Als je denkt aan de evenementenbranche, komt de wet van Murphy 'alles dat fout kan gaan, gaat fout' je vast bekend voor. Iedereen weet dat events magisch zijn en op één of andere manier komt alles wel weer op zijn pootjes terecht, maar dat gaat niet zonder enige hobbels in de weg; één van die hobbels is te veel uitgeven.
De meeste event planners kunnen zich wel een evenement herinneren waarop ze de hele nacht op waren, belangrijke vergaderingen en schoonheidsslaapjes missend omdat ze er achter probeerden te komen hoe ze 25% over hun budget heen konden zitten. Dit gaat gepaard met het nodige gerommel door papierwerk, het doorzoeken van je inbox naar bestelbonnen, telefoontjes plegen naar venues en leveranciers, en het verhoren van je team om antwoorden te krijgen.
Het hoeft echter niet zo te gaan. Er is een eenvoudigere manier om je budget laag te houden en om het contact met je venue en leveranciers te openen. Lees een paar pro-tips over hoe je goed on-site je budget kunt managen.
Zet op voorhand een communicatieplan voor eventuele gebeurtenissen op. Zorg dat het duidelijk is wie is betrokken bij dit plan en maak een samenvatting of schets van wat er in het plan allemaal gebeurt.
Zorg dat je teamleden en de venue begrijpen hoe het communicatieplan zal werken. Zo hoef je niet te betalen voor dure en ongeplande last-minute wijzigingen en houd je iedereen te vriend wanneer de rekeningen verschijnen.
Gebruik de Cloud; data op laptops raakt regelmatig kwijt, wat samenwerking bemoeilijkt en waardoor je mogelijk veiligheidsrisico's loopt. Gebruik een online platform zoals Google Docs of Dropbox om gemeenschappelijke bestanden te sharen. Er is niets erger dan om een Office-bestand te openen en erachter te komen dat het niet compatible is!
Ga naar het platform! Maak alle veranderingen aan je event zichtbaar door etouches' Event Management pro modules te gebruiken, waaronder:
- eProject - Projecten plannen binnen je evenement.
- eScheduler - Vereenvoudig het bouwen van je volgende Event Specifications Guide.
- eBudget - Zorg dat je goed weet wat je jaarlijks aan je events uitgeeft.
- eWiki - Share documenten en edits aan je event sites en documentatie.
In deze tools kunnen veranderingen meteen worden gezien en worden geshared met je team en de eventlocatie.
Niemand wil de nieuwe netwerk- of zakenmogelijkheden missen op een event omdat je in je bureau moest blijven om je budget te herzien. Gebruik de bovenstaande tips om ervoor te zorgen dat jij de Meester van het Universum blijft, wat je event betreft!
