Evenementenorganisaties moeten steeds meer verwezenlijken met minder middelen. Daarom werken de organisaties meer en meer samen en delen ze de beschikbare resources. Een goed zicht op de planning van deze middelen is dan ook geen overbodige luxe. Met de juiste eventplanningssoftware voorkom je dubbele boekingen.
Niet alleen staan de organisatoren voor steeds hogere verwachtingen, ook stellen gasten nog eens torenhoge kwaliteitseisen. Elk evenement moet een unieke ervaring zijn voor de bezoeker. Om dat te kunnen waarmaken, bundelen organisaties steeds vaker hun krachten. Ze delen locaties, infrastructuur en middelen.
Een mooi voorbeeld van een dergelijke samenwerking is er in Kortrijk, waar kunstencentrum Buda en het autonoom gemeentebedrijf AGB Buda locaties en infrastructuur delen. Een ander mooi voorbeeld zijn de theaters De Kring in Roosendaal en De Maagd in Bergen op Zoom die in elkaars buurt liggen. Zij tekenen een gelijkaardig verhaal op.
Een dergelijke samenwerking vereist natuurlijk wel een betere controle van de planning van de zalen, het materiaal en het personeel. Dubbele boekingen kan je je niet veroorloven. De juiste planningssoftware is dan ook een echte must have. Met de planningssoftware van een leveranciers als Yesplan bijvoorbeeld, kunnen meerdere mensen samenwerken aan een evenementenplanning die steeds up-to-date is. Deze software is best betaalbaar. Bovendien kan je de kosten delen over de verschillende partijen. Het voordeel van een dergelijke technologische vernieuwing ligt in de vereenvoudiging en efficiëntie van de samenwerking tussen de partijen.
