Food kan je evenement maken of kraken. En dan kijken we niet alleen vanuit de bezoeker, nee, het kan een negatief effect hebben op je budget als je niet goed onderhandelt.
Maaltijden zijn één van de meest invloedrijke en spontane netwerkmogelijkheden die evenementen te bieden hebben. Dat is waar je bezoekers bij elkaar komen om te praten over de sessies van de dag en wat zij zelf doen, en waar ze duurzame relaties opbouwen.
Het is niet alleen een goede kans om te netwerken, het neemt ook een aanzienlijke hap uit je budget. Hotels hebben normaliter een minimaal bedrag aan voedsel en dranken vaststaan in hun contracten, waardoor je het benodigde bedrag weet dat je moet raken met je evenement.
Hoewel de meesten proberen om de prijs omlaag te krijgen, vergeten ze dat wanneer je dat doet, je jezelf in een positie zet waarin je nog meer moet betalen als je het minimumbedrag overschrijdt. Je hebt er niets aan als je het minimumbedrag omlaag krijgt en er dan overheen gaat. Misschien heb je je aansprakelijkheid verminderd, maar wat als je het beter had kunnen oplossen?
Hieronder vind je een aantal tips van etouches over hoe je je catering - en daarmee je evenement - memorabel en invloedrijk kunt maken. Om een succesvol evenement op te zetten, moet je aan drie dingen denken: de prijs, de smaak en het uiterlijk van het voedsel dat je opdient.
Prijs
In plaats van je beperkte middelen te verspillen aan het omlaag krijgen van een minimum dat je waarschijnlijk zult overschrijden, besteed je je tijd het beste aan aanvullende baten, besparingen en concessies die je wilt ontvangen als je over het minimum heen gaat. Het belangrijkste is om ervoor te zorgen dat je hotelverkoopmanager deze aanvullende voordelen toevoegt aan het contract.
Laten we een rekensommetje maken.
Jouw F&B-budget is €14.000 en het minimumbedrag van het hotel is €9.000. €14.000 - €9,000 = €5.500 verschil. Dat is het bedrag aan voordelen waar je om kunt vragen als je het minimumbedrag overschrijdt. Denk aan de extra's die je misschien nodig hebt, zoals maatpakken voor VIP’s, vervoer vanaf het vliegveld, gratis Wi-Fi in kamers, etc. Onderhandel over het bedrag dat je wilt uitgeven op basis van hun minimum.
Smaak
Aan smaak kun je niet voorbij gaan, maar het is niet nodig om keiharde knaken uit te geven om heerlijke eetopties aan te bieden. Overweeg om je ingrediënten lokaal in te kopen, waardoor je de plaatselijke gemeenschap waar je evenement plaatsvindt een zetje geeft, het milieu helpt en tegelijkertijd groot geld bespaart op transportkosten. Stel bovendien voor aan je cateraars om beschadigde vruchten en groenten aan gerechten toe te voegen, zodat voedsel dat normaliter weggegooid zou worden meegenomen kan worden.
Daarnaast is je voedsel de brandstof die je bezoekers aandrijft, dus zorg ervoor dat je meer vers voedsel aanbiedt. Als je een ééndagsevenement organiseert dat bol staat van krappe sessies, in smalle ruimten met veel mensen en mogelijk felle verlichting, zullen je bezoekers zich al gauw uitgeput en verveeld voelen Als je je bezoekers gezondere opties met minder suikers aanbiedt, zul je merken dat hun energie en mate van engagement toenemen.
Presentatie
Als het op food op evenementen aankomt, telt de presentatie zwaar. Het uiterlijk en de namen van voedsel zijn net zo belangrijk als hoe ze smaken. Zeker in het digitale tijdperk, waarin iedereen foto's van hun voedsel op Facebook, Instagram, Twitter en Snapchat plaatst. Dit levert je evenement ook gratis publiciteit op en zorgt voor een toename in engagement, als je voedsel aanbiedt dat bijzonder genoeg is om op social media te verschijnen! Je bezoekers zijn je beste publiekstrekkers, dus biedt ze voedsel aan dat ze zullen willen snappen, tweeten, posten en sharen.
Vergeet niet om de trends in de gaten te houden, en je gasten het voedsel van vandaag aan te bieden. Houd in gedachten dat voedsel dat in zwang is, vaak slechts een variatie is op oudere klassiekers - denk bijvoorbeeld aan de terugkeer van de donut als een classy toetje vorig jaar - dus gebruik deze vrijheid om je eigen culinaire trends uit te testen.
Kortom, je kunt het beste van beide werelden hebben: een F&B-menu dat je bezoekers bevalt en dat niet je budget omver gooit. Blijf bij bij de nieuwste voedseltrends en wek de interesse van je gasten door een nieuwe draai te geven aan oude favorieten. Als je voedsel opdient dat net zo goed smaakt als dat het interessant is, zul je blije en voldane bezoekers hebben!
