Meerdaagse congressen of evenementen vragen een serieuze tijdsinvestering van deelnemers. De voorstanders zijn blij om er een paar dagen tussenuit te zijn. Voor tegenstanders is die tijdsduur eerder een bron van stress.
Met deze 5 creatieve tips krijg je ook hen over de streep.
1. Houd het kort
Maak je congres of evenement niet nodeloos lang. Als het op 2 dagen kan in plaats van op 3, doe dat dan. Het is niet omdat je alle voorbije jaren een 3-daagse conferentie organiseerde, dat het dit jaar ook zo moet zijn. Belangrijk is dat het programma zinvol en boeiend is van de eerste minuut tot de laatste. Zodat je deelnemers niet het gevoel hebben dat ze aan het lijntje worden gehouden om de dagen te vullen. Zorg dat ze spijt hebben dat het voorbij is.
2. Zorg voor originele fun buitenshuis
De boog kan niet altijd gespannen staan. Zeker niet tijdens een meerdaags evenement. Lok je deelnemers 's avonds uit hun hotel met een leuke avondactiviteit ergens in de buurt. Vraag de lokale bewoners naar leuke adresjes om uit eten te gaan. Informeer naar originele activiteiten, typisch voor de streek. Zo maken je deelnemers eens wat anders mee dan de standaard animaties in de hotels.
3. Ga voor de persoonlijke touch
Uiteraard zijn je gasten belangrijk. Maar laat hen dat ook voelen. Door hen persoonlijk te benaderen. Met een exclusieve activiteit of een gepersonaliseerd geschenk. Voordeel is dat zoiets ook gesprekstof oplevert. Dat vergemakkelijkt het netwerken en levert ook materiaal voor foto's die worden gedeeld op sociale media enz. En dat brengt ons bij het volgende.
4. Communiceer voor, tijdens, na
Maak een strak communicatieplan op. Vooraf de nodige acties om deelnemers aan te zetten om in te schrijven. Zodra de inschrijvingen binnen zijn, stuur je regelmatig updates of extra info over het programma. Tijdens het evenement voorzie je communicatiekanalen en -tools om de conversatie met en tussen je deelnemers levendig te houden. Sociale media zijn hiervoor ideaal. Voorzie hashtags, eventpagina’s op Facebook, Twitter walls, enz. Vergeet na afloop van je evenement niet om je deelnemers te bedanken, hun feedback te vragen en extra informatie na te sturen.
5. Houd het stressvrij
Zorg voor een naadloze organisatie en duidelijke communicatie. Doorloop grondig je scenario met alle betrokken partijen. Bespreek mogelijke risico's en bottlenecks en voorzie noodoplossingen. Vertel ook je deelnemers duidelijk wat ze mogen verwachten en houd je aan die beloften. Vermijd wachtrijen. Met grote honger uren staan aanschuiven aan cateringbuffetten, dat geeft behoorlijk wat stress. Geef duidelijke instructies rond vervoer, timing, plaatsen, programma, ... Eén keer iets meedelen is niet genoeg. Herhaal die instructies regelmatig. Zo hoeft niemand zich zorgen te maken over praktische beslommeringen en houd je het ontspannen.
