doen op deze kennis.
"Als bedrijfsleider, marketing manager of event manager binnen je bedrijf word je vaak op het evenement bij je gasten verwacht en niet achter de schermen", zegt Kristien Van den Wouwer, één van de freelance eventplanners verbonden aan Freelancenetwork. Een externe eventplanner kan zich het volledige management van uw event op zich nemen, gaande van het commerciële over het organisatorisch-inhoudelijke, logistieke of PR gedeelte. Beroep doen op een ervaren eventplanner betekent kunnen bouwen op de kennis en het netwerk van de eventplanner.
Hieronder enkele tips van Kristien, die talrijke B2B evenementen op haar actief heeft staan.
De eventplanner kan voor jou:
- het aanspreekpunt zijn voor alle partners o.a. voor het bespreken en opmaken van samenwerkingsovereenkomsten met elk(e) externe bedrijf/organisatie. Of het nu gaat om een gastspreker, een standhouder, een mediapartner, de cateraar, de locatie...
- structuur brengen in de voorbereiding van uw evenement via het opmaken van een draaiboek vóór, tijdens en na het event. Een materialenlijst per locatie, een mobiele telefoonlijst van alle betrokkenen,... niets wordt vergeten.
- mee vorm geven aan jouw communicatieplan. Samen een strategie ontwikkelen om bijvoorbeeld no shows te verminderen.
Kennis in huis halen
Ook bedrijven met assistenten met weinig ervaring doen vaak een beroep op een freelance eventplanner. Zij willen vooral dat hun assistenten snel leren en tips krijgen. Bovendien worden zij vaak belast met het uitschrijven van een draaiboek zodat het bedrijf in de toekomst de kennis ook zelf in huis heeft.
Wie maar af en toe een evenement organiseert, is ook niet altijd op de hoogte van de mogelijkheden en aanbieders op de markt. Welk thema zal het evenement hebben, hoe wordt het ingevuld, welke leveranciers ga je daarbij betrekken en hoe ga je hen beoordelen. Een ervaren freelance eventplanner is hier elke dag mee bezig en kan hierdoor snel goed advies geven.
Waar gaan de facturen naar toe?
"Het hoeft niet altijd zo te zijn dat een freelance eventplanner een concurrent is voor evenementenbureaus. We vullen mekaar eerder aan dan dat we concurrenten zijn. Een belangrijk verschil tussen een evenementenbureau en een freelance eventplanner zit hem vaak in de betaling van de facturen. Wanneer je via een klassiek bureau werkt, dan sturen de hostessen, cateraars, decorbouwers, artiesten, ... hun factuur naar het bureau en krijgt de klant alleen een factuur van het bureau. Wanneer je een freelance eventplanner inhuurt, kan je afspreken dat alle leveranciers van het evenement hun factuur rechtstreeks naar de organisator sturen."
Waar freelance eventplanners vinden?
Via de database van Freelancenetwork kan je gratis freelance eventplanners zoeken en aanschrijven. Je selecteert op functie, legt in het kort uit wat voor type evenement je wilt organiseren en de beschikbare freelance eventplanners nemen vervolgens rechtstreeks met je contact op. Je kiest vervolgens als bedrijf zelf met welke freelance eventplanner je in zee gaat.
