Elke eventplanner zou op de dag van zijn of haar evenement graag overal tegelijkertijd kunnen zijn, maar dat is fysiek natuurlijk onmogelijk. Je zal moeten delegeren, en een van de plaatsen waar dat zeker nodig is is bij het onthaal.
Hoewel het onthaal heel belangrijk is, krijgt dit deel van het gebeuren naar mijn mening vaak erg weinig aandacht. Denk er eens over na. Op welke manier beleven jouw gasten het evenement voor het eerst, nog voor ze de zaal binnengaan? Ik verklap het je: bij het onthaal.
Als je gasten problemen hebben om binnen te geraken, mag je er zeker van zijn dat dat hun mening over het evenement al zal aantasten. Je kan er jezelf dus de strop mee om de hals doen, en dat is natuurlijk niet de bedoeling. Het leven van een organisator is zo al moeilijk genoeg. Het eerste wat je nodig hebt om het onthaal vlot te laten verlopen, is een ervaren onthaalteam dat over de nodige uitrusting beschikt.
Wat jij moet doen, is deze mensen alles geven dat ze nodig hebben om hun werk met succes te kunnen doen. Eerst en vooral: we leven in de 21ste eeuw. Maak daarom handig gebruik van de technologie die voor het plannen van een evenement beschikbaar is. Rust je team uit met een betrouwbare, gebruiksvriendelijke app voor de gastenlijst. Geef je personeel geen pagina's lange gastenlijst waarmee ze de tijd en vooral de gasten uit het oog verliezen. Doe alles digitaal.
Maak tijd vrij om het onthaal te overlopen. Zorg ervoor dat iedereen ervan op de hoogte is. Kom een uur voor het begin van je evenement met je onthaalteam samen en bespreek de problemen die kunnen opduiken. Enkele dingen die je moet bespreken:
- Wat moet het personeel doen met mensen die niet op de gastenlijst staan?
- Hoe moet het personeel omgaan met mensen die uit het niets opdagen?
- Mag het personeel nieuwe gasten aan de lijst toevoegen of moet een meerdere daarvoor toestemming geven?
- Mogen genodigden van de gasten apart binnenkomen of niet?
- Mogen gasten vervangen worden door andere?
- Moeten er bepaalde richtlijnen gevolgd worden, bijvoorbeeld in verband met het geven van een badge of pin, of in verband met het verlaten en opnieuw binnengaan van de zaal?
- Waar bevinden de vestiaire en de toiletten zich?
Wacht niet tot de problemen en vragen zich voordoen, ze zullen er immers sowieso komen. Bij het plannen van een evenement kan je best je voorzorgen nemen, vooral wanneer het gaat om het onthaal. Er zijn altijd gasten die niet op de lijst staan, die met meer zijn dan toegestaan of die te laat bevestigd hadden. Het belangrijkste is de manier waarop je de situatie aanpakt, en in de meeste gevallen zal je dat niet zelf doen maar wel je personeel. Ze moeten daarom goed voorbereid en uitgerust zijn, zodat ze je goed vertegenwoordigen!
Dit artikel werd je aangeboden door zkipster - Guest List Solutions, een app voor je gastenlijsten die ervoor zorgt dat je geen uitgeprinte gastenlijst meer nodig hebt bij een evenement waarvoor geen tickets werden uitgegeven. De tekst werd geschreven door Christina Olenick, content marketing coordinator bij zkipster en onthaalmanager voor talloze evenementen in New York City. Voor meer informatie over het voorbereiden van het onthaal bij een evenement, ga naar zkipster.com and download een gratis exemplaar van hun nieuwste eBook.
