Scrum is al jaren een bekend projectaanpak in de ict-sector, maar begint nu langzaamaan ook in allerlei projecten zoals evenementen toegepast te worden.
Met Scrum deel je een project op in kleine (haalbare) delen. Deze worden geëvalueerd na en tijdens uitvoering om zo je doel te bereiken.
Hoe gaat het nu precies in zijn werk?
Ten eerste stel je een team aan die aan het project zal werken. Je beperkt dit best tot 10 personen of minder. Je benoemt een ScrumMaster, die de voortgang in goede banen leidt.
Je stelt een lijst van taken samen. Deze wordt een backlog genoemd. Ze worden opgedeeld in kleinere delen, die elk een bepaalde waarde krijgen die hun prioriteit bepaalt. Het team bespreekt erna hoeveel tijd er voor welke taak nodig is.
Dan begint het echte werk. De ScrumMaster kijkt welke taken prioritair zijn en delegeert deze naar het team. Die hebben 2 tot 4 weken - ook een sprint genoemd - tijd om deze uit te voeren. Tijdens deze sprint worden dagelijkse evaluaties uitgevoerd. De dag begint met een stand-up waarbij alle teamleden vertellen wat ze gedaan hebben, wat ze gaan doen en waar ze problemen mee ondervinden. Op die manier kan je meteen bijsturen. De meetings gebeuren rechtstaand zodat ze kort en efficiënt blijven. Na elke sprint heb je overleg met de opdrachtgever die een demo krijgt en meteen kan bijsturen waar nodig.
Toepasbaar in de eventwereld?
Natuurlijk! Door het constante bijhouden van de vooruitgang en van de inbreng van het team, kan je je aan een strak schema houden. Je knipt je evenement op in kleine (haalbare) taken die je heel kort op de bal kan opvolgen en bijsturen. Bij een evenement durft er gaandeweg wel eens iets aan de opdracht te veranderen en door in sprints te werken waarbij je ook de opdrachtgever kort in de loop houdt kan je makkelijker dan bij een traditionele projectaanpak bijsturen.
Scrum is op vele vlakken toepasbaar en kan je helemaal naar je hand zetten. Uiteindelijk is het een tool die je zeker eens kan proberen en wellicht ook in jouw team voor heel wat tijdswinst zal zorgen.
