Om van je evenement een buzz-waardig en niet te missen gebeurtenis te maken, moet je zorgen dat je deelnemer gelukkig is. Het is echt zo eenvoudig. Doe alles wat je kunt om een evenement te creëren dat je deelnemers een onvergetelijke ervaring bezorgt - op een goede manier.
De gebruikersinterface of UI is het ontwerp van je evenement, wat (indien met succes ontworpen) tot een goede gebruikerservaring of UX zal leiden. Je moet gewoon niet vergeten dat de deelnemers je belangrijkste doel uitmaken; maak ze blij en je evenement wordt een hoogvlieger. Als ze een slechte ervaring hebben, zullen ze het voortvertellen. De concurrentie is hard en investeren in de ervaring van je deelnemers kan het verschil vormen tussen succes en mislukking.
Om te weten te komen wat het beste is voor je deelnemer, stap in zijn of haar schoenen wanneer je aan het plannen bent. Wat zal hen een goede ervaring bezorgen? Hou deze vraag in gedachten bij het ontwerpen van elke stap van je evenement: registratie, promotie, inhoud, netwerken, technologie, en na het evenement. Hoe zit het met je sponsors, exposanten, partners en sprekers? Je moet een evenement ontwerpen dat elke groep gelukkig zal maken, want elke groep zal een andere ervaring hebben. Om erachter te komen wat werkt, moet je testen, opnieuw testen, en nog een keer testen!
Houd het eenvoudig, niet simplistisch, maar eenvoudig.
Begin met een event platform, zoals etouches dat je een tool biedt om al de behoeften van je evenementplanning te vervullen. Het eReg registratiesysteem laat toe dat mensen zich voor je evenement aanmelden via hun socialmediagegevens en laat jou toe om de ervaring op maat aan te passen. eHome is je beste maatje bij het ontwerpen van een website voor je event: je wilt het leesbaar, duidelijk en gemakkelijk houden om alle essentiële informatie op de voorpagina samen te vinden. Die twee kleine oplossingen kunnen de wereld van verschil maken voor je deelnemers. Beantwoord andere eenvoudige vragen door hen van digitale badges te voorzien om de wachttijd bij het onthaal in te korten en voorzie grote displays met de Wi-Fi-codes en hashtags overal op het evenement. Wanneer je deelnemers hun aandacht niet op de logistiek moeten richten, kunnen ze pas echt genieten van het evenement en er de vruchten van plukken.
Voor elke stap in het proces moet je de UI-component identificeren en een manier vinden die hen een goede UX zal bezorgen. Om te beginnen zijn er een paar dingen die je absoluut niet moet doen als je wilt een goede UX wilt en wie wil dat niet?
- Stuur geen e-mails met uitnodigingen om te registreren als ze zich net hebben aangemeld! Maak de dingen op maat!
- Vergeet geen cruciale informatie, zoals de locatie, tijdsplanning en links naar je sociale media op de site voor je evenement. Toon de waarde, maar overspoel de mensen niet met informatie.
- Maak je registratieprocedure niet te ingewikkeld. Zorg voor een overzichtelijke aanbieding.
- Zorg ervoor dat registreren geen kwartier in beslag neemt. Is vijf minuten niet meer dan genoeg?
- Vergeet niet om hen een leesbare agenda te geven!
- Plaats geen berichten op je sociale media om maar wat te plaatsen. Het moet een duidelijk doel hebben, zoals netwerken.
- Misbruik de technologische mogelijkheden niet om te netwerken. Geef ruimte aan spontane ontmoetingen.
- Combineer geen 10 verschillende software-oplossingen om ze met elkaar te laten praten. Gebruik een platform zoals etouches dat integreerbaar is met de producten van andere leveranciers voor een complete gebruikerservaring.
- Vermijd een onregelmatige Wi-Fi. Maak het signaal sterk en gratis!
- Geef de nodige aandacht aan je onthaal. Het is de eerste ervaring van de deelnemers met je evenement, dus zorg ervoor dat het een prettige ervaring wordt.
- Maak de bewegwijzering niet moeilijk. Die moet duidelijk, gemerkt, eenvoudig en overal aanwezig zijn!
- Zorg voor een standje met documentatie en inhoudelijk materiaal na het evenement.
- Vergeet niet om de deelnemers naar hun ervaring te vragen.
- Evalueer en meet je evenement zodat je het nog beter kunt maken!
Als je bovenstaande voorbeelden van HOE HET NIET MOET al kunt vermijden, dan ben je goed op weg. Een goede gebruikerservaring begint met de basis en dan bouw je vanaf daar verder op. Je moet weten hoe je een goede UI kunt creëren die in een uitzonderlijke UX zal resulteren om het in de hedendaagse industrie te maken. Dit zijn slechts een paar van de vaardigheden die elke eventplanner onder de knie moet hebben. Dus trek de schoenen je deelnemers aan loop wat rondjes rond je evenement!
